La resolució expressa que exhaureix el procediment de concessió de subvencions ha de ser motivada i ha de fixar, amb caràcter definitiu, la quantia individual de les subvencions concedides.
L'Administració i els beneficiaris poden formalitzar convenis instrumentals per tal de concretar els compromisos assumits per ambdues parts.
En els supòsits exempts de publicitat i de concurrència que preveuen les lletres c) i d) de l'apartat 1 de l'article 7 d'aquesta Llei (subvencions directes), la resolució ha d'expressar les condicions de la concessió, sense perjudici de la formalització dels convenis a què es refereix l'apartat anterior.
La resolució s'ha de notificar individualment o mitjançant publicació en el Butlletí Oficial de les Illes Balears, d'acord amb el que es disposi en la convocatòria.
Pel que fa a la possible modificació de la resolució de concessió s'ha de tenir en compte que l'alteració de les condicions tengudes en compte per a la concessió de la subvenció i, en tot cas, l'obtenció de subvencions incompatibles, dóna lloc a la modificació de la resolució de concessió.
Un dada important a tenir en compte és que la resolució de concessió de subvenció és invàlida per qualsevol de les causes de nul·litat de ple dret o d'anul·labilitat establertes en l'ordenament jurídic aplicable. En aquests supòsits, l'òrgan competent ha de procedir, si escau, a la revisió d'ofici o a la declaració de lesivitat i a la impugnació de l'acte, respectivament, d'acord amb la legislació de règim jurídic de les administracions públiques. Així mateix, l'òrgan competent ha d'iniciar, si pertoca, el procediment de reintegrament de les quantitats abonades.
A títol exemplificatiu vos deix un enllaç al protocol que va elaborar el Departament Jurídic de la Conselleria d'Educació, Universitat i Recerca sobre pautes d'actuació en el procediment d'elaboració d'una convocatòria de subvencions.
És molt útil
http://www.caib.es/govern/rest/arxiu/4054448
En relació al pagament de les subvencions, amb caràcter general, l'import de les subvencions s'ha d'abonar, una vegada justificat el compliment de la finalitat per a la qual es varen concedir, a partir del que resulti de la liquidació.
Sens perjudici de l'establert en l'article 39 de la Llei de subvencions de la CAIB, la justificació, la liquidació i el pagament consegüent poden fer-se en un sol moment en acabar l'activitat o de manera fraccionada, mitjançant justificacions i liquidacions parcials, amb les condicions i els requisits que s'estableixin específicament en la normativa reguladora de la subvenció.
Les liquidacions parcials a què es refereix el paràgraf anterior es regeixen per les mateixes normes que conté l'article 42 bis de la Llei de subvencions de la CAIB per a la liquidació de la subvenció, llevat del termini màxim per dictar-les i notificar-les que serà de sis mesos.
Es poden fer bestretes de pagament sobre la subvenció concedida, fins al 100% de l'import de la subvenció i amb l'exigència, si escau, de les garanties corresponents, quan la concessió derivi de l'aplicació de normes de la Unió Europea, de l'Estat o d'un altre ens públic, i així ho prevegin expressament aquestes normes.
Així mateix, quan ho prevegin les bases reguladores o, en els supòsits de l'article 7.1 d'aquesta llei (subvenció directa), la resolució de concessió, també es poden efectuar bestretes de pagament de les subvencions destinades a finançar projectes o programes en matèria de serveis socials, cultura, sanitat, cooperació internacional o acció sociosanitària que es concedeixin a entitats sense ànim de lucre, a federacions, confederacions o agrupacions d'aquestes entitats, i també de les subvencions a entitats que no disposin de recursos suficients per finançar transitòriament l'execució de l'activitat subvencionada, circumstància que s'ha d'acreditar davant l'òrgan gestor de la subvenció.
La bestreta del pagament, amb l'exigència, si escau, de les garanties corresponents, serà com a màxim del 75% de l'import de la subvenció, amb excepció de les bestretes a favor d'entitats que formin part del tercer sector social d'acord amb la Llei 3/2018, de 29 de maig, del tercer sector d'acció social, que podran assolir fins al 100 % de l'import de la subvenció.
