Omet navegació

3.8. Factors d'èxit d'una reunió

Els factors d'èxit es corresponen amb les quatre funcions clau del director d'una reunió.

Imatge Aconseguir interès

Aquest factor és especialment important a l'inici de la reunió. Algunes de les coses que es poden fer per aconseguir-lo són:

  • Tenir molt ben pensat l'inici de la reunió.
  • Començar per quelcom atractiu per als participants: exposar un benefici de la reunió, algun èxit de l'equip, alguna novetat, etc.
  • Usar la comunicació no verbal: expressions, gests, el to de veu, l'energia, etc. són aspectes que contagien entusiasme i desperten interès.
  • Donar dades sobre objectius, durada, mètodes de treball de la reunió.

Imatge Fer participar

Fer participar és un art que garanteix en gran mesura l'èxit de qualsevol reunió.

Una decisió és més probable de posar en pràctica com més hi hagi participat l'equip de la reunió. Alguns suggeriments:

  • Demanar de manera oberta i honesta, escoltar activament.
  • Demanar col·laboració per resoldre problemes i prendre decisions.
  • Observar l'estat d'ànim dels participants; de vegades no ens adonam que "hem parlat massa".
  • Trencar el procés normal, ser capaç de plantejar nous enfocaments o mètodes de presa de decisions.
  • Emprar tècniques de dinamització de grups; per exemple, la pluja d'idees.

Imatge Mantenir el control

La funció de control és fonamental per mantenir el grup en el tema i ser eficaços en l'ús del temps. Hauries de:

  • Tallar les intervencions no funcionals, inadequades.
  • Remetre a entrevista personal tots els temes que no afecten la majoria dels participants.
  • Especificar el temps dedicat a cada tema.
  • Tallar els comentaris particulars i repetitius.
  • Evitar enfrontaments, emprant l'empatia.

Imatge Aconseguir compromisos

Les reunions es duen a terme, sobretot, per arribar a compromisos. Per aconseguir-los podrem:

  • Fer resums quan la discussió hagi estat desorganitzada.
  • Efectuar tancaments parcials de cada tema abordat.
  • Demanar acord primer a les persones que sabem que es comprometran.
  • Deixar per al final demanar acord als més reticents.
  • Emprar la primera persona del plural: "nosaltres".
  • Emprar tècniques de tancament.

Recorda que....

Hi ha diverses tècniques de tancament, generalment molt emprades en l'àmbit comercial. Algunes són:

  • Condicional. "Si solucionàssim aquest aspecte, estaríem d'acord?
  • Alternatives. "Feim la campanya completa o per fases?"
  • Temporal. "Si no ens decidim abans de demà, d'aquí a tres dies serà massa tard."
  • Directe. "Ens hi comprometem tots?"

Imatge