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Formato de celdas

Las celdas se caracterizan por dos propiedades fundamentales: su contenido y su formato. Ya hemos visto como podemos introducir contenido en las celdas.

Pero trabajar con hojas de cálculo no es solamente manejar datos. Es también hacerlos presentables, y en ocasiones, hasta atractivos a la vista.

Calc ofrece herramientas que nos permiten mejorar el aspecto de nuestra hoja de cálculo aplicando propiedades de formato.

Siempre que queramos modificar el formato de una celda deberemos seleccionarla previamente (la celda o el rango de celdas) para, seguidamente, aplicar las propiedades de formato deseadas.

Hay varios caminos para aplicar formatos:

  • La barra de herramientas de Formato nos ofrece un conjunto mínimo de propiedades que podemos aplicar a las celdas. Apuntando encima de cada botón o desplegable, una etiqueta emergente nos mostrará su funcionalidad. Recuerda que se pueden modificar las órdenes que muestra la barra seleccionando Botones visibles en el menú contextual de la barra.
  • La ficha Propiedades de la barra de herramientas lateral ofrece un conjunto algo más ampliado de propiedades de formato.
  • El cuadro de diálogo Formato de celdas muestra la totalidad de formatos que podemos aplicar; se invoca, entre otras, por diferentes vías:
    • Desde el menú Formato > Celdas.
    • Con la combinación de teclas Ctrl+1.
    • Desde el menú contextual la opción Formato de celdas.

En los siguientes apartados exploramos algunas de las propiedades que podremos aplicar con estos métodos.

Tipo de letra y efectos tipográficos

En el diálogo de Formato de celdas, nos encontraremos con diferentes pestañas. Dos de ellas nos permiten establecer las características del texto contenido en las celdas. 

Pestaña Fuente

Desde la pestaña Fuente puedes cambiar las propiedades:

  • Tipo de letra: permite escoger la fuente tipográfica que se utilizará; las tipografías disponibles dependen de las que vengan instaladas en nuestro ordenador por el propio sistema operativo, programas instalados o adquiridas por otros medios. Esta orden también la podrás aplicar desde la barra de herramientas de Formato, donde un desplegable te permite seleccionar la fuente.
  • Estilo: permite seleccionar entre Normal, Negrita, Cursiva o Negrita y cursiva. También en la barra de herramientas, encontrarás diferentes botones para aplicar estos mismos efectos.
  • Tamaño: el tamaño de fuente que se aplicará. El tamaño viene medido en puntos, una medida tipográfica normalizada. Disponible en la barra de herramientas de Formato.
  • Idioma: el idioma que se aplicará al texto en la corrección ortográfica.

Una vista previa en la parte inferior del diálogo te permitirá comprobar el efecto deseado sobre el texto que tengas seleccionado o, si no hay texto seleccionado, sobre un texto de ejemplo.

Pestaña Tipo de letra del diálogo Formato de celdasPestaña Tipo de letra del diálogo Formato de celdas

Pestaña Efectos tipográficos

Desde la ficha Efectos tipográficos (Efectos de fuente, en versiones anteriores) puedes aplicar las siguientes propiedades:

  • Color de letra: para seleccionar el color deseado para el texto. Disponible en la barra de herramientas de Formato.
  • Relieve: efectos de relieve o hundido del texto.  Pueden resultar apropiadas en títulos y textos grandes.
  • Contorno y Sombra: al igual que en el caso anterior, estos efectos sólo pueden resultar apropiados en textos grandes.
  • Suprarayado y Color de suprarayado: rayado por encima del texto, justo al revés del subrayado (este efecto es incompatible con el formato de Excel)
  • Tachado: Diferentes estilos de tachar el texto.
  • Subrayado y Color de subrayado: En la barra de herramientas de Formato, está disponible tan sólo un subrayado simple.
  • Palabras individuales: Si hemos seleccionado efectos de Suprarayado, Tachado o Subrayado, activar esta opción no aplicará el efecto en los espacios que separan las palabras.

Pestaña Efectos tipográficos del diálogo Formato de celdasPestaña Efectos tipográficos del diálogo Formato de celdas

Alineación del contenido

La pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas nos permite definir cómo se mostrará el contenido de la celda.

