Agrupar datos

Agrupar campos de texto

En las tablas dinámicas se pueden agrupar diferentes campos de forma que podamos analizar la información por categorías que no estaban inicialmente previstas en nuestra tabla de datos original.

Por ejemplo, podemos agrupar los Productos por la sección a que corresponden, Carnes o Verduras.

Para exponer su funcionamiento, comencemos creando una tabla de datos simple que muestre la Suma de Ventas por Producto.

Tabla dinámica de inicio

Seleccionaremos (mediante selección discontinua si es preciso, pulsando Ctrl) los elementos de la carnicería (a saber, Cerdo, Cordero, Pollo y Vacuno) y:

Activamos desde el menú Datos > Grupo y esquema la opción Agrupar, o...
Utilizamos el atajo de teclado es F12.

Se creará una nueva etiqueta de campo, de nombre Producto2, que mostrará un dato Agrupar1, correspondiente a los productos de Carnes más el resto de productos sin agrupar aún.

Creando el grupo Carnicería

Seguidamente seleccionaremos los productos de Verduras. ¡Atención! debemos hacerlo en la columna Producto, no en la columna Producto2, pues de lo contrario, crearemos un tercer grupo.

Se mostrará un nuevo grupo denominado Agrupar2.

Creando el grupo Verdulería

A continuación podremos cambiar los nombres mostrados tanto en la nueva etiqueta de campo como en las etiquetas de los grupos.

Los queremos denominar Sección, Carnes y Verduras, respectivamente.

Cambiar el texto de una etiqueta de campo

La etiqueta de campo Producto2 no puede editarse como una celda normal. Para cambiarla podemos:

Seleccionarla con el teclado o...
Hacer dos veces clic secundario sobre la misma (no es un doble clic).

Ahora podremos escribir en la celda (o en la barra de fórmulas) la palabra Sección. Tras pulsar Intro, aparecerá Sección como nombre de campo.

Cambiando nombre del campo a Sección

Cambiar el texto de las etiquetas de grupo

En la versión 4.2 y 4.3, con la que estamos trabajando, debido a un error del programa, los grupos desaparecen cuando se les cambia el nombre.

Para subsanar este error, tras renombrar la etiqueta de grupo, actualizaremos la tabla dinámica y se mostrará todo con normalidad.

Ahora nos situamos en la celda Agrupar1 y cambiamos su nombre a Carnes. Al pulsar Intro, desaparecerá el grupo; si actualizamos la tabla se mostrará correctamente.

Repetimos el proceso para la celda Agrupar2 y cambiamos su nombre a Verduras. Mostramos el resultado

Tabla dinámica con los nuevos grupos

A partir de ahora, podemos trabajar con la etiqueta de campo Sección al igual que con cualquier otra etiqueta de campo, cambiar su área de ubicación, mostrar u ocultar subtotales, etc.

Agrupar campos numéricos

Siguiendo con nuestro documento de trabajo, ahora queremos conocer la distribución de las distintas ventas. Queremos conocer esa distribución en intervalos de 1.000€.

Podemos conseguir esta información agrupando por el campo numérico de ventas, que recoge los importes de cada venta.

En vista diseño crearemos una tabla dinámica como la siguiente:

Vista diseño de la tabla dinámica

Como podemos observar, hemos llevado el campo Ventas al área Campos de fila, y de nuevo el campo Ventas al área Campos de datos; éste último lo hemos configurado para que la función de agrupamiento sea Cantidad.

La tabla dinámica obtenida es mostrada a continuación:

Tabla dinámica obtenida

Hemos conseguido conocer cuántas ventas existen por cada importe distinto, pero queremos agruparlas en intervalos de 1000€.

Seleccionamos una celda cualquiera de la columna Ventas e invocamos al diálogo Agrupamiento por cualquiera de los dos métodos vistos anteriormente:

Diálogo Agrupamiento para campos numéricos

En el campo Agrupados por hemos introducido un 1000, el rango de nuestro intervalo. El resultado se muestra a continuación:

Tabla dinámica agrupada por un campo numérico

Podemos mejorar el resultado. Definamos el Inicio > Manualmente en con el valor 1000:

Diálogo Agrupamiento para campos numéricos

El resultado seá el siguiente:

Tabla dinámica agrupada por un campo numérico

Agrupar campos de fecha

El comportamiento de la agrupación es distinta si se realiza sobre campos de texto, de número o de fecha/hora. En este último caso la agrupación nos permitirá agrupar por años, meses, intervalos de X días, horas, etc.

