Omet navegació

7. Planificació de les compres en l'Administració pública

INTRODUCCIÓ

Les administracions públiques necessiten de forma constant dur a terme projectes per posar nous serveis a disposició de la ciutadania per millorar i automatitzar processos interns, construir obra civil, millorar equipaments i infraestructures, implantar solucions informàtiques, etc.

COMPRES O ADQUISICIONS

Durant l'execució de qualsevol d'aquests projectes es necessitaran béns o serveis que l'Administració pública no té, per la qual cosa es fa necessari adquirir-los a l'exterior de l'organització. Per tant, dins els processos de gestió de gairebé tots els projectes, l'Administració pública haurà de definir, planificar i llançar un procés de contractació pública, i adjudicar, contractar, dur a terme el seguiment i control, i finalment tancar els contractes d'adquisició. Un projecte complex pot implicar la gestió simultània o seqüencial de múltiples contractes o subcontractes.

Un contracte d'adquisició en l'Administració pública ha de complir la legislació vigent, i està sotmès a control i freqüentment a fiscalització i auditoria. Implica un procés de concurs públic amb igualtat d'oportunitats entre els venedors, transparència i freqüentment, amb publicitat. També implica un contracte entre l'adjudicatari i l'Administració pública, que és molt difícil de modificar, per la qual cosa requereix d'una planificació adequada, sobretot quan se subcontracta l'execució del projecte.

En aquest punt es tractarà de com planificar les compres o les adquisicions dels productes, els serveis o els resultats que és necessari obtenir fora de l'equip del projecte.

SUBCONTRACTAR EL PROJECTE COMPLET

A causa de les limitacions pròpies de cada Administració pública, una part important dels projectes no es poden dur a terme internament, i s'haurà de contractar l'equip que els executi.

L'equip que executarà els treballs necessaris per obtenir el resultat del projecte serà, per tant, extern a la nostra empresa, i depenent de la naturalesa del projecte, pot pertànyer a més d'una empresa.

Serà habitual trobar-nos en aquest tipus de projectes en què l'equip del projecte estigui dirigit per un cap de projecte propi de cadascuna de les empreses contractades, que es convertiran en els nostres interlocutors principals durant l'acompliment de la nostra tasca durant el projecte.

FER O COMPRAR

Planificar les adquisicions implica prendre una sèrie de decisions per al projecte, documentar-les, especificar la manera de comprar i identificar possibles venedors.

A partir de la definició de l'abast i del cronograma s'han d'identificar:

  • Quines necessitats del projecte poden ser resoltes per l'equip del projecte.
  • Quines s'han de satisfer mitjançant l'adquisició de productes, serveis o resultats fora de l'organització.

Determinar si es necessita suport extern implica definir per a què, en quina quantitat i quan fer-ho.

RFQ: PROCÉS DE SOL·LICITUD D'OFERTES

Una pràctica molt habitual en l'Administració pública és llançar un procés de sol·licitud d'ofertes (RFQ o Request for Quote). El llançament d'una RFQ persegueix els objectius següents:

  • Elegir els proveïdors de la solució més adequats al que necessitam.
  • Minimitzar el preu assegurant que pagam el preu més baix entre els proveïdors que responguin a la sol•licitud de pressupost.
  • Establir termes i condicions clars i documentats entre ambdues parts, que serveixin de base per al treball futur.
  • Mantenir la relació de col·laboració amb els proveïdors, que han de dur a terme un treball important per preparar ofertes que poden no resultar guanyadores.

CONTINGUT DE LA RFQ

El contingut de la RFQ serà el següent:

  • Descripció i objectius del projecte de manera suficient perquè els proveïdors puguin elaborar una proposta sense requerir informació addicional.
  • Limitacions del projecte que afectin la part que està subjecta a contractació i que condicionarà les ofertes dels proveïdors.
  • EDT i l'enunciat de l'abast del projecte.
  • Cronograma.
  • Estructura de l'oferta que ens lliuraran els proveïdors, amb una descripció detallada de tota la informació a recollir i en el format que el necessitam.
  • Criteris d'avaluació que s'utilitzaran durant l'etapa de selecció, i els barems necessaris per avaluar les ofertes dels proveïdors.


Estructura de l'oferta

  • Les ofertes que responguin a la RFQ hauran d'estar estructurades segons el nostre enunciat de l'abast del projecte i l'EDT.
  • La informació relativa als criteris d'acceptació del producte, a les restriccions i als supòsits del projecte faran referència a l'enunciat de l'abast del projecte.
  • En l'oferta haurà de figurar una taula resum de tots els requisits del projecte, de quina manera es compleixen i en quin grau. La taula inclourà els codis dels requisits de manera que puguem comprovar i comparar ofertes fàcilment.
  • L'abast es detallarà de manera suficient, i haurà d'estar estructurat i codificat segons l'EDT, almenys a nivell de lliurables.
  • L'oferta econòmica estarà estructurada i codificada segons l'EDT del projecte.
  • Les activitats i el cronograma, segons l'EDT.

PROCEDIMENT DE COMPRA I CONTRACTACIÓ

En l'Administració pública s'està obligat per llei a seguir un procediment de contractació regulat que té el final d'aconseguir l'eficàcia més gran i la transparència en els processos de contractació administrativa.

Per poder participar en la contractació pública, normalment les administracions exigeixen el compliment d'uns criteris mínims que poden estar relacionats amb l'aptitud i la solvència econòmica dels candidats.

En l'Administració pública els terminis i procediments estan regulats i depenen de l'import del contracte i del mètode de contractació triat. Els terminis afecten l'obertura del procediment, la recepció d'ofertes, l'adjudicació del contracte i la seva formalització.

CRITERIS DE SELECCIÓ DE PROVEÏDORS

En els plecs del concurs públic de contractació es detallaran els criteris que s'utilitzaran durant l'etapa de selecció, i els barems necessaris per avaluar les ofertes dels proveïdors. Aquests criteris permeten crear un marc de treball consistent i transparent perquè les respostes de tots els proveïdors puguin ser avaluades de la mateixa manera.

Els criteris d'avaluació solen tenir un component important basat en el preu, encara que no hauria de ser exclusivament basat en aquest.

Altres criteris generals a considerar són:

  • Comprensió de la necessitat. En quina mesura la proposta del venedor respon a l'enunciat del treball relatiu a l'adquisició?
  • Cost total o del cicle de vida. El venedor seleccionat produirà el cost total més baix (cost de compra més cost d'operació)?
  • Capacitat tècnica. El venedor disposa de les habilitats i els coneixements tècnics necessaris, o es pot esperar raonablement que els adquireixi?
  • Enfocament de gestió. El venedor disposa dels processos i els procediments de gestió necessaris per assegurar l'èxit del projecte, o pot esperar-se raonablement que els desenvolupi?
  • Enfocament tècnic. Les metodologies, les tècniques, les solucions i els serveis tècnics proposats pel venedor compleixen els requisits de la documentació d'adquisició?
  • Garantia. Què proposa el venedor per garantir el producte acabat i durant quin període de temps?
  • Referències. El venedor pot proporcionar referències de clients anteriors que verifiquin l'experiència laboral i el compliment dels requisits contractuals per part del venedor?

INCORPORACIÓ D'ACLARIMENTS

És important que respectem la igualtat de tracte entre proveïdors, de manera que cal assegurar que se'ls proporcionarà la mateixa informació a tots.

Els punts sobre els quals els proveïdors requereixin aclariments o informació addicional es documentaran i distribuiran a la resta de proveïdors que s'hagin mostrat interessats a acudir al procés.