La pestaña Alineación del diálogo Formato de celdasLa pestaña Alineación del diálogo Formato de celdas

Alineación de texto

  • Horizontal permite seleccionar el modo Predeterminado, o forzar a la Izquierda, Centro, Derecha, Justificado, Llenado o Distribuida: define cómo se distribuye el contenido de la celda atendiendo a su alineación horizontal; Predeterminado hace que el contenido de las celdas se ajuste a la izquierda si Calc lo identifica como un texto, o a la derecha si se identifica como un número, moneda, fecha u hora.
    • La alineación horizontal Llenado repite el texto que contenga la celda tantas veces como sea necesario hasta rellenarla por completo, pero sólo en la horizontal.
    • La alineación horizontal Distribuida es igual que Justificado, pero también justifica la última línea de texto
  • Sangría se activa seleccionando la alineación horizontal Izquierda; permite definir un sangrado por la izquierda (margen en blanco dentro de la celda) para el contenido de la celda.
  • Vertical permite seleccionar el modo Predeterminado o forzar para que su contenido se sitúe en la parte de Arriba, Medio, Abajo, Justificado o Distribuido; el modo Predeterminado alinea todos los contenidos en la parte inferior de la celda. 

Orientación del texto

  • En Grados puedes definir que el contenido de la celda se muestre inclinado con respecto a la horizontal; lo puedes definir aquí mismo en grados de ángulo, o visualmente, arrastrando sobre el punto azul del botón giratorio situado a la izquierda del diálogo (la rueda que contiene ABCD)
  • Apilado verticalmente coloca el texto sin inclinación con un carácter encima de otro.
  • Bordes de referencia ofrece diferentes opciones de posicionamiento cuando el texto está inclinado.

Propiedades

  • Ajustar texto automáticamente: Ajusta automáticamente el tamaño de la celda en altura para que sea visible todo su contenido. Si el contenido ocupa varias líneas, realizará el salto de línea de forma automática. Si la altura de la fila se ha establecido manualmente, puede que no muestre todo el texto, indicándolo con un pequeño triángulo rojo, en cuyo caso habrá que volver a definir la altura de fila.,
  • División de palabras activa activará o desactivará la inserción automática de guiones para el división de palabras si se ha activado la opción Ajustar texto automáticamente.
  • Reducir para ajustar al tamaño de celda: En lugar de ajustar la altura de la celda, reducirá el tamaño del texto para que todo el contenido de la celda sea visible dentro de sus límites. En ocasiones, cuando el texto es mucho y el espacio de celda escaso, se reduce el texto hasta tamaños que hacen imposible su lectura, por lo que desaconsejamos esta opción.
  • Dirección del texto: Permite establecer la configuración para idiomas que escriben de derecha a izquierda como el árabe o el hebreo.

Puedes provocar un salto de línea mientras editas el contenido de la celda pulsando Ctrl+Intro.

Combinar y centrar celdas en Calc

Si eres usuario de Microsoft Excel, habrás encontrado a faltar en esta ficha de Alineación la opción para Combinar y centrar celdas.

En Calc encontrarás esta funcionalidad en varios lugares:

  • El menú Formato > Combinar celdas, con un submenú que permite escoger entre Combinar y centrar celdas o simplemente Combinar celdas.
  • Desde el menú contextual, en la opción Combinar celdas.
  • El botón Combinar y centrar celdas de la barra de herramientas Estándar. 
  • En el panel de Propiedades de la barra lateral.

Esta utilidad permite fusionar diversas celdas en una sola al tiempo que centra el contenido dentro de la misma.  Si en las celdas seleccionadas para combinar existen contenidos, el cuadro de diálogo Combinar celdas preguntará como queremos tratar los contenidos preexistentes, dando la opción de concatenar todos los textos en la celda combinada.

Esta funcionalidad resultará especialmente apropiada para distribuir títulos en todo el ancho de una tabla de datos, como se muestra en las imagenes a continuación.

 Antes de combinar celdas
Antes de combinar celdas

Después de combinar celdas
Después de combinar celdas

Bordes y fondo de celda

Desde la barra de herramientas Formato podemos aplicar fácilmente bordes y color de fondo a las celdas de nuestra hoja. Estas propiedades también disponen de sus propias pestañas en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

La pestaña Bordes

El diálogo Formato de celdas, desde su pestaña Borde también lo permite, y presenta un amplio abanico de opciones que permiten definir cualquier tipo de borde.

