5. Arxiu electrònic de documents

La regulació de l’arxiu electrònic de documents es preveu a l’article 46 de la Llei. Se’n pot sintetitzar la regulació en els aspectes següents:

1. Tots els documents utilitzats en les actuacions administratives s’han d’emmagatzemar per mitjans electrònics, excepte quan no sigui possible. Això últim s’ha de referir a una impossibilitat física, encara que no s’especifica.
2. Els documents electrònics que contenen actes administratius que afecten drets o interessos dels particulars s’hauran de conservar en suports d’aquesta naturalesa, ja sigui en el mateix format a partir del qual es va originar el document o en un altre qualsevol que asseguri la identitat i integritat de la informació necessària per reproduir-lo. S’assegurarà en qualsevol cas la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions.
3. Els mitjans o suports en què s’emmagatzemen documents hauran de disposar de mesures de seguretat, d’acord amb el previst a l’Esquema Nacional de Seguretat. Cal garantir la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. En particular, han d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos, el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades, així com la recuperació i conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts per les administracions públiques que així ho requereixin, d’acord amb les especificacions sobre el cicle de vida dels serveis i sistemes utilitzats. Per tant, són necessàries les mesures de seguretat corresponents.

Cal relacionar necessàriament aquest article 46 amb l’article 70 de la Llei 39/2015, que defineix l’expedient, i, en concret, l’apartat 2, l’expedient electrònic.