Característiques de la comunicació

Depèn de la situació en la qual ens trobem comunicarem les alegries, les tristeses i altres sentiments. Això ho feim de manera verbal (donant informació sobre fets personals o no, opinions i actituds, descrivint o expressant sentiments, acords o desacords, fent preguntes, demanant informació, raonant i argumentant, etc.) i de manera no verbal (mitjançant l’expressió facial, la mirada, la postura corporal, els gests, la proximitat, el contacte físic, les claus vocals, l’aparença personal, etc.) Perquè el missatge sigui efectiu ha de tenir consistència entre ambdós comportaments.

Elements de la comunicació

En el procés de la comunicació intervenen una sèrie d’elements:

• Emissor: aquell que transmet la informació (un individu, un grup o una màquina)
  
  
• Receptor: aquell que rep la informació (un individu, un grup o una màquina)
  
  
• Codi: conjunt o sistema de signes que l’emissor utilitza per codificar el missatge
  
  
• Canal: element físic per on l’emissor transmet la informació i que el receptor capta pels sentits corporals. S’anomena canal tant el medi natural (aire, llum) com el mitjà tècnic utilitzat (impremta, ràdio, telèfon, ordinador, etc.), i la informació es rep per mitjà dels sentits del receptor (oïda, vista, olfacte, tacte i gust).
  
  
• Missatge: la informació que l’emissor transmet.
  
  
• Context: circumstàncies temporals, espacials i socioculturals que envolten el fet o acte comunicatiu i que permeten comprendre el missatge.
   

Així, un emissor envia un missatge a un receptor, a través d’un canal i dels signes d’un codi, i d’acord amb el context en què se situa aquest acte de comunicació.

Objectius de la comunicació

La comunicació té com a objectiu generar en el receptor del missatge una determinada resposta. Concretament, els objectius són:

Transmetre missatges compresos pel receptor. Despertar sentiments en el receptor o que els expressi. Convèncer l’oient que els nostres arguments li serveixen. Aconseguir que el receptor accepti els raonaments de l’emissor, el qual es recolza en certes dades o aspectes evidents.

Mètodes de comunicació interna a l’empresa

Donar-li la importància que mereix possibilita entre altres coses millorar el clima i la productivitat laboral.

Existeixen moltes eines disponibles per posar-la en pràctica. Es pot optar per les que s’adaptin millor a les seves possibilitats o objectius. Algunes de les més utilitzades són:

• Manual d’empleat: inclou informació relacionada amb l’empresa que tot empleat hauria de conèixer. Pot incloure la història de l’empresa, les seves normes internes, la seva missió i valors, les polítiques de recursos humans, l’organigrama, pautes de seguretat o procediments específics.
  
  
• Publicació institucional: amb l’objectiu d’informar els empleats, en forma de revista, diari o fullet intern —en paper o digital—, inclou dades de l’operativitat de l’empresa i dels mateixos empleats.
  
  
• Tauler d’anuncis: és un mitjà de comunicació efectiu sempre que se situï en un lloc concorregut pels empleats, amb accés visual fàcil. És necessari actualitzar-lo periòdicament i indicar-hi la data de cada publicació. Pot incloure informacions legals o socials, resultats de l’empresa, polítiques noves o intercanvis entre el personal (compravenda, oferiments per compartir transport o fotos de famílies, per exemple).

• Circulars: és un missatge que s’envia a tota l'empresa o a una part d’ella. Els mitjans per fer-la conèixer són variats (correu electrònic, carta, intranet, blogs, etc.). Pot donar a conèixer informació, ordres, suggeriments o convocatòries.
  
  
• Reunions: permeten la interacció personal en els equips de treball o entre les diferents àrees de l’empresa. Poden usar-se per informar, capacitar, coordinar noves tasques i prendre decisions. És fonamental que es planifiquin de manera convenient, es duguin a terme en un lloc adequat i es convoquin amb antelació.
  
  
• Correu electrònic: no tots els empleats tenen un ordinador com a eina de treball, però depenent del tipus de comunicació el correu electrònic és una eina molt útil, ja que representa un mitjà ràpid de comunicació amb molts interlocutors. Alhora és de baix cost i fàcil de personalitzar.
  
  
• Bústia de suggeriments: és una font important d’informació si s’utilitza correctament i de manera activa. L’objectiu és conèixer les opinions i propostes dels empleats en diversos aspectes: normes, organització, condicions de treball, tasques, relacions laborals, beneficis socials.
  
  
• Videoconferència: és una eina molt utilitzada gràcies a la seva rapidesa i baix cost. Permet connectar dues o més persones distanciades geogràficament, amb la qual cosa s’eviten desplaçaments i s’estalvien temps i costs.
  
  
• Intranet: és una xarxa de comunicació dins l’empresa. La seva instal·lació és simple i econòmica: només requereix la inversió en infraestructura. El seu avantatge principal és que és un mitjà ràpid i instantani: permet disposar a l’instant de la informació, el material compartit o la base de dades de l’empresa.