La pestaña Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdasLa pestaña Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas

Disposición de líneas y Línea

Esta sección te permite fácilmente:

  • Aplicar alguno de los estilos Predeterminados, haciendo clic sobre una de las 5 opciones mostradas.
  • Definir un estilo personalizado para cada uno de los bordes de la celda o grupo de celdas. Dependiendo de si se ha seleccionado sólo una celda o un grupo de celdas, el cuadro Definido por el usuario presenta un aspecto distinto.

Para definir los bordes debes seleccionar uno de ellos previamente con un clic, para posteriormente aplicar el Estilo de línea, Anchura y el Color desde la sección contigua Línea. Si haces de nuevo clic sobre otro borde, se le aplicarán el estilo de línea y color seleccionados, o puedes seleccionar otros distintos.

Si haces un nuevo clic sobre el borde seleccionado se muestra en gris, pero esto no hace nada. Un nuevo clic (el tercero) desactiva todas las propiedades del borde (no se muestra).

Puedes hacer clic sobre un punto centrado en la línea o sobre un punto de una arista o cruce de líneas; en el primer caso sólo seleccionas el borde correspondiente a la línea; en los otros casos, seleccionas las dos líneas que forman esa intersección.

La barra de herramientas Formato dispone de los botones Estilo de borde y Color de borde para definir el estilo y el color de las líneas de los bordes. Si no se muestran por defecto, puedes activarlos desde la opción Botones visibles en el menú contextual sobre la barra de herramientas.

Espaciado al contenido

Esta opción te permite fijar los márgenes internos de cada celda.

Puedes fijar los cuatro valores por separado, o activar la opción Sincronizar para modificar todos los controles de distancia al texto a la vez. No se pueden definir valores negativos.

Estilo de sombra

También puedes determinar un efecto de sombra para la celda. Desde Posición puedes seleccionar Sin sombra o una de las cuatro posiciones permitidas.

Si aplicas un efecto de sombra, podrás definir su Distancia y el Color de la misma.

Si la sombra se aplica a un grupo de celdas, el efecto se aplica considerando el grupo de celdas como una sóla celda. 

Advertencia de compatibilidad: este efecto de sombra de celda se pierde al guardar el documento en formato de Microsoft Excel.

La pestaña Fondo

La pestaña Fondo te permite seleccionar un color de relleno entre los disponibles en la paleta de colores estándar de LibreOffice para las celdas seleccionadas.

la pestaña Fondo del diálogo Formato de celdasLa pestaña Fondo del diálogo Formato de celdas

Si se aplica el color de fondo desde la barra de herramientas, se pueden seleccionar otras paleta de colores.

Seleccionando paleta de colores desde el botón Color de fondo
Seleccionando paleta de colores desde el botón Color de fondo

Formato de números

Veamos seguidamente los diferentes formatos para representar números, fechas y monedas que nos ofrece Calc.

Formatos numéricos predefinidos

Calc te permite seleccionar entre 6 formatos numéricos predefinidos, aplicables a aquellas celdas que contienen valores de tipo numérico.

Para ello deberás activar la pestaña Números del diálogo Formato de celdas, y seleccionar la Categoría Cantidad.

Pestaña Números en el diálogo Formato de celdas
Pestaña Números en el diálogo Formato de celdas

Cada uno de estos formatos presentan distintas opciones, combinando el número de decimales, los ceros principales (número de ceros que se mostrarán a la izquierda de la coma decimal en el caso de no existir un dígito en esa posición), si deseas que los números negativos se muestren en rojo o si se incluirá o no el separador de miles.

Si activas esta última opción, Calc automáticamente agregará los puntos necesarios para los miles, millones, miles de millones, y así sucesivamente.

Formatos de moneda predefinidos

Calc pone a tu disposición varios formatos de moneda predefinidos para ser aplicados a celdas que contengan datos de tipo moneda.

Tras seleccionar las celdas y activar la opción Formato de celdas deberás seleccionar la Categoría Moneda de la pestaña Números.

Al igual que los formatos de cantidad, cada uno de estos formatos presentan distintas opciones, pero incorporan también la posibilidad de definir el símbolo de la divisa a utilizar.

A parte de establecer el símbolo monetario, el resto de opciones son idénticas a las que veíamos en formatos numéricos de la Categoría Cantidad.