Sens perjudici de tot l'anterior, quan l'òrgan gestor de la subvenció acrediti raons d'interès públic, el Consell de Govern, a proposta del conseller competent per raó de la matèria, podrà autoritzar el pagament anticipat fins al 100 % de l'import de qualsevol subvenció, amb l'exigència de les garanties que pertoquin.
El pagament efectiu de les subvencions s'ha de fer segons les disponibilitats de la Tresoreria de la comunitat autònoma i d'acord amb l'ordre de prelació de pagaments establert en el pla de disposició de fons de la Tresoreria de la comunitat autònoma de les Illes Balears vigent.
No s'ha d'exigir cap tipus de garantia per al pagament anticipat de subvencions als beneficiaris que, d'acord amb la legislació vigent, gaudeixin del privilegi d'exempció de constitució de garanties davant els òrgans administratius i jurisdiccionals, ni en els supòsits que s'estableixin reglamentàriament.
Pel que fa a la justificació de l'aplicació dels fons els beneficiaris i, si n'és el cas, les entitats col·laboradores tenen l'obligació de justificar davant l'òrgan que la concedeix l'aplicació dels fons percebuts i el compliment de la resta de condicions imposades a la finalitat que hagi servit de fonament a la concessió de la subvenció.
Amb caràcter general, i sense perjudici de l'aplicació de les normes contingudes en els apartats 2 i 3 de l'article 44 de la Llei de subvencions de la CAIB, no s'entendrà del tot justificada l'aplicació dels fons percebuts fins que no s'hagi acreditat, com a mínim, l'import del projecte d'actuació que va servir de base a la concessió de la subvenció.
D'acord amb això, quan les activitats hagin estat finançades, a més de per la subvenció, amb fons propis o altres subvencions o recursos, s'ha d'acreditar en la justificació l'import, la procedència i l'aplicació d'aquests fons.
La justificació s'ha de documentar de la manera que es determini reglamentàriament, i pot tenir la forma de compte justificatiu de la despesa efectuada o acreditar-se la despesa per mòduls o mitjançant la presentació d'estats comptables, segons disposi la normativa reguladora.
La rendició del compte justificatiu constitueix un acte obligatori del beneficiari o de l'entitat col·laboradora, en la qual s'han d'incloure, sota responsabilitat del declarant, els justificants de despesa o qualsevol altre document amb validesa jurídica que permetin acreditar el compliment de l'objecte de la subvenció pública. La forma del compte justificatiu i el termini de rendició del mateix compte s'han de determinar en les bases reguladores de la subvenció.
A falta de previsió de les bases reguladores, el compte ha d'incloure la declaració de les activitats efectuades que han estat finançades amb la subvenció i el seu cost, amb el desglossament de cada una de les despeses en què s'hagi incorregut, i la seva presentació s'ha de fer, com a màxim, en el termini de tres mesos des de l'acabament del termini per a la realització de l'activitat.
Les despeses s'han d'acreditar mitjançant factures i altres documents de valor probatori equivalent amb validesa en el tràfic jurídic mercantil o amb eficàcia administrativa, en els termes establerts per reglament.
L'acreditació de les despeses també es pot efectuar mitjançant factures electròniques, sempre que compleixin els requisits exigits per a la seva acceptació en l'àmbit tributari.
Per reglament, s'ha d'establir un sistema de validació i estampillat de justificants de despesa que permeti el control de la concurrència de subvencions.
Els membres de les entitats que preveuen l'apartat 2 i el segon paràgraf de l'apartat 3 de l'article 9 d'aquesta Llei (agrupacions, comunitats de bens, etc) estan obligats a complir els requisits de justificació respecte a les activitats efectuades en nom i per compte del beneficiari, de la manera en què es determina en els apartats anteriors d'aquest article. Aquesta documentació forma part de la justificació que està obligat a lliurar el beneficiari que va sol·licitar la subvenció.
No obstant tot l'anterior, les subvencions que es concedeixin en consideració a la concurrència d'una determinada situació en el perceptor no requereixen cap altra justificació que l'acreditació per qualsevol mitjà admissible en dret de la situació esmentada prèviament a la concessió, sense perjudici dels controls que es puguin establir per verificar-ne l'existència.