Vamos a diseñar una tabla dinámica para que nos muestre la información agrupada por años y por meses.

Primero crearemos una tabla dinámica que nos muestre la Suma de Ventas por Fecha.

Tabla dinámica inicial

A diferencia de cuando agrupamos datos de texto, para agrupar fechas bastará con situarnos en una celda cualquiera del campo Fecha.

Seguidamente, por alguno de los dos métodos vistos anteriormente, activaremos el diálogo Agrupación.

Diálogo Agrupación de fechas

En este diálogo podremos configurar como necesitemos la agrupación de fechas. De forma predeterminada, sugerirá agrupar por meses, pero podemos activar uno o más Intervalos de agrupación.

Nos permite seleccionar el Inicio y el Fin de los intervalos Automáticamente o Manualmente en fechas determinadas.

También podemos agrupar por Número de días. Por ejemplo, si deseamos agrupar por semanas, lo haremos por 7 días; en este caso nos podría interesar determinar que inicie Manualmente en una fecha que sea lunes.

Si dejásemos la agrupación simplemente por Meses, si hubiera información de años diferentes, nos agruparía la información de todas las ventas de Enero, Febrero, etc... de cualquier año. Así que en esos casos, como en este ejemplo, activaremos Meses y Años.

Configurando la agrupación por Años y Meses

Tras Aceptar la tabla dinámica se mostrará como podemos ver a continuación:

Tabla dinámica agrupada por Años y Meses

Se ha agregado una nueva etiqueta de campo, denominada Años. Bajo la etiqueta del campo original de Fecha ahora se muestran los meses.

Por regla general, al activar más de una opción de agrupamiento (en nuestro caso, meses y años) la unidad de menor jerarquía en el agrupamiento es la que heredará el nombre del campo original (Fecha), mientras que las jerarquicamente superiores presentarán etiquetas propias (Meses, Trimestres, Años)

Las nuevas etiquetas de campos pueden reorganizarse también en el área Campos de fila, Campos de columna, o incluso en Campos de página.

Por ejemplo podemos mostrar Años en filas y Meses en columnas.

Tabla dinámica con Años en filas y Meses en columnas

Mostrar subtotales por grupos

Podemos acceder a la configuración del campo Años desde la vista diseño de la tabla dinámica.

Para ello, desde la vista diseño haremos doble clic sobre la etiqueta Años en el área Campos de fila. Se presentará el diálogo Campo de datos.

Diálogo campo de datos de un campo en el área Campos de fila o columna

Seleccionando la opción Personalizado y eligiendo de la lista la opción Suma se mostrarán los subtotales para la etiqueta de campo seleccionada.

Tabla dinámica con subtotales por años

Mostrar ítems sin datos

Para ilustrar este ejemplo, a propósito, hemos eliminado los datos del ejercicio 2014 en los datos origen, y hemos actualizado la tabla dinámica. Hemos desactivado también los subtotales por grupos.

La tabla dinámica mostrará los datos del 2013 y los del 2015 y 16, ya que no disponemos de datos del año 2014.

Mostrar items sin datos no activado

No obstante nos gustaría que se mostrase el año aunque no tengamos datos.

Para poder conseguir este comportamiento, desde la vista diseño haremos doble clic sobre la etiqueta Años en el área Campos de fila.

Se presentará el diálogo Campo de datos, en el que activamos la opción Mostrar elementos sin datos.

Diálogo campo de datos

La tabla dinámica muestra la información del año 2014.

Tabla dinámica mostrando items sin datos

Al estar mostrando los elementos sin datos, también automáticamente se presentan elementos para fechas anteriores a la inicial y para fechas posteriores a la final, que quizás deseamos ocultar.

Lo resolvemos simplemente filtrando el campo Años para que no los muestre.

Filtrando fecha anteriores a la inicial y posteriores a la última

Este será el resultado:

Agrupada por Años y filtrada