Modificar el diseño de la tabla dinámica

Podemos modificar las tablas dinámicas, añadiendo o quitando campos, cambiándolos de área, añadiendo o quitando subtotales, y cambiando el tipo de cálculo que efectúan o el formato en que se muestran, entre otras posibilidades.

Para seguir con nuestro ejemplo, eliminemos todos los filtros aplicados en el apartado anterior (utilizando el botón Todos de cada desplegable Filtro y eliminando también el filtro estándar establecido).

Cambiar la disposición de los campos en las áreas

Podemos cambiar el área donde hemos depositado las etiquetas de los campos.

Podemos hacerlo:

• De forma dinámica en la propia tabla dinámica, o...
• Invocando la vista diseño de la tabla dinámica desde:
  • El menú contextual de la tabla dinámica, seleccionando la opción Editar disposición..., o...
  • Haciendo clic en una celda cualquiera de la tabla dinámica, activar desde el menú Datos > Tabla dinámica... la opción Crear..., o...
  • Haciendo clic en una celda cualquiera de la tabla dinámica, activar desde el menú Insertar > Tabla dinámica....

Por ejemplo, si queremos que Región también se muestra en el área Campos de fila, basta con arrastrarlo desde el área de campos de columna al área campos de fila.

Cuando arrastramos la etiqueta de campo se muestran unas guías gruesas de color negro que aparecen en el borde izquierdo o derecho en el área de filas, indicando distintas posiciones donde podemos depositar la etiqueta de campo.

• Si arrastramos hasta el borde izquierdo, el campo Región se mostrará por delante del campo Vendedor.

• Si arrastramos hasta el borde derecho, el campo Región se mostrará por detrás del campo Vendedor.

En la imagen hemos insertado una nueva columna a la izquierda de la tabla dinámica para que se aprecie mejor esta línea.

También podríamos mover campos entre áreas desde la vista diseño de la tabla dinámica, como apuntamos antes:

Ocultar / mostrar detalles

Cuando tenemos más de una etiqueta de campo en el área Campos de fila (o Campos de columna), podemos mostrar u ocultar los detalles de los campos secundarios, terciarios..., haciendo doble clic sobre la celda del campo de nivel superior.

El mismo resultado se puede obtener seleccionando previamente la celda del campo de nivel superior y activando la opción desde el menú Datos > Grupo y esquema > Ocultar detalles o Datos > Grupo y esquema > Mostrar detalles. 

En el ejemplo siguiente, se han ocultado los detalles de la Región correspondientes a los Vendedores González y López (que mostramos sombreados en rojo) haciendo doble clic sobre los nombres.

Eliminar un campo

Si queremos eliminar un campo:

• De forma dinámica, bastará con arrastrarlo fuera de la tabla dinámica.  En la siguiente imagen eliminamos el campoRegión.

• También podemos efectuar las modificaciones desde la vista diseño, a la que accedemos por cualquiera de los métodos anteriormente mencionados:

Cambiar la función de agrupado en el área de datos

Para poder seguir este punto partiremos de una tabla dinámica con los campos Vendedor y Región en el área de Campos de fila, y el campo Producto en el área de Campos de página.

Al situar un campo en el área Campos de datos se le aplicará la función de agrupado SUMA por defecto. Podemos fácilmente cambiar el tipo de cálculo (función de agrupado) que nos muestran los datos de resumen.

Siguiendo con el ejemplo anterior, además de la Suma de Ventas, deseamos obtener la Cantidad de Ventas y el Promedio de Ventas.

En primer lugar, desde la vista diseño de la tabla dinámica, añadiremos dos veces más el campo Ventas al área Campos de datos.  Aparecerán dos nuevas etiquetas de campos Suma - Ventas 1 y Suma - Ventas 2.

Para cambiar la función de agrupamiento que se efectúa sobre un campo deberemos hacer doble clic sobre su etiqueta en el área Campos de datos desde la vista diseño.

Se mostrará el diálogo Campo de datos, desde donde podremos cambiar la configuración del campo.

Aplicando a los nuevos campos la función de agrupado Cantidad y Promedio respectivamente, se mostrarán las etiquetas de los campos como en la imagen.

Y la tabla dinámica resultante se mostrará así:

Hemos aplicado a la fila de títulos un ajuste de texto para que se identifiquen correctamente los diferentes resúmenes.

Podemos comprobar que los diferentes resúmenes (Suma, Cantidad y Promedio) se muestran en columnas, bajo una nueva etiqueta denominada Datos, que también se muestra en la vista diseño en el área de Campos de columna.

Si consideramos que puede resultar más claro mostrar la información en filas, podemos arrastrar el campo Datos al área de Campos de Fila, tanto de forma dinámica como desde la propia vista diseño.

Y el resultado será como la muestra.

La etiqueta Datos puede moverse a las áreas Campos de fila y Campos de columna, y situarla por delante o por detrás de cualquier otra etiqueta de campo, obteniendo tablas dinámicas con diferentes aspectos.

Formato del valor mostrado

Partimos de una tabla dinámica donde queremos mostrar el total de ventas por producto y vendedor, éstos últimos en el área Campos de fila:

En lugar de mostrar la información resumida por el importe de las ventas, queremos ver qué porcentaje sobre el total supone cada partida.

Desde la vista diseño de la tabla dinámica, activaremos la configuración de la etiqueta de campo Suma - Ventas haciendo un doble clic sobre ella.

En el diálogo Campo de datos activaremos el desplegable + Valor mostrado.

En el desplegable Tipo: seleccionaremos la opción % del total.

La tabla dinámica se muestra con el siguiente contenido:

Si desde la configuración del campo Producto en la vista diseño activamos la opción que muestra los subtotales el resultado obtenido será este: