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Filtro, ordenación y subtotales en tablas dinámicas

Podemos observar que todos las etiquetas de los campos que aparecen tanto en las filas como en las columnas disponen de un desplegable que nos permiten filtrar la tabla.

En nuestro ejemplo, podríamos filtrar la Región para ver sólo los datos de la Región Norte. Haremos clic sobre el desplegable de región, y tras desactivar Sur, obtendremos la tabla mostrando tan sólo las ventas en la región norte.

Filtrando por Región

Este es el resultado tras aplicar el filtro. Observemos que ahora el desplegable se muestra con su flecha en color azul, indicando que tiene un filtro activado:

Región filtrada

 

Los campos depositados en las áreas Campos de fila y Campos de columna muestran siempre el detalle de los datos que no han sido filtrados.

Por contra, si filtramos desde los campos depositados en el área Campos de página, no se muestra el detalle de los datos no filtrados.

Filtremos ahora por Producto dejando que participen en los datos de la tabla las entradas de Cerdo, Cordero, Pollo y Vacuno, así que desde el filtro desactivamos todas las restantes:

Filtrando por Producto

Este es el resultado:

Producto filtrado

Si podemos ver el detalle de ventas de cada vendedor para la región Norte (campo de columna), el detalle de ventas para cada producto (campo de página) no se muestra, ya que vemos las ventas de todos los productos filtrados totalizadas.

Utilizar el filtro estándar en tablas dinámicas

Si desde el botón + Opciones en la vista diseño activamos la opción Añadir filtro se mostrará un nuevo botón Filtrar en la esquina superior izquierda de la tabla.

El botón Filtrar nos permite aplicar condiciones de filtro mediante el potente diálogo del filtro estándar (incluso por campos que no aparecen en el diseño de la tabla).

Botón Filtrar en tabla dinámica

Por ejemplo, para filtrar los datos por Fecha (nótese que se ha incluido ese campo en la fase diseño):

Filtrando por Fecha

Este será el resultado obtenido:

Fecha filtrada

Con los filtros que hemos activado estamos obteniendo la Suma de Ventas de la Región Norte durante los años 2014 y 2015, sólo para los productos cárnicos, detalladas por vendedor.

Ocultar datos

Además de utilizar el botón filtro en la etiqueta del campo correspondiente (que es el método que recomendamos) también podemos ocultar elementos por este procedimiento:

  • Desde la vista diseño de la tabla dinámica haremos un doble clic sobre la etiqueta de campo en el área Campos de fila, columna o página cuyos datos queremos ocultar.
  • Desde el diálogo Campo de datos, activamos el botón Opciones
  • Ocultamos los elementos desde la lista Ocultar elementos
Ocultar elementos desde el diálogo Opciones de los campos de datos
El resultado obtenido es el siguiente:
Ocultar elementos desde el diálogo Opciones de los campos de datos
Advertencia   No debemos utilizar los botones Orden ascendente ni Orden descendente en tablas dinámicas.

El método más sencillo para ordenar los datos presentados en la tabla dinámica es el siguiente:

  • Desde el desplegable de las etiquetas de campo situadas en el área Campos de fila o Campos de columna, seleccionaremos Orden ascendente u Orden descendente.
Ordenar por una etiqueta de campo

También podemos ordenar los datos mostrados mediante el siguiente desde la vista diseño de la tabla dinámica:

  • Haremos doble clic sobre la etiqueta de campo en el área de Campos de fila, columna o página por el que deseamos ordenar
  • Desde el diálogo Campo de datos activamos el botón Opciones
  • Desde el diálogo Opciones de los campos de datos, ordenamos los elementos desde la sección Ordenar por
Diálogo Opciones de los campos de datos

Puedes mostrar una selección de los valores superiores o inferiores, como por ejemplo, el vendedor que más ha vendido por cada gama de producto.

  • Desde la vista diseño de la tabla dinámica haremos doble clic sobre la etiqueta de campo en el área Campos de fila, columna o página correspondiente, en este caso, Vendedor.
  • Desde el diálogo Campo de datos, activamos el botón Opciones
  • En el diálogo Opciones de los campos de datos definimos los elementos a mostrar desde la sección Mostrar automáticamente
Mostrando valores superiores en una tabla dinámica
 
 
Para cada gama de producto obtendremos ahora el vendedor que más ha vendido (en esa gama de producto), y el importe total de sus ventas:
 
Mostrando el vendedor que más ha vendido por gama de producto

Cuando hay más de una etiqueta de campo en el área Campos de fila, se pueden mostrar subtotales en los diferentes campos.

Para mostrarlo, de nuevo cambiamos el diseño de la tabla dinámica para que simplemente muestre la Suma de Ventas por Producto y Vendedor.

Tabla dinámica con dos campos de fila

En este caso nos puede resultar interesante mostrar los subtotales por Producto.

Para ello, desde el menú contextual accederemos nuevamente a la vista diseño de la tabla.

Haciendo doble clic sobre la etiqueta del campo en el área Campos de filas o de columnas correspondiente podemos mostrar el diálogo Campo de datos;  en este caso, lo haremos sobre el campo Producto

El diálogo Campo de datos, nos ofrece la posibilidad de mostrar Subtotales.

Podemos seleccionar entre Ninguno, Automático o Definido por el usuario, en cuyo caso podremos crear diferentes subtotales, seleccionando diferentes tipos de cálculo.

Para este caso recomendamos utilizar la opción Definido por el usuario y activar la opción Suma, por mostrar una leyenda más adecuada en la tabla dinámica.

Cambiando configuración de subtotales para Producto

Después de Aceptar la configuración de campo y el diseño de tabla, podremos ver los subtotales de Producto en nuestra tabla dinámica.

Tabla dinámica con Subtotales de Producto

 

Mostrar disposición de esquema con subtotales arriba/abajo

Desde el diálogo Campo de datos, tras activar los subtotales, podemos activar el botón Opciones....

Desde el apartado Opciones de visualización > Disposición podemos activar Disposición de esquema con subtotales arriba:

Mostrar subtotales arriba o abajo

El resultado será el siguiente:

Mostrar subtotales arriba en la tabla dinámica

Si seleccionamos la opción Disposición de esquema con subtotales abajo, el resultado será el siguiente:

Mostrar subtotales arriba en la tabla dinámica

Para volver al formato por defecto seleccionamos la opción Disposición tabular.

Vídeo: Ordenación, filtros y subtotales en tablas dinámicas