Segons el RD 4/2010 el document electrònic és:
Informació de qualsevol naturalesa, en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
Els components del document electrònic són:
-
Contingut : conjunt de dades o informació del document.
-
Signatura electrònica.
-
Metadades mínimes obligatòries.
Les metadades són elements que proporcionen context al document. La definició comuna de metadada és "dada que defineix i descriu altres dades". Per exemple, trobem entre les metadades, el número de l’expedient, el codi SIA del procediment, l’interessat, si és una còpia autèntica o un original, etc. Aquestes són “meta” perquè són dades que complementen els documents (o expedients) electrònics però que no es visualitzen per defecte si s’imprimeix el document, però que si es poden fer amb un visualitzador d’aquestes. Per exemple, i per a que s’entengui millor, una fotografia impresa no mostra el dia en què fou presa ni la ubicació GPS del lloc on es va fer, però en canvi, aquestes són metadades del document electrònic de la foto.
L'i-EMGDE (Esquema de Metadades de Gestió Documental Electrònica) inclou les metadades mínimes obligatòries, definits en les normes tècniques d'interoperabilitat de Document electrònic i Expedient electrònic, així com altres metadades complementàries pertinents en una política de gestió i conservació de documents electrònics. Podeu trobar més informació en l’enllaç següent:
https://administracionelectronica.gob.es/ctt/eemgde
Perquè un document electrònic administratiu sigui vàlid ha de contenir:
-
La informació de qualsevol naturalesa arxivada en un suport electrònic segons un format determinat (el text de la resolució, informe, etc.)
-
Les signatures electròniques que corresponguin (signatura electrònica de conseller, director, funcionari, etc.)
-
Una referència temporal el moment en què s’ha emès (no es poden signar documents en data diferent a l’actual, etc.)
-
Les metadades mínimes exigides.
-
Han de poder ser individualitzats i tenir un tractament diferenciat de la resta de documents que puguin formar part de l’expedient electrònic (per exemple, un ofici pel qual es notifica una resolució han d’anar separats, una cosa és l’ofici de notificació i l’altra la resolució. S’han de poder separar perquè en algun moment donat s’ha de poder accedir a un o l’altre per separat).
La Llei 39/2015 defineix en l’article 70 l'expedient administratiu com el “conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la”, establint a més que “els expedients han de tenir format electrònic”.
Un expedient electrònic està format per:
-
Documents electrònics, que han de complir les característiques d'estructura i format establertes en la Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Document electrònic.
-
Índex amb la relació de documents que formen part de l’expedient i permetrà la seva recuperació sempre que calgui.
-
Signatura de l'índex electrònic per l'Administració, òrgan o entitat i que, garantirà la integritat de l'expedient electrònic (si en la remissió d’un expedient manca un document o se n’hi afegeix un de nou, la signatura de l’índex detectarà que no és vàlid).
-
Metadades de l'expedient electrònic.
No forma part de l’expedient electrònic la informació que tingui caràcter auxiliar o de suport, com la continguda en aplicacions, fitxers i bases de dades documentals.
La gestió de documents i expedients electrònics permetrà millorar el servei al ciutadà i la gestió interna. A mode d’exemple, es facilitarà l’accés als expedients des de la carpeta ciutadana, es millorarà la transparència, es facilitarà la remissió entre administracions de documentació, es reduiran els espais físics d’emmagatzematge o se’n garantirà la conservació mitjançant còpies de seguretat en diferents ubicacions.