4. Comunicació en la gestió del projecte
INTRODUCCIÓ
Estar al corrent del que succeeix en un projecte una vegada iniciat és un repte molt més gran que elaborar el pla inicial del projecte.
Les «sorpreses» acostumen a esdevenir problemes molt més greus, per la qual cosa la comunicació és un dels factors clau en l'èxit d'un projecte, la qual inclou:
- Identificar els interessats (stakeholders)
- Gestionar-ne les expectatives
- Informar de l'acompliment
Dimensions de la comunicació:
- Interna i externa
- Formal i informal
- Vertical i horitzontal
- Oficial i no oficial
- Escrita, verbal i no verbal
Mètodes de comunicació:
- Interactiva (multidireccional): telèfon, reunió...
- Push (s'envia a un receptor específic): carta, correu electrònic...
- Pull (el receptor accedeix segons el seu criteri): web, blog...
COMUNICACIÓ INTERNA I EXTERNA
Comunicació interna és la que es du a terme en l'equip del projecte. Cal establir els procediments necessaris per saber QUÈ succeeix en el nostre projecte, sense entorpir les tasques de l'equip, i ASSEGURAR que totes persones saben QUÈ FER i COM i a QUI informar si hi ha cap problema.
És fonamental fomentar la transparència i que el nostre equip entengui que hem de mesurar per saber COM va el projecte, corregir els problemes ABANS que siguin massa grans i mantenir l'equip informat de QUÈ ha de fer per dur a terme les seves tasques (replanificació).
Per a això planificarem les següents accions de comunicació:
- Comunicació inicial de responsabilitats.
- Comunicació del «llançament» del projecte.
- Comunicació del director del projecte amb cada membre de l'equip o responsables.
-
Periòdiques: cal posar-les a l'agenda, ja que si no bloquejam l'agenda després no es duen a terme.
-
Informals: permeten obtenir informació complementària; són les reunions de passadís, cafeteria, etc.
- Comunicació entre membres de l'equip. Verbal? Per correu electrònic? Amb eines específiques?
- Reunions de seguiment del projecte.
La comunicació externa inclou ciutadania, directors funcionals... Els interessats són informívors, i la millor estratègia és la gestió d'expectatives, establir un sistema d'escalat d'incidències, informar puntualment dels problemes i de les seves causes i proposar solucions.
És important revisar les matrius de poder, interès, influència, impacte, exigència i dependència per poder prioritzar els esforços i l'eficàcia.
INFORMES DE SEGUIMENT I RETROALIMENTACIÓ
L'objectiu de l'informe de seguiment ha de ser:
- Mesurar: determinar l'evolució del projecte.
- Avaluar: determinar les causes de variació i la seva importància.
- Actuar: efectuar canvis en el projecte, posar en marxa accions correctives i actualitzar el pla.
Per elaborar l'informe hem de revisar el pla de comunicació del projecte: de QUÈ informam, QUI informam, QUAN informam i COM informam.
- Fixar una freqüència, un període i una forma de dur-lo a terme.
- Classificar sempre en passat, actual i futur.
- Determinar nivells de variació que disparin alarmes.
- Estimar el treball duit a terme en el període i en el passat.
- Reestimar el futur (replanificar).
A part dels indicadors (KPI) definits, quina informació és susceptible de ser inclosa en l'informe de seguiment?
Per a més informació, consultau les plantilles d'informe d'estat de projecte i d'informe de seguiment.
Si un projecte no té feedback o retroalimentació, està condemnat al fracàs.
Per gestionar les expectatives dels interessats, és clau disposar de processos de retroalimentació adequats, i hem d'estar preparats per al feedback positiu i per al negatiu.
ANNEX: EINES DE COMUNICACIÓ EN EQUIPS DE PROJECTE
Selecció d'eines sense cost (algunes amb limitació de tasques, usuaris, volum, etc.)
- Organització de tasques:
- Documentació compartida:
https://www.google.com/intl/es_ALL/drive
- Videoconferència: