Creación de tablas dinámicas

Las Tablas dinámicas (anteriormente conocidas en Calc como Piloto de datos) permiten combinar, comparar y analizar grandes volúmenes de datos.

Gracias a ellas podemos ver diferentes resúmenes de los datos originales, mostrar información detallada sobre áreas de interés y crear informes.

Son interactivas, pues los datos pueden organizarse, reorganizarse y resumirse usando diferentes criterios.

Las Tablas dinámicas son una herramienta para análisis de datos. Se encargan de resumir y ordenar información. Permiten analizar una gran cantidad de columnas, ayudando a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

Están basadas en dos conceptos:

• Sumarización: Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos.
• Rotación: Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos estén contenidos en la base de datos.

Por lo tanto, y resumiendo, una tabla dinámica se creará a partir de los datos existentes en otra tabla, que llamamos tabla de datos original, y nos permitirá con absoluta facilidad presentar estos mismos datos de forma que su análisis resulte más sencillo.

Para reproducir los pasos que se expondrán en los próximos apartados podemos descargar el archivo tablas-dinamicas.ods. Este archivo contiene una tabla de datos de ventas de hipotéticos vendedores de productos de alimentación a lo largo de varios años.

Crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica nos situaremos en cualquier celda de la lista de datos y accederemos al menú Insertar > Tabla dinámica o al menú Datos > Tabla dinámica > Crear. También podemos seleccionar el botón   Tabla dinámica desde la barra de herramientas Estándar.

Calc automáticamente seleccionará todas las celdas alrededor de la seleccionada,  y mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen.

En este diálogo podemos optar por la Selección actual (opción predeterminada), escoger un rango de celdas con nombre (Intervalo con nombre), u optar por un Origen de datos registrado en LibreOffice.  Esta última opción nos permitirá crear una tabla dinámica a partir de una base de datos externa sin necesidad de que los datos estén en la propia hoja de cálculo.

Vista diseño de la tabla dinámica

Tras pulsar aceptar, nos aparecerá el diálogo Disposición de tabla dinámica que nos permite establecer el diseño de la tabla dinámica.

El diálogo presenta lo que se denomina vista diseño de la tabla dinámica. En ella, cuatro diferentes áreas de Campos de página, de columna o de fila y una lista de Campos disponibles, que se corresponde con los encabezados de columnas de nuestra lista de datos.

Dos botones, + Opciones y + Origen y destino nos ofrecen más opciones de diseño.

Las cuatro áreas son:

• Campos de página donde se añadirán los campos para los cuales deseamos establecer un filtro oculto.
• Campos de columna donde se insertarán los campos cuya información se mostrará en los encabezados de columnas.
• Campos de fila que contendrán los campos cuya información se mostrará en los encabezados de filas.
• Campos de datos donde se deberán incluir aquellos campos que se deseen resumir mediante operaciones de agrupado, como son suma, promedio, contar, entre otras.

Para diseñar nuestra tabla dinámica sencillamente podremos arrastrar las etiquetas de los Campos disponibles a las áreas adecuadas.

Por ejemplo, deseamos mostrar la suma de las Ventas de cada Vendedor clasificadas por Región, y con posibilidad de filtrar la información por Producto. 

Arrastraremos a cada área la etiqueta del campo correspondiente como se muestra en la imagen.

Al añadir las Ventas al área de Campos de datos observamos como su etiqueta se muestra como Suma - Ventas.

A los campos que situamos sobre el área Campos de datos siempre se les aplicará una función de agregado.

Más adelante veremos como podemos cambiar la función de agrupado SUMA a otro tipo de función de agregado (CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN...).

Tras pulsar el botón Aceptar, se creará una nueva hoja con la tabla dinámica que hemos diseñado.

Podemos ver que se han totalizado las Ventas por Vendedor (en filas) y Región (en columnas).  La tabla muestra una columna y una fila de totales. Además, para cada etiqueta de campo arrastrada se muestra un desplegable de filtro específico. Vemos por tanto un filtro específico para Producto, uno para Vendedor y otro para Región.

Botón + Opciones

Desde el botón + Opciones podremos configurar las siguentes opciones.

 

• Ignorar filas vacías no incluirá las filas vacías que pueda haber dentro de la lista de datos origen. Para seleccionar filas vacias en origen la selección debe realizarse manualmente.
• Identificar categorías mostrará las etiquetas repetidas de los campos de fila (por defecto ocultas) como se muestra en la imagen:

• Columnas totales y Filas totales: se mostrarán los totales generales por columnas o filas en la tabla dinámica.
• Añadir filtro: añadirá un botón de filtro que permitirá filtrar la tabla por cualquier campo aunque lo hayamos incluido en la fase de diseño de la tabla dinámica.
• Activar la función de ver detalles: permitirá tras hacer doble clic sobre uno de los datos agrupados crear una nueva hoja con los registros de detalle con los que se ha calculado el dato agrupado.

Botón + Origen y destino

Desde el botón + Origen y destino podremos configurar las siguientes opciones:

• Origen: permite modificar el origen de datos de la tabla dinámica.
  
  • Intervalo con nombre: podemos seleccionar un rango de celdas con nombre.
  • Selección: nos mostrará el rango de la lista de datos; desde aquí podríamos redefinirlo, por ejemplo, por añadir nuevas filas o columnas con datos.
• Destino: permite definir el lugar donde se presentará la tabla dinámica.
  • Hoja nueva: Inserta o mueve la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo.
  • Intervalo con nombre: Permite insertar la tabla dinámica en un rango de celdas con nombre, sustituyendo los datos que contuviese en ese momento.
  • Selección: permite insertar o mover la tabla dinámica en la hoja actual, seleccionando la celda donde ubicarla.

Mostrar detalles de los datos

A medida que vamos trabajando con la tabla dinámica, filtrándola por unos u otros criterios, en ciertos momentos nos llamarán la atención algunos valores y quizás necesitemos acceder a los datos origen correspondientes para poder analizarlos más detalladamente.

En el ejemplo anterior, podemos fijarnos en las Ventas del Vendedor López, que nos muestran un valor de 93.617 en la Región Norte.

Si desde el botón + Opciones en la vista diseño activamos la opción Activar análisis detallado, bastará con hacer doble clic sobre la celda que contiene el valor 93.617 para que Calc nos abra una nueva hoja con los registros de detalle correspondientes a este valor.

Esta funcionalidad nos permitirá con toda facilidad verificar datos y comprobar errores.

El detalle se muestra siempre en una nueva hoja; podemos eliminarla si no la necesitamos.

Actualizar la tabla dinámica

Cada vez que abrimos una hoja de cálculo, las tablas dinámicas que contenga se actualizarán automáticamente leyendo los datos origen.

En ocasiones esta actualización no es inmediata, o también puede ocurrir que necesitemos actualizar las tablas dinámicas mientras estamos trabajando con ellas en dos casos:

• La tabla dinámica está basada en una base de datos externa y los datos de origen se han modificado.
• Modificamos los datos de origen en la propia hoja de cálculo.

Para actualizar la tabla dinámica debemos desde su menú contextual seleccionar la opción Actualizar, o desde el menú Datos > Tabla dinámica > Actualizar.

Eliminar la tabla dinámica

Si deseamos eliminar la tabla dinámica, lo haremos desde su menú contextual, activando la opción Eliminar, o desde el menú Datos > Tabla dinámica > Eliminar.