Omet navegació

1. Disseny del projecte: activitats i precedències (mapa mental, diagrama d'interrelacions i taula de temps i precedències)

Introducció

Abans de començar a dissenyar el nostre projecte hem de tenir clars diversos conceptes:

Activitat

És un tasca específica o un conjunt de tasques que formen part d'un projecte, utilitzen recursos i consumeixen temps quan es duen a terme. És clau per a l'èxit del nostre projecte identificar clarament les activitats que el componen.

Precedència

Circumstància de precedir una cosa o persona en el temps o en l'espai o de tenir més importància que una altra persona o cosa. En el nostre cas hem d'ordenar les nostres activitats per ordre de precedència.

Per identificar clarament totes les activitats del nostre projecte i l'ordre de precedència utilitzarem diverses eines.

Mapa mental

Segons Tony Buzan, el creador i gran difusor de la idea amb el seu llibre Use your head, podem definir el mapa mental com:

«Un mapa mental és una manera de generar, registrar, organitzar i associar idees tal com les processa el cervell.»

Una altra definició més extensa recollida en la Viquipèdia ho defineix com:

«Un mapa mental és un diagrama utilitzat per representar paraules, idees, tasques, dibuixos o altres conceptes lligats i disposats radialment al voltant d'una paraula clau o d'una idea central. Els mapes mentals són un mètode molt eficaç per extreure i memoritzar informació. Són una manera lògica i creativa de prendre notes i expressar idees, que consisteix, literalment, a cartografiar les seves reflexions sobre un tema; és representat per mitjà de dibuixos o imatges.»

Si aplicam aquest concepte a la gestió de projectes, aquest mètode ens permetrà descobrir totes les possibles fases, activitats i tasques d'un projecte.

A partir d'un idea central, l'objectiu del projecte, es van extraient les idees de manera radial cap a fora en diferents nivells:

  • Primer nivell - Fases del projecte
  • Segon nivell - Les activitats del projecte
  • Tercer nivell - Les tasques del projecte


Com que no és un pensament lineal, ens permet saltar d'un punt a un altre del mapa. Els mapes mentals es poden fer en equip i són una bona eina per dinamitzar els equips de treballs, ja que es permet crear el mapa de forma desordenada, ràpida i amb la participació de tots els membres de l'equip de treball.

Eines que ens poden ajudar a materialitzar els mapes mentals:

Diagrama d'interrelacions

És un mètode complementari al mapa mental que s'aplica una vegada que ja el tenim definit. Ens permet determinar d'una manera clara i objectiva l'ordre de realització de les fases del projecte.

En un full en blanc escrivim en cercle les fases del projecte o idees del «primer nivell» del mapa mental que hem definit.

En aquest punt cal definir quina relació hi ha entre totes la combinacions de dos elements dins el grup de fases que hem definit. Cal dibuixar una fletxa des de la fase causa a la fase efecte. Si es determina que no hi ha relació causa-efecte entre elles, no s'ha de dibuixar cap fletxa, es considera que aquestes dues fases poden executar-se en paral·lel.

Una vegada acabada la interrogació de totes la combinacions, cal comptar el nombre de fletxes que surten i entren de cada fase i indicar-ne el resultat en cada fase.

Per obtenir l'ordre d'execució de les diferents fases, seguirem aquestes indicacions:

  • La fase que té 0 entrades i el nombre màxim de fletxes que en surten és la primera fase del projecte. Hi poden haver diverses fases d'inici en paral·lel.
  • Quan ja tenim la primera fase, identificam la fase que té menys entrades i menys sortides que la primera fase; aquesta serà la nostra segona fase.
  • Aplicam aquest procediment de forma recursiva fins a quedar sense fases. La fase que tengui 0 sortides i el nombre màxim de fletxes que hi entren serà la nostra última fase del projecte. Poden existir diverses fases finals en paral·lel.

Amb les fases del projecte ordenades i les activitats identificades, és necessari assegurar que les activitats compleixen els mínims perquè la planificació sigui eficaç.

S'han de donar els condicionants següents, per cada fase i activitat:

  • Que se'n pot comprovar l'estat i determinar-ne l'acabament.
  • Que es pot identificar un producte de cada activitat (entregat).
  • Que les activitats tenen un o diversos clients.
  • Que les activitats tenen un propietari (responsable).
  • Que es pot estimar la durada i el cost de l'activitat.
  • Que els paquets de treball o tasques d'activitats diferents són independents.

Taula de temps i precedències

Serveixi com a exemple aquesta plantilla per a la generació d'una llista d'activitats (si és possible, agrupades) en plans o fases, per exemple; cal afegir el càrrec de l'empresa que serà el responsable de cada activitat, així com el termini d'execució aproximat (en hores, dies, setmanes o mesos, segons el tipus de projecte) i els lliurables de cada fase, si n'hi ha (el producte esperat de cada activitat o fase). Es completaria amb la informació del procés obtinguda en el diagrama de relacions causa-efecte, en què s'ha determinat l'ordre i, per tant, les precedències de les activitats o fases.

Bibliografia recomanada

  • "Use your head” Toby Buzan.