1. Control i seguiment del projecte: indicadors

Indicadors

En tots els projectes hi haurà variacions entre els plans i els fets.

La pregunta clau del seguiment és: les variacions que es produeixen, són acceptables?

Per això, s'haurà d'establir un sistema d'indicadors clau de rendiment (KPI, key performance indicator) per fer el seguiment i el control del projecte mitjançant una taula de registre de KPI i disposar d'un sistema d'escalat per comunicar les desviacions significatives als interessats.

Les variacions poden ser de dos tipus:

• Amb causa definible (a causa d'errors humans, d'equip, de procediment, de disseny...). Aquestes variacions han de ser detectades i les causes, eliminades. Un error comú en la gestió de projectes és corregir la variació però no analitzar la causa que l'ha provocat, per la qual cosa l'error es repeteix en el futur.
• Sense causa definible. Degudes a la naturalesa del procés; s'han de gestionar com a riscs.

Es poden cobrir les variacions mitjançant reserves de contingència.

Com definir els KPI?

Per definir els KPI se sol aplicar l'acrònim SMART, ja que han de ser:

• Específics (Specific)
• Mesurables (Measurable)
• Assequibles (Achievable)
• Rellevants (Relevant)
• Temporals (Timely); és a dir, ha de ser possible fer un seguiment de la seva evolució en el temps.

Els passos que cal seguir són:

• Reflexionar sobre l'objectiu/missió.
• Determinar la tipologia de resultats a obtenir i les magnituds a mesurar.
• Determinar els indicadors representatius de les magnituds a mesurar.
• Establir els resultats a què es vol arribar per a cada indicador definit.
• Formalitzar els indicadors amb els resultats a què es vol arribar (meta).

Exemple de definició d'un KPI:

• Objectiu: Mesurar els terminis de lliurament d'un proveïdor del projecte.
• Meta: No hi ha d'haver ni un dia de retard en els lliuraments.
• Marge de referència: retard de 5 dies.
• Forma de càlcul: data de lliurament prevista-data de lliurament real.
• Font de dades: full de registre de comandes.
• Periodicitat: quinzenal.
• Responsable: cap de projecte.

Suposem un instant de seguiment amb la següent informació:

• Meta és el valor que hem definit com a objectiu, és a dir, 0 dies de retard.
• Marge és el valor que hem establert com a límit, és a dir, 5 dies de retard.
• En aquest instant de seguiment el proveïdor ha fet un lliurament amb 3 dies de retard, per la qual cosa l'indicador es compleix en un 40 %.

Suposem un instant de seguiment amb la següent informació:

• Meta és el valor que hem definit com a objectiu, és a dir, 0 dies de retard.
• Marge és el valor que hem establert com a límit, és a dir, 5 dies de retard.
• En aquest instant de seguiment el proveïdor ha fet un lliurament amb 7 dies de retard, per la qual cosa l'indicador es compleix en un 0 %.

Exemples de KPI:

• Desviació temporal
• Desviació d'hores
• Desviació del cost
• Desviació del termini
• % Avançament
• Satisfacció dels clients
• Nombre de visites
• Inspeccions tècniques superades
• % errades sobre disseny
• Nombre d'incidències
• Ràtio de queixes

A kpilibrary podem consultar els principals KPI per sector i procés.

Principals KPI EVM

EVM (earned value management) és una tècnica de gestió que permet controlar l'execució del projecte a través de pressupost i calendari d'execució. Els principals KPI que poden obtenir-se en aplicar aquesta tècnica són:

Terminis:

• SV: variació en termini respecte al previst
• SPI: eficiència d'utilització del temps
• EACT: acabament previst del projecte

Costs:

• CV: variació en cost respecte al pressupost
• CPI: eficiència d'utilització dels recursos
• ETC: cost previst del treball restant
• EAC: cost previst a l'acabament
• VAC: variació prevista en costs a la conclusió
• TCPI: eficiència d'utilització dels recursos pendents