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Guardar documentos en otros formatos

Ya hemos comentado anteriormente que LibreOfffice almacena de forma nativa los documentos en formato ODF (Open Document Format).  ODF, también referido como OpenDocument, es un formato de archivo abierto y estándar para el almacenamiento de documentos ofimáticos tales como hojas de cálculo, textos, gráficos y presentaciones.

Las especificaciones iniciales fueron elaboradas por la compañía Sun Microsystems, y posteriormente fueron desarrolladas y complementadas por el comité técnico para Open Office XML de la organización OASIS. OpenDocument fue publicado como estándar OASIS el 1 de mayo de 2005.

Este formato fue aprobado el 30 de noviembre de 2006 por las organizaciones ISO/IEC como estándar ISO/IEC 26300:2006 Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0.2 

ISO (International Organization for Standardization) es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación (tanto de productos como de servicios), comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional.

Las extensiones al nombre de archivo identificativas de los archivos OpenDocument incluye:

  • odt para documentos de texto
  • ods para hojas de cálculo
  • odp para presentaciones
  • odg para gráficos
  • odb para bases de datos.

Para guardar un libro de Calc en otros formatos bastará seleccionar el tipo adecuado en el desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como.

Advertencia

El formato ODF está soportado por diferentes programas ofimáticos, incluso por Microsoft Office, desde el Service Pack 2 de su versión 2007.  Por este motivo, si enviamos un documento en ODF a un usuario de Excel 2007 o Excel 2010, teóricamente no debería tener problemas en abrirlo.

¡PERO NO LO HAGAS!  

Resulta que por una laguna de la especificación ODF en relación a la manera de almacenar las fórmulas, cuando Excel abre un libro ODF elaborado con Calc... ¡SE PÌERDEN LAS FÓRMULAS Y SE TRANSFORMAN EN VALORES!  Más abajo exponemos algunos consejos de compatibilidad, especialmente orientados a usuarios corporativos.

Usuarios de Microsoft Office de las versiones 2000 hasta 2007, pueden instalar una extensión desarrollada por Sun Microsystems que les permitirá leer y guardar en formato ODF. La empresa desapareció pero podemos seguir descargando esta extensión desde:
http://www.softpedia.com/get/Office-tools/Other-Office-Tools/Sun-ODF-Plugin-for-Microsoft-Office.shtml

Consejos de compatibilidad

Configuración de LibreOffice en entornos mixtos (Microsoft Office - LibreOffice)

  • Podemos configurar el formato con el que trabajará LibreOffice de forma predeterminada en Herramientas > Opciones > Cargar / Guardar > General. Con ello, si estamos en un entorno mixto donde resulte imprescindible trabajar con formatos de Microsoft Office, nos evitaremos tener que recordar el Guardar como o soportar los molestos mensajes de Guardar con formatos raros puede ocasionar pérdidas de información.
  • Activar todas las casillas en Herramientas > Opciones > Cargar/Guardar > Microsoft Office nos asegurará el correcto tratamiento de documentos con aplicaciones incrustadas (por ejemplo, una hoja Excel incrustada en documento Word). ¡Imprescindible si trabajamos con Ubuntu o algún otro GNU/Linux o en Windows si no tenemos instalado Microsoft Office!
  • Para conversión masiva de documentos de Microsoft Office a LibreOffice podemos usar el asistente que se encuentra en Archivo > Asistentes > Convertidor de documentos. Deberemos revisar los resultados, pues ocasionalmente ciertos documentos con macros no los convierte, sin advertir adecuadamente de ello.
  • Si tenemos configurado un cliente de correo de escritorio como Outlook, Thunderbird, Lotus Mail o similares, mediante Archivo > Enviar se pueden enviar documentos convertidos al vuelo sin necesidad de almacenarlos previamente en los diferentes formatos. 
  • Es interesante la posibilidad poder crear copias de seguridad automáticas. Activar Siempre crear una copia de seguridad en Herramientas > Opciones > Cargar/Guardar > General. Cada vez que abrimos un documento y lo modificamos se crea una copia del documento antes de la modificación. El archivo de la copia de seguridad adopta la extensión .bak .  Para poderlo usar habrá que renombrarlo a la extensión correcta para poderlo usar, o abrirlo desde LibreOffice.
  • La ruta para las copias de seguridad inicialmente está establecida en la carpeta (oculta) Datos de programa del perfil del usuario. Establecemos una ruta alternativa en Herramientas > Opciones > LibreOffice > Rutas.

Ahora que ya somos conscientes de posibles problemas y pérdida de la información guardada por incompatibilidades en los formatos, vamos a explorar un poco más las posibilidades de Calc para guardar sus documentos en otros formatos.

Como precaución, recordemos que, cuando debamos guardar algún libro u hoja de cálculo en otros formatos, lo más recomendable es guardar previamente el documento en formato Hoja de cálculo ODF, y luego, utilizar Guardar como para guardar una copia en el otro formato

Podemos abrir el diálogo Guardar como de diferentes maneras:

  • Desdel el menú Archivo > Guardar como.
  • Con la combinación de teclas Ctrl+Mayúsc+S.
  • Con el botón Guardar como  desde la barra de herramientas Estándar. El botón Guardar como no se muestra de forma predeterminada, pero podemos añadirlo a la barra de herramientas fácilmente desde la opción Botones visibles de la misma. Esta opción se encuentra apuntando a la barra y abriendo el menú contextual con una pulsación del botón secundario del ratón. 

Cuadro de diálogo Guardar como en Windows 7Cuadro de diálogo Guardar como en Windows 7

Los diálogos Abrir y Guardar como son dependientes del sistema operativo utilizado.  En la imagen anterior lo ves como se muestra en Windows 7, pero si usas LibreOffice en Windows XP o en LliureX, tendrá una apariencia.diferente, aunque siempre con la misma funcionalidad:

  • establecer el nombre
  • establecer la ruta
  • seleccionar el tipo de archivo

Es habitual que, cuando vayamos a guardar un documento en otro formato, Calc nos envíe un mensaje de advertencia sobre posibles pérdidas de información o formato, o que sólo se puede guardar una hoja, según el formato de destino escogido.

Si queremos guardar en formato de texto, activando la casilla Editar configuración de filtros se nos permitirá escoger opciones adicionales para la exportación de la hoja.  Por ejemplo, si deseamos guardar un documento en formato de Texto CSV (valores separados por comas), un diálogo te permite determinar la codificación de caracteres, el carácter de separación (o tabulación) y el delimitador de textos:

Opciones de guardado texto CSVOpciones de guardado texto CSV

 Mostrar las extensiones del nombre de archivo en Windows 7