2. Control i seguiment del projecte: control integrat de canvis
Control integrat de canvis
En tot projecte hi haurà canvis.
Les fonts de canvis són diverses:
- Aprenentatge durant el projecte
- Canvis en l'organigrama
- Inestabilitat pressupostària
- Tecnologia canviant
- Entorn competitiu
- Forces macroeconòmiques
- Simple canvi d'idees
Els canvis proposats no s'han de descartar sense més ni més; per gestionar-los seguirem el procediment definit en el pla. La definició del procés s'ha explicat ja en el mòdul 3 (apartat «Replanificació: Gestió de les línies base de temps, abast i costs»).
Cada vegada que es rebi una petició de canvi, l'equip de direcció de projecte ha d'analitzar la petició i avaluar-ne l'impacte en terminis, costs, abast i qualitat.
Després, amb tota la informació, el comitè de gestió de canvis (CGB) prendrà la resolució d'acceptar o rebutjar la petició de canvi:
- Si el canvi es rebutja, cal justificar per què.
- Si el canvi s'aprova, cal revisar els documents de planificació del projecte per incorporar les activitats al pla, i per comunicar als interessats afectats, inclòs l'equip del projecte, el nou escenari.
El procés d'analitzar l'impacte i replanificar inclou el fet d'assignar els recursos i el pressupost necessaris per dur a terme els canvis en el projecte. Aquest és el moment en què es posa de manifest si les peticions de canvi són justificades i estan alineades amb les prioritats del projecte, cas en què caldrà assignar més recursos o temps extra per implementar els canvis. Al contrari, si el canvi no justifica la necessitat de més recursos, serà un criteri objectiu per rebutjar la petició.
Durant aquest procés hem de ser capaços de comunicar la necessitat de més recursos humans i materials per implementar els canvis, la qual cosa influeix directament en la percepció que el patrocinador i el client en tindran.
Important: durant el procés de control integrat de canvis mai s'han de perdre de vista els objectius del projecte.
Com documentar la sol·licitud de canvi?
Teniu disponible una plantilla sobre sol·licitud de canvi i una altra de control de canvis.
El procés de sol·licitud de canvis ha de ser àgil i no retardar el projecte. Hi ha canvis que han de fer-se immediatament, però això no implica que no hagin de ser degudament documentats després d'implementar-se i sotmetre's a la revisió del CGB.
Estratègies:
- Utilitzar prototips i enfocaments àgils per manifestar la necessitat de canvis el més aviat possible.
- Aplicar mètodes de gestió de configuració per detectar quan no és apropiat acceptar canvis.
- Ensenyar a l'organització a navegar a favor del corrent per minimitzar els canvis.
- Introduir el concepte wishlist per dur a terme els canvis només si es disposa de temps i de recursos sense impactar en la línia base del projecte.
- Aplicar tècniques de priorització, com MOSCOW.
- Aplicar tècniques de simplificació, com PARETO, KISS, DRY, DIE, etc.
Per a més informació, consultau <hands-on-pm.blogspot.com.es >.
Lliçons apreses en la gestió de canvis
Si es defineix un procés formal de sol·licitud de canvis, es redueix notablement el nombre de peticions.
Molts casos relacionats amb el scope creep o 'corrupció de l'abast' es deuen al fet que les sol·licituds de canvis que es duen a terme durant l'execució del projecte no estaven documentades. Els interessats prefereixen no deixar constància de sol·licituds de canvis que desitjarien però no formen part de les prioritats del projecte. Aquest és l'exemple típic del client que s'apropa al membre de l'equip i li «comenta» la possibilitat d'introduir un canvi «sense importància».
Si les peticions de canvi no es registren, és impossible dur-ne a terme un seguiment; i si s'arriben a executar aquests canvis indocumentats serem incapaços de dur a terme un control sobre el projecte, se'ns escaparà de les mans.
Documentar les peticions de canvi serveix per fer un seguiment, avaluar-ne l'impacte i aprovar-ho, si és el cas. Fins i tot en el cas que les peticions de canvi no s'hagin aprovat, la documentació i l'anàlisi que hàgim duit a terme sobre el seu impacte ens servirà per establir criteris d'acceptació en el futur.
- Cal no confondre el procés de sol·licitud de canvis amb el feedback o retroalimentació que hem de rebre a tota hora de les parts interessades o stakeholders.
- Complementar el procés de control integrat de canvis amb un registre d'incidències i un quadern de bitàcola.
Registre d'incidències i quadern de bitàcola
El registre d'incidències permet gestionar l'estat i la prioritat de les incidències que es produeixen durant l'execució del projecte.
El quadern de bitàcola ens permet reconstruir, en ordre cronològic, els fets més rellevants del projecte.
