A la hora de crear un diagrama en Calc podemos seguir diferentes guiones, y en todos los casos obtendremos el resultado deseado.
El asistente de diagramas permite en cuatro pasos insertar un nuevo diagrama. Nosotros agregaremos un paso previo, al que denominaremos el paso 0:
- Paso 0: Seleccionar los datos
- Paso 1: Tipo de diagrama
- Paso 2: Rango de datos
- Paso 3: Series de datos
- Paso 4: Elementos de diagramas
Paso 0: Seleccionar los datos
Este paso consiste en seleccionar previamente los datos que quiera representar gráficamente.
Como podemos ver en el ejemplo, seleccionaremos siempre las cabeceras tanto de filas como de columnas.
No es recomendable seleccionar los totales, pues en tal caso, los datos parciales siempre parecerán mucho menores comparados con éstos, y será mucho más difícil ver las diferencias entre cada una de las series de datos
¿Y qué son las series de datos? En un diagrama, series de datos son los datos de cada columna (por ejemplo, los datos de las columnas Enero, Febrero y Marzo) o los datos de cada fila (en el ejemplo, las filas de Alicante, Valencia y Castellón), sin tener en cuenta los datos de las cabeceras. Como veremos en el Paso 3, podremos seleccionar las series por filas o por columnas.
Ahora activaremos el asistente para diagramas. Podemos hacerlo desde:
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- La barra de herramientas Estándar, haciendo clic sobre el botón Insertar diagrama, o también...
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- Desde el menú Insertar > Diagrama
Paso 1: Tipo de diagrama
Se mostrará el asistente para diagramas en su primer paso, mostrando en la lista de pasos los tres que nos quedan para obtener nuestro diagrama.
En este primer paso tendremos que seleccionar el tipo de diagrama deseado. Desde la lista Elija un tipo de diagrama, hagamos clic en el tipo que te interesa.
Podremos seleccionar el subtipo de diagrama desde la ventana superior derecha, que muestra las distintas opciones disponibles.
Deteniendo el cursor del ratón sobre el subtipo unos segundos, la ayuda emergente mostrará su nombre.
Como vimos en el apartado anterior, algunos tipos de diagramas permiten activar el modo 3D; si así lo hacemos, dispondremos de otros subtipos de diagramas, pero en esta ocasión, con efectos tridimensionales.
En la hoja de cálculo se mostrará una vista previa del diagrama tal y como se definen las distintas opciones. Siempre deberemos esperar un corto lapso de tiempo para que se muestren los cambios indicados, si bien dependiendo de la velocidad del equipo, la previsualización será más o menos rápida.
Para poder seguir nuestro ejemplo, recomendamos que seleccionar el tipo Columna, subtipo Normal.
Si ya hemos seleccionado el tipo y subtipo de diagrama deseado, haremos clic sobre el botón Siguiente.
Paso 2: Rango de datos
Calc mostrará el diálogo correspondiente al segundo paso del asistente; éste nos permite seleccionar los datos que formarán el diagrama, pero nosotros ya lo hicimos en el Paso 0 de nuestro método, lo que nos ha permitido en todo momento disponer de una imagen previa de nuestro diagrama.
Si deseamos modificar el rango de datos, este es el momento. Podemos editar el rango de datos manualmente, o bien, hacer clic sobre el botón Seleccione el intervalo de datos situado justo a la derecha del cuadro de texto que muestra el rango de datos. El asistente se ocultará temporalmente para que seleccione el rango de datos con el que crear el diagrama.
Ha llegado el momento de tomar una nueva decisión, que no es trivial. ¿Deseamos ver las series de datos representadas en filas o en columnas? Bien, quizás ahora no conozcamos en qué consiste esta opción, pero resulta muy sencillo alternar entre las dos opciones, y ver que sucede con el diagrama situado tras el asistente. Dependiendo de qué querramos mostrar, puede resultar más interesante o adecuada una opción u otra. Seleccionaremos Serie de datos en filas o Serie de datos en columnas según nuestra preferencia. En diagramas circulares no tendrá sentido esta opción.
En nuestro ejemplo:
- Al seleccionar Serie de datos en filas nos muestra como varían las ventas de cada provincia en un determinado mes.
- Al seleccionar Serie de datos en columnas (que es la opción por defecto) nos permite ver como evolucionan las ventas de cada mes en cada provincia.
Para finalizar este paso, un detalle. Si los datos que seleccionamos carecen de títulos, bien por fila, bien por columna, deberemos desmarcar las opciones Primera fila como etiqueta y/o Primera columna como etiqueta. Al desmarcarlas, Calc agregará etiquetas de forma automática al diagrama.
Para seguir este ejemplo, seleccionemos Series por columnas; y hagamos clic sobre el botón Siguiente.
Paso 3: Series de datos
En este paso, el tercero del asistente, se nos permite reordenar, agregar y eliminar las series de datos que componen el diagrama.
Como ya seleccionamos previamente los datos, no será necesario agregar o eliminar series, pero quizás queramos cambiar el orden en que se muestran.
Para cambiar el orden, seleccionemos la serie de la lista Series de datos, y utilicemos los botones con triángulos para reordenarlas.
- La opción Rango para Nombre permite seleccionar la celda que contiene la etiqueta de la serie seleccionada en la lista Series de datos.
- La opción Categorías permite seleccionar las etiquetas de datos que se mostrarán como categorías en cada serie.
Resaltar que las etiquetas de Categorías se aplicarán a todas las series. No pueden definirse categorías distintas para cada serie.
Para seguir este ejemplo no realizaremos ningún cambio, y haremos clic sobre el botón Siguiente.
Paso 4: Elementos de diagramas
Último paso del asistente, que permite escoger títulos, leyendas y configuración de cuadrícula.
Escribiremos el título del diagrama en el cuadro de texto Título. También disponemos de otro cuadro para definir un Subtítulo.
Podemos definir una etiqueta de texto tanto para el Eje X (bajo las categorías) como para el Eje Y (junto a la escala). En los diagramas 3D también se nos permite añadir una etiqueta para el Eje Z.
Si queremos elegir si se muestra o no la leyenda (el detalle donde aparecen los títulos de las series y una marca con el color en que cada serie es mostrada en el diagrama), así como la posición que ocupará en el diagrama, activaremos o desactivaremos la casilla Mostrar leyenda y las opciones de posición que se muestran.
También, para los distintos ejes y desde el apartado Mostrar cuadrículas podemos indicar que se muestren líneas de división para cada valor de la escala; por claridad, y para facilitar la lectura de la gráfica, suele ser suficiente con activar la opción Eje Y.
Ya hemos definido todos los parámetros necesarios para crear nuestro diagrama; tan sólo queda hacer clic sobre el botón Finalizar
En cualquier caso, tampoco debe preocuparnos definir todas las propiedades a la perfección y a la primera; en la mayoría de los casos, los usuarios dedican un poco de tiempo para el paso 1 del asistente, prueban en el paso 2 si es más conveniente mostrar las series en filas o columnas, y tan sólo escriben el título en el paso 4.
Al fin y al cabo, como veremos más adelante, podemos modificar con gran facilidad cualquiera de las propiedades que hemos definido para nuestro diagrama.
