Ahora que ya conocemos el entorno de la interfaz de usuario del programa y hemos aprendido a personalizarlo de acuerdo a nuestras necesidades, vamos a dar nuestros primeros pasos creando, abriendo y guardando documentos.  

Para referirnos a un documento de Calc, a veces utilizamos la expresión Hoja de cálculo, pero esto es una reminiscencia de la prehistoria ofimática, cuando los documentos de hoja de cálculo contenían tan sólo una hoja.  Cuando se comenzó a disponer de varias hojas en un mismo documento, esta expresión  inducía a confusión, por lo que generalmente hablaremos de Documento.  Por analogía con otras suites ofimáticas, también utilizaremos la expresión Libro, en el sentido de que el documento, al igual que un libro, contiene múltiples hojas.

Dadas las posibilidades de abrir y guardar en diferentes formatos, compatibles en mayor o menor grado con otros programas. nos entretendremos un poco en conocer el formato nativo ODF (Open Document Format) nativo de LibreOffice, y posibles problemas de compatibilidad que se pueden encontrar al guardar en otros formatos y que deberemos tener presentes en nuestro trabajo con hojas de cálculo.

En los apartados que siguen profundizaremos en todos estos tópicos.

Crear un libro nuevo en blanco

Para crear un documento nuevo disponemos de varias opciones:

• Desde la pantalla de inicio de LibreOffice, pulsando sobre Libro de Calc.
• Con el botón Nuevo ubicado en la barra de herramientas Estándar. Si estamos en un programa de LibreOffice diferente de Calc, pulsaremos el desplegable de ese mismo botón.

• Desde el menú Archivo > Nuevo > Hoja de cálculo.

• Utilizando la combinación de teclas Ctrl + U (NO Ctrl + N, como erróneamente muestra el menú)

Tengamos presente que algunos atajos de teclado pueden variar de una versión a otra del programa y también pueden ser personalizados desde el menú Herramientas > Personalizar > Teclado. 

Crear documentos nuevos a partir de una plantilla

Una plantilla es un documento base que permite crear nuevos documentos basados en el mismo.  Usualmente, en términos coloquiales, nos referimos como plantilla a cualquier documento que nos sirve para personalizarlo, guardarlo con otro nombre y crear una copia modificada del documento original.  Pero eso no es una plantilla, sino un documento corriente que podría ser modificado inadvertidamente, como nos puede haber ocurrido con cierta frecuencia.  

Una plantilla tiene unas características especiales que impiden que el documento base se pueda modificar por error:

• Una plantilla tiene una extensión de nombre de archivo específica (.ots en el caso de Calc).
• Abrir una plantilla desde el explorador de archivos no accede a su edición, sino que se crea un nuevo documento basado en la plantilla.

Para crear un documento nuevo basado en una plantilla podemos:

• Hacer doble clic sobre una plantilla en el explorador de archivos.
• Desde el Centro de bienvenida de LibreOffice seleccionando Plantillas de Writer desde el botón Plantillas, en cuyo caso se mostrarán las plantillas disponibles para seleccionar la deseada.
• Abrirla desde el menú Archivo > Nuevo > Plantillas.
• Abrirla seleccionando Plantillas desde el desplegable del icono Nuevo de la barra de herramientas Estándar.
• En cualquier contexto, pulsando Ctrl+Mayúsc+N.

En los últimos tres casos se mostrará el diálogo Plantillas que permite administrar las plantillas, crear documentos, importar y exportar plantillas.

El administrador de plantillas de LibreOffice