1.2. Elements de Trello

1.2.1. Creació del tauler

En primer lloc crearem un tauler. Podem escollir diferents opcions de visibilitat per aquest tauler («Privat», «Equip» i «Públic»); i també configurar determinats aspectes: «Nou», «Edició», «Esborrament», «Reobertura» i «Preferències».
Com ja hem indicat, aquest tauler o espai pot recollir un projecte, la producció d'un bé o una fase estratègica de la vostra empresa com per exemple, la selecció i contractació del personal en el Departament de RH.

1.2.2. Configuració del flux de treball

En primer lloc pensarem en els estats en què es divideix el flux de treball que hàgim triat. En molts taulers Trello trobareu la nomenclatura bàsica en anglès «To do», «Doing» i «Done». Aquesta seqüència d'estats es reflectirà a través de les columnes del tauler o llistes. Pensau que aquestes columnes no són ni definitives ni tancades, i haureu adequar-les als estats del vostre flux.

1.2.3. Creació de targetes

En cada llista (columna) recollirem les targetes que representen les tasques que s’han de dur a terme. El fi és que aquestes targetes o tasques vagin passant per tots els estats del flux de treball definits. Per norma, aquelles targetes que apareguin en primer lloc, seran les de prioritat major, si bé cadascú ha d’establir les seves regles del joc, ja que kanban és una metodologia oberta. Si treballau en equip, assegurau-vos que tots els membres coneixen aquestes regles del joc. Per exemple, quin és el criteri per considerar que una tasca passa a l'estat de «Done» (o «Feines fetes»).

A aquestes targetes podreu afegir tota aquesta informació:

• Títol de la tasca.
• Membres: la persona que ha creat la tasca o aquella a la qual li l'han assignada.
• Etiquetes: assignació de colors per importància, per àmbit o per projecte.

A més, podreu dur a terme aquestes accions que veurem:

• Llista de verificació (check list).
• Data de venciment.
• Adjuntar arxius.
• Moure a un altre tauler o una altra llista.
• Subscriure-us per fer seguiment de la targeta.
• Arxivar.
• Esborrar.
• Votar per fer enquestes.
• Imprimir.
• Copiar targetes ja creades, i seleccionar els atributs de la targeta que voleu duplicar. També té la funció d'autocompletar.
• Compartir.

Si bé hem establert tres columnes o llistes, podreu veure que en alguns tutorials s’aconsella incloure-hi un backlog, una mena de sac on introduïu totes les idees que sorgeixen en una reunió, o les tasques pendents.

Quan comenceu a planificar una setmana podeu passar una part d'aquestes tasques del backlog a «To do» («Feines per fer»).

Quan comenceu amb una tasca, l’heu de passar a la columna «Doing» («Feines en marxa»). El propòsit final és que aquesta tasca passi a la columna «Done» («Feines fetes»).

Tingueu en compte en tot cas el TEC (límit de treball en curs) que us heu marcat per veure si es correspon amb els vostres recursos i disponibilitat, ja que l'objectiu és l'equilibri: no és tant començar tasques, sinó aconseguir acabar-les i avançar en el procés.