Saltar la navegación

5. Activitats de finalització del projecte

Activitats de final del projecte

El tancament del projecte és una etapa en què hem de gestionar la transferència dels lliurables i els resultats de l'equip del projecte a l'equip client.

M4-8

L'error més habitual consisteix a no planificar totes les activitats necessàries per finalitzar el projecte, prenent com a base que el tancament és una mera reunió simbòlica i formal amb la direcció del projecte.

Per tancar un projecte amb èxit hem d'assegurar que es compleixen les expectatives de tots els interessats, i hem de dotar aquesta fase dels recursos i els temps necessaris.

Si no planificam el tancament del projecte, l'escenari típic és el següent:

  • El producte o el servei resultant presenta encara problemes (no és completament fiable).
  • El treball més urgent és el de documentar.
  • El projecte es va quedant sense recursos.
  • El projecte va retardat.
  • El projecte té sobrecost.
  • Les persones que segueixen en l'equip no saben res sobre el seu futur.
  • El sentiment de pànic.

Les activitats necessàries per tancar el projecte són:

  • Recollir informació de l'equip i dels clients.
  • Mantenir una reunió de revisió del projecte amb la direcció.
  • Elaborar un informe formal de tancament de projecte:

    • Resultats obtinguts versus resultats esperats.

    • Desviacions en termini.

    • Desviacions en costs.

    • Riscs materialitzats i resultat.

    • Principals canvis aprovats durant el projecte.

    • Acta de recepció (provisional, definitiva, garantia).

  • Tancar individualment amb cada proveïdor:

    • Avaluació del proveïdor.

    • Tancament contractual.

    • Facturació.

  • Notificar tancament:

    • Interessats.

    • Departament financer: facturació, tancament comptable, etc.

    • Departament de qualitat: anàlisi de satisfacció, auditoria, etc.

    • Màrqueting - comunicació: esdeveniments, xarxes socials, mitjans, etc.

  • Elaborar la llista de lliçons apreses.
  • Avaluar si hi ha lliurables reutilitzables.
  • Elaborar un inventari de tota la documentació de gestió del projecte.
  • Avaluar els membres de l'equip i fer-ne reconeixement.
  • Celebrar l'acabament del projecte.