Podemos iniciar LibreOffice de varias maneras, dependiendo del Sistema Operativo y versión del mismo desde donde ejecutemos el programa.  Por ejemplo, en Windows 7 podemos iniciar LibreOffice:

• Desde un icono de acceso directo en el escritorio. 
• Desde el botón de Iniciar > Todos los programas > LibreOffice > LibreOffice Calc.
• Abriendo un documento desde el explorador de archivos.

En los dos primeros casos se nos mostrará la Pantalla de inicio o Centro de bienvenida, desde donde podemos crear un nuevo documento de Calc. Bastará con pulsar el icono de Libro de Calc para iniciar una hoja de cálculo vacía. 

Pantalla de inicio de LibreOffice

Una vez iniciado el programa se mostrará una hoja de cálculo vacía. En la siguiente imagen mostramos reconocer los diversos elementos, que vamos a aprender a adaptar a nuestros gustos y necesidades.

Entorno de trabajo de Calc

Estos elementos que vamos a explorar seguidamente son los siguientes:

• El área de trabajo
• Barra de título
• Barras de herramientas
• Cuadro de nombres
• Barra de fórmulas
• Barra de herramientas lateral
• Selector de hojas
• Barra de estado

La mayoría de estos componentes se pueden personalizar, ocultar o mostrar a voluntad del usuario.

El área de trabajo

El área de trabajo es el lugar principal donde escribimos datos, textos y fórmulas en las celdas, insertamos imágenes u otros objetos y damos formato a los mismos.

La superficie de trabajo está organizada en filas (numeradas del 1 en adelante) y columnas (denominadas de la A en adelante). A la intersección entre una fila y una columna la llamamos celda, y se identifica mediante la letra de columna y el número de fila; por ejemplo A1 es la celda de la esquina superior izquierda. Siempre hay una celda activa; la reconoceremos por el borde más grueso con un punto cuadrado situado el el extremo inferior derecho y porque su referencia aparece en el cuadro de nombres. Si seleccionamos varias celdas, hablaremos de un rango o intervalo de celdas, y vendrá identificado por las referencias a las celdas de la esquina superior izquierda y la inferior derecha, separadas por dos puntos; por ejemplo, A1:C10.

Los datos se escriben en las celdas. Más adelante mostraremos como establecer diferentes formatos para la información introducida. De momento, observemos como los textos se alinean a la izquierda dentro de la celda, y números o fechas se alinean por la derecha.  

La barra de título

En la barra de título de Calc encontraremos el nombre del archivo actual de trabajo y el nombre de la aplicación LibreOffice Calc). También encontramos los controles básicos de manejo de la aplicación (minimizar, maximizar/restaurar y cerrar).

Estos botones actúan sobre el documento presentado, pues cada documento utiliza una ventana independiente, lo que permite de forma sencilla mostrar varios documentos en una pantalla o, en entornos con varios monitores o de varios escritorios, llevar fácilmente el documento al escritorio o monitor deseado.

La barra de título

Cuando el documento no se ha guardado todavía, presenta de forma automática un nombre neutro, al estilo de Sin título 1, Sin título 2, etc., asignando un número secuencial a cada nuevo documento creado. Cuando el documento es guardado, se presenta el nombre del documento.

La barra de menús

Los menús de órdenes pueden activarse con el ratón o con el teclado. Para activarlos con el teclado, mantendremos pulsada la tecla Alt mientras pulsamos la letra que se muestra subrayada en el nombre del menú. Para activar cualquier opción del menú abierto, pulsaremos la letra que se muestra subrayada, pero en esta ocasión sin mantener pulsada la tecla Alt. Podemos utilizar también las flechas del teclado.

Barra de menús

En los menús debemos contemplar las siguientes particularidades:

• Las opciones que aparecen en gris indican que están inactivas, si bien eso depende del momento. Por ejemplo, pegar no puede estar activo si anteriormente no se ha copiado o cortado algo antes.
• También dependen del objeto seleccionado: por ejemplo, no se pueden combinar dos celdas si sólo hay una celda seleccionada.
• Si la opción del menú muestra a su derecha tres puntos suspensivos significa que abrirá un cuadro de diálogo.
• Si la opción muestra a la derecha un pequeño triángulo, es que esa opción dispone de un sub-menú.
• Si la opción del menú muestra a su izquierda un icono significa que se podrá encontrar en alguna de las barras de herramientas de la aplicación.
• Algunas opciones de menú muestran a su izquierda un simbolito de validación, son opciones que se pueden activar o desactivar.
• Si se muestra un botón de opción (bolita negra) es que la activación de esa opción es incompatible con otra alternativa.
• Algunas opciones del menú muestran a su derecha una combinación de teclas. Son los llamados atajos de teclado.

Opciones del menú

Las barras de herramientas

Desde las diversas barras de herramientas podemos utilizar las funciones más importantes de la aplicación a manera de atajo en lugar de ir directamente a los menús de órdenes, de una forma más rápida e intuitiva.

De forma predeterminada se mostrarán las barras de herramientas Estándar y de Formato.