Formatos de fecha predefinidos

Calc te permite seleccionar entre múltiples formatos de fecha, o fecha y hora predefinidos.

Para aplicarlos deberás activar la pestaña Números del diálogo Formato de celdas, y seleccionar la Categoría Fecha.

Cada uno de estos formatos presentan distintas opciones, combinando las siguientes opciones:

  • El día o el mes se presentan con uno o dos dígitos
  • El año se presenta con dos o cuatro dígitos
  • Los datos se separan por guiones o por barras inclinadas
  • Se presenta el nombre del día de la semana o del mes (completo, o en versión corta de tres letras)
  • Se presentan la hora, minutos, e incluso segundos
  • Se presentan otras informaciones o textos (“de”, Trimestre, Semana, etc.)

Las fechas y las horas realmente son datos numéricos con un formato especial. Si donde debería haber fechas y horas ves números, cambia su formato a uno más adecuado.

Formatos de hora predefinidos

De forma análoga, también puedes seleccionar diferentes formatos de hora predefinidos.

Para ello deberás seleccionar la Categoría Hora.

Cada uno de estos formatos presentan distintas opciones, combinando:

  • La hora, minutos y segundos con uno o dos dígitos
  • La hora con formato 24 horas o total de horas
  • Otras informaciones como AM/PM, centésimas de segundo, o la fecha.

Otros formatos predefinidos en OpenOffice Calc

LibreOffice Calc dispone de otros formatos numéricos predefinidos, además de un formato específico para valores booleanos (verdadero / falso) y otro para textos:

Formato porcentaje

Seleccionando la Categoría Porcentaje se presentarán los números con el símbolo de %.

La conversión resulta de multiplicar el número contenido en la celda por 100 y añadirle el porcentaje (el número representado como 12,50% es en realidad 0,1250).

Las propiedades que podemos modificar para este formato son las mismas que vimos para los formatos numéricos predefinidos.

Formato científico

Al seleccionar la Categoría Científico podrás formatear números muy grandes o muy pequeños con el formato científico (exponencial), donde el símbolo E representa "10 elevado a..:".

Por ejemplo, el número 1.500 representado en formato científico se presenta como 1,50E+03.

Formato fracción

Al seleccionar la Categoría Fracción podrás representar los números en formato fraccionario.

Por ejemplo:

  • 0,25 se representa como ¼
  • 0,50 se representa como ½
  • 12,25 se muestra como 12 ¼

Formato valor booleano

Al seleccionar la Categoría Valor Booleano podrás representar los valores lógicos True y False en formato texto como VERDADERO y FALSO.

Cualquier valor numérico distinto de cero será considerado VERDADERO. El valor cero será FALSO.  

El término booleano procede del Álgebra de Boole que establece la operativa con tipos de datos lógicos.

Formato texto

Al seleccionar la Categoría Texto eliminarás cualquier formato numérico y los datos de las celda serán tratados como texto, así que si introduces un valor o una fórmula, Calc no lo interpretará como tales.

¡NO LO OLVIDES! Sugerencias de accesibilidad

Es muy importante mantener la accesibilidad al dar formato a las hojas de cálculo.  

Por este motivo, cuando apliques formatos de celda, sigue unos criterios respetuosos con la accesibilidad como los siguientes:

  • Evita el uso de celdas combinadas. Pueden confundir a los lectores de pantalla y a quienes se desplazan con el teclado.
  • Cuando el color sea significativo, el propio texto deberá ser explicativo o se establecerá algún tipo de marca especial interpretable con dispositivos lectores.  Por ejemplo, "las respuestas correctas tienen un asterisco a la izquierda" (además de estar en color verde).
  • Los colores de texto y fondo deben estar suficientemente contrastados.
  • El tamaño mínimo recomendable para la tipografía debe ser de 11 o 12 puntos.  Nunca usar tipografías de tamaño inferior a 10 puntos.
  • Uso de tipografías sans serif (sin remate) habituales. Arial o Verdana son muy buenas elecciones.
  • Evitar el uso de variantes thin, light o narrow de las tipografías (variantes más estrechas de los tipos de letra)
  • Precaución con el uso de las negritas, cursivas o subrayados.
  • Evitar el uso de efectos de contorno o intermitencias.
  • Evitar el uso de características incompatibles con otros formatos de documento populares (por ejemplo, suprarayados o bordes de celda con sombra)
 
Formato de celdas en Calc