Funciones básicas

¿Qué es una función en Calc?

Podríamos definir una función como:

Una función es una expresión con nombre a la que se le pasan unos argumentos o parámetros y que permite realizar cálculos complejos que, de otra manera, requerirían fórmulas más complicadas.

Por lo tanto, debe quedarnos claro que:

• Una función es una expresión que escribimos dentro de una fórmula; más adelante veremos que Calc nos ofrece un asistente para que nos ayude a escribirla.
• Esta expresión opera con unos datos que nosotros le indicamos; esos datos pueden ser valores absolutos, celdas, rangos de celdas u otras funciones.
• Tras operar los datos nos devuelve un resultado; podemos imaginar que una vez la función ha calculado el resultado, desaparece de la fórmula y deja en su lugar el valor que calculó.
• Este resultado lo utilizará la fórmula que la contiene para realizar el resto de cálculos y finalmente representar en la celda un resultado final.

También podemos imaginar la función como una caja negra a la que entregamos unos datos, denominados argumentos o parámetros; no conocemos cómo los procesa en su interior, pero sí sabemos que devuelve un resultado y que siempre es correcto.

Sintaxis básica de una función en OpenOffice Calc

La sintaxis básica de una función es la siguiente:

NombreFunción(argumento1;argumento2;...; argumentoN )

donde sus diferentes componentes serían como siguen:

• NombreFunción: a una función se la llama (invoca) por su nombre. Así, tenemos la función SUMA, la función AHORA, la función REDONDEAR...
• Paréntesis: tras el nombre se abren y cierran unos paréntesis. Los paréntesis pueden albergar (o no) en su interior unos datos, llamados argumentos o parámetros. Algunas funciones no precisan argumentos como es el caso de la función AHORA, pero aunque no los precise, es obligatorio poner los paréntesis. En caso contrario, Calc no lo reconocerá como función y presentará un error del tipo #¿NOMBRE?. Se escribiría de la siguiente forma:  =AHORA() 
• argumento1; argumento2,...: la mayoría de las funciones sí precisan argumentos. Si hay más de uno, los escribimos separados por un punto y coma.

Por ejemplo, la función REDONDEAR precisa dos argumentos: el número que deseamos redondear y el número de decimales al que redondear. En una fórmula se escribiría de la siguiente forma:

=REDONDEAR(6145,2648;2)  

Si el valor a redondear se encontrase en la celda H4 (el primer argumento), se escribiría de la siguiente forma:

=REDONDEAR(H4;2) 

Si el número de decimales al que hay que redondear (el segundo argumento) se encontrase en la celda H5, se escribiría de la siguiente forma:

=REDONDEAR(H4;H5) 

La función SUMA

La única función que posee un botón propio para ser introducida en una fórmula es la función SUMA. Este botón está ubicado en la barra de fórmulas simbolizado por ∑ (la letra griega sigma), el símbolo matemático habitual de sumatorio.

El botón Suma

Cuando hacemos clic sobre el botón Suma, Calc introduce de forma automática una fórmula en la celda, pero no aparece inmediatamente el resultado. ¿Por qué?

Al insertar la función SUMA utilizando el botón Suma, Calc localiza rápidamente y por proximidad el rango de celdas que supone queremos sumar, y espera que confirmemos su selección, o que en su lugar seleccionemos manualmente el rango de celdas a sumar.

• Primero buscará todas aquellas celdas contiguas que contengan valores numéricos y que estén situados justo por encima de la celda donde insertamos la fórmula.

Suma columna de valores

• Si no localiza celdas por encima, buscará todas aquellas celdas contiguas que contengan valores numéricos y que estén situados justo por la izquierda de la celda.

Suma fila de valores

• Si encontró celdas que sumar, las remarca con un rectángulo azul que muestra un manejador (pequeño punto) en su extremo inferior derecho. Como argumento en la función muestra el nombre del rango de celdas, y queda a la espera esperando nuestras instrucciones.

• Si no localizó celdas, dejará de buscar; no muestra ningún rango de celdas como argumento de la función, y queda a la espera esperando nuestras instrucciones.

Suma sin encontrar valores

Al quedar esperando nos dice “si no quieres que sume lo que he localizado, díme qué quieres que sume”; podremos por tanto hacer alguna de las siguientes cosas:

• Validar el rango de celdas que ha encontrado (por ejemplo, pulsando la tecla Intro).
• Seleccionar otro rango de celdas a sumar; tan sencillo como hacer clic y arrastrar seleccionando las celdas del nuevo rango, que sustituirá al anterior encontrado, si encontró celdas.
• También podremos hacer clic y arrastrar sobre el manejador azul (pequeño punto del rectángulo) para cambiar el rango de celdas indicado.

La función SUMA admite un máximo de 30 argumentos. Éstos pueden ser valores constantes o referencias a celdas o a rangos de celdas.

Sería perfectamente válida una fórmula como la siguiente:

 =SUMA(B4:B200;1500;H8;J14:L22) 

La fórmula podemos escribirla directamente en la celda o en la barra de fórmulas, y calcularía la suma de los valores contenidos en el rango de celdas B4:B200, más el valor constante 1500, más el valor de la celda H8, más el valor de todas las celdas del rango J14:L22.

Pero también podemos escribir la fórmula utilizando el ratón. Salvo el valor constante 1500 que obligatoriamente deberemos escribirlo, el resto de rangos pueden seleccionarse con el ratón. Tras seleccionar el primer rango de celdas, podemos seleccionar otros rangos manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Los distintos rangos se agregarán dentro de los paréntesis, separados por puntos y comas. El guión para nuestro ejemplo sería el siguiente:

• Seleccionamos el primer rango B4:B200
• Tecleamos ; (punto y coma)
• Escribimos 1500
• Tecleamos ; (punto y coma)
• Hacemos clic sobre la celda H8
• Manteniendo pulsada Ctrl seleccionamos el rango J14:L22
• Finalizamos el modo edición de fórmula (por ejemplo, pulsando Intro)

Suma de múltiples rangos

Posteriormente, si editamos la fórmula, veremos como Calc nos muestra cada argumento remarcado por un rectángulo de un color diferente, que coincide con el color utilizado para ese argumento en la fórmula. Cada rectángulo posee un manejador en su extremo inferior derecho para modificar, si así lo necesitamos, el rango de celdas.

Otras funciones básicas

Además de la SUMA, hay algunas otras funciones, cuyo uso es tan común que deberías poderlas utilizar con toda facilidad:

La función PROMEDIO

Devuelve un valor resultante de calcular la media aritmética de los valores indicados en los argumentos. Al igual que la función SUMA, admite hasta 30 argumentos.

Las funciones MAX y MIN

Las funciones MAX y MIN devuelven respectivamente el mayor valor o el menor valor de una lista de valores formada por los argumentos facilitados. Al igual que la función PROMEDIO, permiten hasta 30 argumentos.

La función CONTAR

Cuenta cuántos valores de la lista de argumentos son números. Por consiguiente, no se tendrán en cuenta las celdas vacías ni las que contengan texto.

Si deseas que se tengan en cuenta las celdas que contengan cualquier tipo de contenido (se contarán si no están vacías) utiliza la función CONTARA en vez de CONTAR