3. Control i seguiment del projecte: control de proveïdors

Anteriorment hem tractat el procés de selecció i contractació pública de proveïdors per executar parcialment o totalment els treballs i/o subministrar els recursos materials i/o humans necessaris per al desenvolupament del projecte.

Durant l'execució del projecte, haurem de:

• Supervisar l'avanç dels treballs duits a terme pels proveïdors. Encara que hi hagi unes dates estipulades de lliurament, és important establir punts de control periòdics per avaluar si hi ha variacions respecte al pla i actuar en conseqüència.
• Comprovar que els lliurables compleixen els criteris de qualitat i d'acceptació definits en l'abast del projecte.
• Certificar parcialment o totalment els treballs duits a terme pels proveïdors. En l'Administració pública, les certificacions solen estar associades a l'acceptació i el pagament de factures a proveïdors, per la qual cosa s'aconsella que les certificacions es corresponguin amb lliurables complets i s'adjunti a la factura un informe de compliment de criteris de qualitat (proveïdor) i proves d'acceptació per l'equip de direcció del projecte. És important no afanyar-se ni demorar el procés de certificació per no crear tensions innecessàries amb els proveïdors.
• Actualitzar l'acumulat del pressupost consumit del projecte partint de les certificacions que s'han duit a terme.
• Aplicar penalitzacions, si estan definides en el contracte, per incompliment de fites i/o nivells de servei.

Si el projecte s'executa en l'àmbit públic i tractam amb proveïdors, hem de tenir en compte que l'acceptació del canvi pot requerir ampliació de pressupost i, per tant, la modificació del contracte.