Barras de herramientas

Varias barras de herramientas son contextuales y aparecerán automáticamente según el objeto que tengamos seleccionado.  Y en cualquier momento podemos activar o desactivar a voluntad las barras de herramientas mediante el menú Ver > Barras de herramientas.

Podemos mover las barras de herramientas de posición situando el cursor del ratón sobre la línea de puntos que hay al principio de todas ellas. El cursor toma la forma de una cruz de flechas. Pulsaremos sobre la cruz y arrastraremos la barra hasta su nueva posición.

Desplazar barra de herramientas

Podemos activar o desactivar los botones visibles mediante la opción Botones visibles del menú contextual (pulsando el botón secundario del ratón sobre los iconos de la barra).

El cuadro de nombres

Situado a la izquierda de la barra de fórmulas, el cuadro de nombres nos indica la referencia de la celda activa.

Si hemos seleccionado un rango de celdas, el cuadro de nombres nos mostrará la referencia del rango seleccionado.

El cuadro de nombres también nos permite saltar a una celda o rango de celdas con nombre. Para ello basta con escribir la referencia a la celda que deseamos activar y pulsar Intro.

Otra utilidad del cuadro de nombres es asignar nombres personalizados a celdas y rangos de celdas.

La barra de fórmulas

La barra de fórmulas, además del cuadro de nombres, dispone de tres botones y un área de edición de fórmulas, también denominada Línea de entrada..

• El primer botón llamado Asistente de Funciones invoca al auxiliar para construir funciones.
• El segundo, llamado Suma, permite introducir una fórmula con la función SUMA.
• El tercero, llamado Función activa el modo de edición de fórmulas.

La barra de fórmulas

El Área de edición o Línea de entrada presenta el valor real (sin aplicar formato alguno) o la fórmula contenida en una celda.

Pulsando el desplegable a la derecha de la barra de fórmulas, podemos expandir el tamaño del área de edición en varias filas para escribir contenidos que desborden el tamaño original.

Área de edición expandida

El modo edición de fórmulas

Al activar el modo edición de fórmulas haciendo clic sobre el botón Función la barra de fórmulas presentará el siguiente aspecto:

Barra de fórmulas en modo Edición

Ahora, el cuadro de nombres se ha convertido en un selector donde se muestran las últimas funciones utilizadas, y se muestran dos nuevos botones:

• El botón Cancelar, que permite cancelar la edición de la fórmula (al igual que la pulsación de la tecla Esc).
• El botón Aplicar que validará la fórmula escrita y si es correcta la almacenará en la celda, mostrando su resultado (al igual que la pulsación de Intro, excepto que en este caso, la celda activa se desplazará una posición hacia abajo).

Además aparece un símbolo = en el área de edición. La fórmula contenida en el área de edición puede ser editada desde ésta o directamente en la misma celda.

El modo edición de fórmulas puede ser activado también:

• Pulsando la tecla de función F2.
• Haciendo doble clic sobre la celda
• Haciendo un clic sobre el área de edición

En estos casos, aunque el área de edición se encuentre vacía, no se inserta automáticamente el símbolo =.

La barra de herramientas lateral

Una gran novedad que aportó la versión 4.1 de LibreOffice es la nueva barra de herramientas lateral, a la que también denominaremos Panel lateral.

La barra de herramientas lateral está formada por dos elementos: la barra y la ficha correspondiente a la opción seleccionada en la barra y que contiene un gran número de botones de órdenes, facilitando el acceso a bastantes más comandos que las barras de herramientas convencionales. La ficha se puede minimizar pulsando la pequeña cruz en forma de aspa de su esquina superior derecha, y se volverá a mostrar cuando pulsemos alguno de los botones de la barra.

La barra de herramientas lateral

La barra lateral contiene dispuestos a lo alto cinco o más botones, número que depende de la aplicación que se esté utilizando y de las extensiones instaladas.

El primer botón se denomina Configuración de la barra lateral y permite definir:

• Cual de las fichas se muestra en el panel, seleccionando una de las entradas mostradas.
• Anclar o desanclar la barra de herramientas lateral
• Personalizar qué paneles se muestran o cuales se ocultan, o restaurar los valores predeterminados de la barra.

Justo debajo se muestran cuatro o más botones, que permiten seleccionar las fichas que se mostrarán en el panel.  Por defecto las fichas disponibles son:

• Ficha Propiedades (mostrará diferentes conjuntos de órdenes, en función del objeto seleccionado)
• Ficha Estilos y formato (mostrará la ventana que permite aplicar, modificar o crear estilos)
• Ficha Galería (la galería de imágenes del programa)
• Ficha Navegador (una herramienta exclusiva de LibreOffice para navegar por el documento)

Cada ficha se activa haciendo un clic en el botón correspondiente situados en la barra lateral, o seleccionándola desde el botón Configuración de la barra lateral.

Podemos ocultar por completo el panel lateral haciendo clic en el botón con forma de aspa que se muestra a la derecha del título de cada ficha.

