5. Òrgans col·legiats

Concepte i règim jurídic

El règim dels òrgans col·legiats es regula als articles 15 i següents de la LRJSP.

Els òrgans col·legiats de les administracions públiques els podem definir com una unitat administrativa la titularitat de la qual correspon a tres o més persones físiques que, constituïts com tal, conformen la voluntat d’aquest òrgan de l’Administració.

A aquests òrgans se’ls atribueixen funcions administratives de decisió, proposta, assessorament, seguiment o control i actuen integrats a l’Administració general de l’Estat o en algun dels seus organismes públics.

La mateixa capacitat conferida a l’Administració pública per autoorganizar-se i per crear els òrgans que necessiti la seva estructura organitzativa, orientada al compliment de servei als interessos generals, suposa la possibilitat de crear aquest tipus d’òrgans.

 

Secretari

La mateixa existència d’un òrgan col·legiat requereix de la determinació de la figura del secretari, que podrà ser membre o no de l’òrgan (art. 16). La designació, el cessament i la regulació de la seva suplència serà l’establerta a la regulació de l’òrgan i, a falta d’aquesta, com acordi el mateix òrgan.

Amb caràcter general, l’article 16 de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, estableix:

• Els òrgans col·legiats tindran un secretari que podrà ser membre del mateix òrgan o una persona al servei de l’Administració pública corresponent.
• Correspondrà al secretari vetllar per la legalitat formal i material de les actuacions de l’òrgan col·legiat, certificar-ne les actuacions i garantir que són respectats els procediments i les regles de constitució i adopció d’acords.
• En cas que el secretari no membre sigui suplert per un membre de l’òrgan col·legiat, aquest conservarà tots els seus drets com a tal.

 

Pel que fa al règim de convocatòries i sessions dels òrgans podem destacar el següent:

• Tots els òrgans col·legiats es podran constituir, convocar, celebrar sessions, adoptar acords i remetre actes tant de manera presencial com a distància, tret que el seu reglament intern reculli expressament i excepcionalment el contrari.

A les sessions que celebrin els òrgans col·legiats a distància, els membres podran trobar-se en diferents llocs sempre que s’asseguri per mitjans electrònics —també es consideren com a tals els telefònics, i audiovisuals— la identitat dels membres o persones que els supleixin, el contingut de les seves manifestacions, el moment en què aquestes es produeixen, així com la interactivitat i intercomunicació entre ells en temps real i la disponibilitat dels mitjans durant la sessió. Entre d’altres, es consideraran inclosos entre els mitjans electrònics vàlids el correu electrònic, les audioconferències i les videoconferències.

• Per a la vàlida constitució de l’òrgan, a l’efecte de la celebració de sessions, deliberacions i presa d’acords, es requereix l’assistència, presencial o a distància, del president i el secretari o, si escau, de qui els supleixin i almenys la meitat dels seus membres.

Quan es tracti dels òrgans col·legiats als quals es refereix l’article 15.2., el president podrà considerar vàlidament constituït l’òrgan, a l’efecte de celebració de sessió, si assisteixen els representants de les administracions públiques i de les organitzacions representatives d’interessos socials membres de l’òrgan als quals s’hagi atribuït la condició de portaveus.

Quan es reuneixin, de manera presencial o a distància, el secretari i tots els membres de l’òrgan col·legiat —o, si escau, les persones que els supleixin—podran constituir-se vàlidament com a òrgan col·legiat per a la celebració de sessions, deliberacions i adopció d’acords sense necessitat de convocatòria prèvia quan així ho decideixin tots els membres.

• Els òrgans col·legiats podran establir el règim propi de convocatòries si no està previst per les normes de funcionament. Tal règim podrà preveure una segona convocatòria i especificar-ne el nombre de membres necessaris per constituir vàlidament l’òrgan.

Tret que no resulti possible, les convocatòries seran remeses als membres de l’òrgan col·legiat a través de mitjans electrònics, en què s’ha de fer constar l’ordre del dia, juntament amb la documentació necessària per a la deliberació quan sigui possible, les condicions en què se celebrarà la sessió, el sistema de connexió i, si escau, els llocs en què estiguin disponibles els mitjans tècnics necessaris per assistir i participar a la reunió.

• No podrà ser objecte de deliberació o acord cap assumpte que no figuri inclòs en l’ordre del dia, tret que assisteixin tots els membres de l’òrgan col·legiat i sigui declarada la urgència de l’assumpte pel vot favorable de la majoria.
• Els acords seran adoptats per majoria de vots. Quan s’hi assisteixi a distància, els acords s’entendran adoptats en el lloc on tingui la seu l’òrgan col·legiat i, en defecte d’això, on estigui situada la presidència.
• Quan els membres de l’òrgan votin en contra o s’abstinguin, quedaran exempts de la responsabilitat que, si escau, pugui derivar-se dels acords.

Constituït l’òrgan de manera vàlida, si hi són presents els membres (en quantitat i qualitat) exigits, es pot procedir a la celebració de la sessió, la qual cosa haurà de ser conforme a la convocatòria remesa als membres.

En primer terme, això suposa que en principi no és possible adoptar cap acord, ni tan sols deliberar, sobre cap assumpte que no figuri inclòs a l’ordre del dia. Per abordar temes no previstos cal que la presència de tots els membres de l’òrgan col·legiat i que sigui declarada la urgència de l’assumpte pel vot favorable de la majoria.

La convocatòria de les sessions de l’òrgan col·legiat, tant la determinació del moment de la celebració com la fixació de l’ordre del dia, són competències que s’atribueixen al president, que no té llibertat total i discrecional sobre això, ja que està obligat a tenir en compte les peticions dels altres membres.

Com a garantia de la celebració de la sessió de l’òrgan col·legiat existeix l’obligació de documentar-la i, per això, cal aixecar una acta, tal com estableix l’article 18. Aquesta funció correspon al secretari de l’òrgan.

L’acta ha de reflectir el contingut de la reunió celebrada per l’òrgan col·legiat i per això s’estableix que necessàriament ha de contenir:

• El nom dels assistents i el nombre.
• L’ordre del dia de la reunió.
• Les circumstàncies del lloc i temps en què s’ha celebrat.
• Els punts principals de les deliberacions.
• El contingut dels acords adoptats.

L’aprovació de l’acta s’haurà de fer a la mateixa sessió o a la següent. L’aprovació de l’acta respon a un control del mateix òrgan col·legiat de la redacció de l’acta fet pel secretari. S’ha de donar aprovació quan reflecteixi amb exactitud el que s’hi ha acordat i els termes rellevants del debat. Per contra, s’ha de denegar perquè l’aprovació de l’acta no pot suposar addició alguna de resolució o acord, sinó que s’ha de limitar a constatar que el document reflecteix adequadament el que s’ha decidit amb anterioritat.

Les sessions que celebri l’òrgan col·legiat es podran gravar. El fitxer resultant de l’enregistrament, juntament amb la certificació expedida pel secretari de la seva autenticitat i integritat i tots els altres documents en suport electrònic que s’utilitzin com a documents de la sessió, podran acompanyar l’acta de les sessions sense necessitat de fer-hi constar els punts principals de les deliberacions.