2. L’activitat de les administracions públiques

En aquest apartat s’analitza el conjunt de regles que determinen el règim jurídic de l’actuació de les administracions públiques i els instruments essencials per a l’ordenació dels procediments en els aspectes més generals i instrumentals.

Cal destacar la diferenciació que fa la Llei entre:

•  Drets de les persones en general (art. 13). Aquest article identifica el concepte de persones, amb qui tenen capacitat d’obrar de conformitat amb l’article 3 de la Llei i els reconeix els drets enumerats de les lletres a) a i) de l’article 13. Aquests drets s’entenen sense perjudici dels reconeguts a l’article 53 de la mateixa llei per als interessats en el procediment.
•  Drets dels interessats en el marc del procediment. Són els que reconeix l’article 53 de la Llei 39/2015, com són per exemple el dret a conèixer l’estat de la tramitació del procediment o formular al·legacions, entre d’altres (vegeu art. 53.1., lletres de la a a la i).

Així mateix, aquest article 53, a l’apartat 2, encara concreta més l’àmbit dels drets i es refereix als drets de l’interessat en el marc del procediment sancionador, com poden ser el dret a ser notificat dels fets que se li imputin o la presumpció de no existència de responsabilitat administrativa mentre no es demostri el contrari.

D’altra banda, també cal destacar, pel que suposa de novetat, l’article 14, que es refereix al dret i l’obligació de relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques. En síntesi, el més important del contingut d’aquest article és la diferenciació entre els que estan obligats per llei a relacionar-se electrònicament amb l’Administració i els que no:

•  Les persones físiques poden triar en cada moment si es comuniquen amb les administracions públiques per a l’exercici dels seus drets i obligacions, a través de mitjans electrònics o no.
•  En tot cas, estan obligats a relacionar-se electrònicament amb l’Administració per dur a terme qualsevol tràmit d’un procediment administratiu:
•  Persones jurídiques.
•  Entitats sense personalitat jurídica.
•  Els que exerceixen una activitat professional per la qual es requereix col·legiació obligatòria, per als tràmits que es duguin a terme en exercici d’aquesta activitat.
•  Els que representen un interessat obligat a relacionar-se electrònicament amb l’Administració.
•  Els empleats de les administracions públiques per als tràmits i les actuacions que es facin amb aquestes per la seva condició d’empleat públic.

Finalment, és important fer referència als registres administratius. El registre és un instrument que permet tenir constància del moment d’entrada i sortida de documents davant l’Administració. A la Llei 39/2015 es regula a l’article 16, del qual cal destacar el següent:

• Cada Administració disposarà d’un registre electrònic general en el qual es farà el corresponent assentament de tot document que sigui presentat o que es rebi en qualsevol òrgan administratiu. També s’hi podran anotar la sortida de documents oficials adreçats a altres òrgans o particulars.
• Els organisme públics vinculats o dependents de cada Administració podran disposar del seu propi registre electrònic plenament interoperable o interconnectat amb el registre electrònic general de l’Administració de què depèn.
• El Registre Electrònic General de cada Administració funcionarà com un portal que facilitarà l’accés als registres electrònics de cada organisme.
• Els assentaments s’anotaran respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels documents i assenyalaran la data del dia en què es produeixin. Conclòs el tràmit de registre, els documents seran cursats sense dilació als seus destinataris i a les unitats administratives corresponents des del registre en què s’hagin rebut.
• El registre electrònic de cada Administració o organisme garantirà la constància del document que es registra. Per això emetrà automàticament un rebut consistent en una còpia autenticada del document que es tracti que inclourà la data i hora de presentació i el nombre d’entrada en el registre.
• Els documents que els interessats adrecen als òrgans de les administracions públiques poden presentar-se en els llocs següents:

El registre electrònic de l’Administració o organisme a què s’adrecen, així com els restants registres electrònics de qualsevol dels subjectes als quals es refereix l’article 2.1.: Administració general d’Estat, Administració de les comunitats autònomes, Administració local i sector públic institucional.

Oficines de Correus.

Representacions diplomàtiques o oficines consulars d’Espanya a l’estranger.

Oficines d’assistència en matèria de registres.

A qualsevol altre que estableixin les disposicions vigents.

Recentment, a l’àmbit de la CAIB, s’ha possat en marxa el Llibre únic del Registre general de l’Administració autonòmica de les Illes Balears, donant així compliment, precisament, a l’article 16 esmentat. En aquest Llibre únic s’anoten els assentaments d’entrada i sortida de documentació i compta amb una numeració de registre única per a tota l’Administració de la CAIB, que inclou a totes les conselleries i entitats de dret públic del sector públic instrumental que tenguin la consideració d’Administracions Públiques segons l’article 2.3 de la Llei.

En relació amb els documents que aporten els interessats, és important destacar que tenen dret a no aportar documents que ja es trobin en poder de l'Administració que actua o que hagin estat elaborats per qualsevol altra Administració. L'Administració que actua podrà consultar o recollir aquests documents, tret que la persona interessada s'hi oposi. La persona interessada no s’hi podrà oposar quan l'aportació del document s'exigeixi en el marc de l'exercici de potestats sancionadores o d'inspecció (art. 28.2., modificat per la disposició final dotzena de la LO 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals)

•  Tots els registres hauran de ser interoperables, la qual cosa significa que han de ser compatibles informàticament i permetre la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin en qualsevol registre.
•  Els documents que es presenten de manera presencial han de ser digitalitzats per l’oficina d’assistència en matèria de registres a la qual s’hagin presentat.