Al hacer clic sobre el botón con forma de aspa se oculta el panel, pero no la barra lateral, que sigue a la vista. Si deseamos cerrar por completo la barra lateral (y con ello también el panel lateral) podemos hacerlo con el comando del menú Ver > Barra lateral.  Para volver a mostrar la barra lateral deberás utilizar el mismo comando.

Si tan sólo deseamos ocultar el panel lateral, podemos hacer un clic sobre el botón Ocultar que se muestra como una línea de puntos en el centro de la barra separadora izquierda del panel.  Una vez oculto el panel, este mismo botón cambia su nombre a Mostrar y permite, de nuevo con un sólo clic, volver a mostrarlo. Debemos fijarnos bien, porque es casi imperceptible.

Ocultar o mostrar el panel lateral

Situando el cursor del ratón sobre la barra separadora izquierda del panel, el cursor del ratón cambia a la forma que puedes apreciar en la siguiente imagen.

Ahora podemos pulsar y arrastrar para redimensionar el panel fácilmente.

Utilizar el panel lateral es sencillo, y en poco tiempo uno se acostumbra a su presencia y a utilizarlo. 

Además, en los monitores actuales, que cuentan con altas resoluciones y en la mayoría de ocasiones tienen formato panorámico, permite un uso más inteligente y racional de la superficie de trabajo, ya que habitualmente los formatos en papel suelen tener un formato más alto que ancho (vertical), dejando un gran espacio a los laterales que ahora ocupa el panel.

El selector de hojas

El selector de hojas presenta varias pestañas en donde se muestra el nombre de cada hoja. Haciendo clic sobre una pestaña activamos esa hoja, que pasa a un primer plano para ser editada o consultada.

A veces no hay espacio suficiente para mostrar todas las pestañas, bien por que tienen nombres muy largos bien por que el documento posee un gran número de hojas. Para presentar las pestañas de las hojas que no se muestran podemos utilizar los botones del navegador de hojas, que desplazará las pestañas que se muestran a la primera hoja, una hoja anterior, una hoja posterior o a la última hoja.

Para añadir más hojas podemos pulsar el símbolo + que aparece a la izquierda de las pestañas.  En versiones anteriores del programa se mostraba a la derecha de las pestañas.

Apuntando a la pestaña de una hoja y abriendo el menú contextual con una pulsación del botón secundario del ratón, se nos mostrarán diferentes opciones que nos permitirán insertar o eliminar hojas, renombrarlas, copiar o mover las hojas y cambiar el color de la pestaña, entre otras posibilidades.

Menú contextual de hojas

De forma predeterminada se abren los nuevos documentos con una sola hoja.  Podemos predeterminar otro número de hojas para los documentos nuevos en el diálogo de opciones de Calc (menú Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > Valores predeterminados).

La barra de estado

La barra de estado nos brinda varios paneles en los que encontraremos información, entre otras cosas, sobre el formato de hoja actual, cuál es la hoja activa, el modo de escritura activo, así como una operación de resumen para las celdas seleccionadas. Podemos mostrarla u ocultarla a voluntad desde el menú Ver > Barra de estado

La barra de estado está dividida en 9 apartados.

• En el primero se nos informa de la hoja activa y del total de hojas del libro.  Si hacemos doble clic en este punto se mostrará el Navegador, que permite desplazarnos rápidamente a cualquier parte del documento. Esto es equivalente a Ver > Navegador, o la pulsación de la tecla F5.

El Navegador

• El segundo segmento nos informa del nombre del estilo de página (por defecto, Predeterminado) que determina la configuración de página para su impresión. Haciendo doble clic aquí, se nos mostrará el cuadro de diálogo Estilo de página que nos permite establecer la configuración de página, como veremos cuando tratemos las opciones de impresión de las hojas.  Esto es equivalente a Formato > Página.
• El tercer segmento se muestra vacío, salvo que estemos escribiendo el contenido de la celda y hayamos pulsado la tecla Ins, en cuyo caso nos advertirá de que estamos en modo de sobreescritura, permitiéndonos volver al modo de inserción mediante un doble clic.
• Apuntado sobre el cuarto apartado una etiqueta emergente nos informará del modo de selección actual.  Un clic en este punto, nos permitirá alternar el modo de selección de celdas en el documento.

Modo de selección

• El quinto segmento mostrará un asterisco * si los cambios actuales en el documento no se han guardado aún.  Un doble clic en esta parte de la barra de estado guardará el documento (equivalente a Archivo > Guardar).
• El sexto apartado permite agregar y borrar firmas digitales al documento.
• El séptimo segmento presenta una operación de cálculo rápido sobre las celdas seleccionadas. Haciendo clic sobre el mismo con el botón secundario del ratón podremos seleccionar que muestre el resultado de aplicar una de varias operaciones de resumen.

Opciones de cálculo rápido 

• El octavo apartado alberga la herramienta deslizante de zoom, que cambia la escala de visualización y dispone de una marca especial que define un nivel de zoom del 100%.
• El último segmento contiene el indicador de porcentaje de zoom. Con un doble clic sobre él, abriremos el cuadro de diálogo de Diseño de vista y escala (equivalente a Ver > Escala > Escala).

Diálogo de zoom