6. Lliçons apreses i gestió del coneixement
Les lliçons apreses són el coneixement adquirit i recopilat durant l'execució del projecte a fi de millorar les actuacions futures.
Importància:
- Permeten compartir el coneixement adquirit.
- Permeten identificar bones i males pràctiques.
- Donen suport per millorar planificacions.
- Donen oportunitat de millora de processos.
- Donen oportunitat de millora d'actius de l'organització.
- Donen oportunitat per gestionar millor els riscs.
- Donen suport a la presa de futures decisions.
- Donen suport en la capacitació de futurs equips.
- Permeten reduir incertesa.
- Permeten millorar temps de resposta.
- Eviten estancament i afavoreixen la millora contínua.
Normes:
- Ser positiu.
- Involucrar tots els interessats.
- Anàlisi professional, no personal.
- No culpar ningú dels fracassos.
- Utilitzar dades i fets.
- Fer resum escrit concís.
- Autocrítica.
- Analitzar tant èxits com fracassos.
- Analitzar quines estratègies han contribuït a l'èxit.
- Comunicar resultats a la direcció i l'organització.
- Utilitzar un facilitador neutral, si és possible no involucrat en el projecte.
Registre de lliçons apreses
Per elaborar la plantilla de lliçons apreses del nostre projecte, hem de considerar la següent informació:
- Identificador de la lliçó apresa: número, lletres, per identificar la lliçó apresa de forma unívoca.
- Fase: fase del projecte en què es produeix la lliçó apresa (inici, planificació, execució, control, tancament...).
- Situació: situació a què ens hem enfrontat.
- Accions: accions preses per fer front a la situació a què ens hem enfrontat.
- Resultat: resultats de les accions preses per fer front a la situació. S'hauria de respondre a preguntes com Què va sortir bé? Què va sortir malament? Sorpreses positives / negatives?
- Lliçó apresa: descriure la lliçó apresa i com podríem millorar els resultats obtinguts.
- Coneixement en projecte actual: moment del projecte actual en què pot ser útil considerar la lliçó apresa.
- Coneixement en altres projectes: projectes actuals de la nostra organització en els quals haurien de considerar la lliçó apresa.
- Coneixement en projectes futurs: potencials projectes futurs en els quals hauríem de considerar la lliçó apresa.
- Interessats: rols, persones, organitzacions que haurien de ser informats de la lliçó apresa.
- Comunicació: mitjans recomanats per informar de la lliçó apresa (correu, telèfon, reunió...).
Gestió del coneixement
Les empreses han d'incloure un procés específic de gestió del coneixement en el seu mapa de processos actiu. Aquest procés ha de recollir el coneixement tàcit i l'explícit, amb la següent dinàmica:
- Adquirir o crear el coneixement (localitzar, inventar, investigar, cercar, sintetitzar, etc.).
- Organitzar el coneixement (ordenar, estructurar, etc.).
- Compartir (distribuir, gestionar, difondre, etc.).
- Transferir o utilitzar (publicar, utilitzar, retroalimentar, innovar, etc.).