A través de l'exercici d'aquest dret, els interessats pels tractaments poden conèixer si les seves dades de caràcter personal són tractades per part de l'Administració pública o de l'òrgan administratiu responsable del tractament, quines dades són objecte d'aquest tractament, la finalitat del tractament, l'origen de les dades esmentades i si s'han comunicat o es comunicaran a un tercer.
Alhora, amb l'aplicació de l'RGPD, en l'article 15 –sota la rúbrica «Dret d'accés de l'interessat»–, s'amplia la possibilitat de coneixement de les diverses circumstàncies relatives al tractament de les dades personals realitzat pel responsable.
D'acord amb aquest precepte:
1. L'interessat tindrà dret a obtenir del responsable del tractament confirmació de si es tracten o no dades personals que el concerneixen i, en aquest cas, dret d'accés a les dades personals i a la informació següent:
a) els fins del tractament;
b) les categories de dades personals de què es tracta;
c) els destinataris o les categories de destinataris a què es van comunicar o es comunicaran les dades personals, en particular destinataris en tercers o organitzacions internacionals;
d) en cas que sigui possible, el termini previst de conservació de les dades personals o, si no és possible, els criteris utilitzats per determinar aquest termini;
e) l'existència del dret a sol·licitar del responsable la rectificació o supressió de dades personals o la limitació del tractament de dades personals relatius a l'interessat, o a oposar-se a aquest tractament;
f) el dret a presentar una reclamació davant una autoritat de control;
g) quan les dades personals no s'hagin obtingut de l'interessat, qualsevol informació disponible sobre el seu origen;
h) l'existència de decisions automatitzades, incloent-hi l'elaboració de perfils, a què es refereixen l'article 22, apartats 1 i 4, i, almenys en aquests casos, informació significativa sobre la lògica aplicada, així com la importància i les conseqüències previstes d'aquest tractament per a l'interessat.
2. Quan es transfereixin dades personals a un tercer país o a una organització internacional, l'interessat té dret a ser informat de les garanties adequades en virtut de l'article 46 relatives a la transferència.
3. El responsable del tractament ha de facilitar-li una còpia de les dades personals objecte de tractament. El responsable pot percebre per qualsevol altra còpia sol·licitada per l'interessat un cànon raonable basat en els costs administratius. Quan l'interessat presenti la sol·licitud per mitjans electrònics, i llevat que sol·liciti que es faciliti d’una altra manera, la informació s'ha de facilitar en un format electrònic d'ús comú.
4. El dret a obtenir còpia –esmentat en l'apartat 3– no afectarà negativament els drets i les llibertats d'altres.
Els mitjans més habituals per facilitar l'accés són la visualització en pantalla, la tramesa d'un escrit, còpia o fotocòpia per correu -certificat o no-, l'obtenció d'una telecòpia, la tramesa de correu electrònic o un altre sistema de comunicació electrònic i, en definitiva, la posada a disposició de l'interessat per part del responsable de qualsevol altre sistema adequat per a l'accés.
L'RGPD s'inclina a favor de la gratuïtat del primer accés mitjançant còpia de la informació i possibilita l'exigència d'un cànon orientat a sufragar els costs de les sol·licituds ulteriors.
La LOPDGDD ha modulat en l'article 13 algunes de les condicions d'exercici del dret d'accés en els termes següents:
- Quan el responsable tracti una gran quantitat de dades relatives a l'afectat i aquest exercici el dret d'accés sense especificar si es refereix a totes o a una part de les dades, el responsable pot sol·licitar-li, abans de facilitar-li la informació, que l'afectat especifiqui les dades o activitats de tractament a què es refereix la sol·licitud.
- El dret d'accés s'entén atorgat si el responsable del tractament facilita a l'afectat un sistema d'accés remot, directe i segur a les dades personals que en garanteixi, de manera permanent, l'accés a totes. A aquest efecte, la comunicació pel responsable a l'afectat de la manera en què pot accedir a aquest sistema és suficient per tenir per atesa la sol·licitud d'exercici del dret. No obstant això, l'interessat pot sol·licitar del responsable la informació referida als aspectes prevists en l'article 15.1 del Reglament (UE) 2016/679 que no s'inclogui en el sistema d'accés remot.
- Es pot considerar repetitiu l'exercici del dret d'accés en més d'una ocasió durant el termini de sis mesos, llevat que n'existeixi una causa legítima.
- Quan l'afectat triï un mitjà diferent del que se li ofereix que suposi un cost desproporcionat, la sol·licitud serà considerada excessiva, per la qual cosa l'afectat assumirà l'excés de costs que la seva elecció comporti. En aquest cas, només serà exigible al responsable del tractament la satisfacció del dret d'accés sense dilacions indegudes.
El dret d'accés és independent del dret d'accés a la informació pública que regula la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. També és independent del dret d'accés a la documentació en un procediment administratiu, regulat per la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
Per la seva banda, l'accés a la història clínica es regula específicament en la Llei 41/2002, de 14 de novembre, bàsica reguladora de l'autonomia del pacient i de drets i obligacions en matèria d'informació i documentació clínica –Llei d'autonomia del Pacient–, per bé que l'autoritat competent en matèria de protecció de dades pot tutelar aquest accés en cas que –una vegada exercit– la resposta no sigui satisfactòria per al ciutadà, o no s'hi hagi respost en els terminis prevists. A més, aquesta Llei permet l'accés a la història clínica dels pacients morts a persones que hi estiguin vinculades per raons familiars o de fet, llevat que el difunt l'hagués prohibit expressament i s'acrediti aquest fet.