5. Planificació de recursos humans (Gantt de recursos humans)

PLANIFICAR LA GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS (RH)

La planificació dels RH del projecte inclou els processos que organitzen, gestionen i dirigeixen l'equip de projecte.

Identificar i documentar els rols i les responsabilitats dins el projecte, així com les habilitats requerides i les relacions de comunicació. Durant aquest procés es crea el pla per a la direcció del personal, que inclou:

• Organigrames i descripcions de càrrecs.
• Creació de relacions de treball.
• Teoria de l'organització.
• Reunions.

ORGANIGRAMES I DESCRIPCIONS DE CÀRRECS

Hi ha diversos formats per documentar el paper i les responsabilitats dels membres de l'equip, com poden ser el jeràrquic (organization chart o organizational breakdown structure, OBS), el matricial o el textual.

• Diagrames jeràrquics. L'estructura tradicional d'organigrama pot utilitzar-se per representar els càrrecs i les relacions en un format gràfic descendent.
• Diagrames matricials. Una matriu d'assignació de responsabilitats (RAM/RACI) és una taula que mostra els recursos del projecte assignats a cada activitat i la seva responsabilitat en l'esmentada activitat.

Activitat	Recurs 1	Recurs 2	Recurs 3	Recurs 4
Activitat 1	R	A	I	C
Activitat 2	A	C	I	R
Activitat 3	AC	I	R	I

• Documents de text. Les responsabilitats dels membres de l'equip que requereixin descripcions detallades es poden especificar mitjançant formats de text.
  • Rol: funció assumida per o assignada a un recurs en l'àmbit del projecte.
  • Autoritat: el nivell d'autoritat del recurs ha d'estar alineat al nivell de responsabilitats que té aquest recurs en el projecte.
  • Responsabilitat: les activitats assignades i el treball que s'espera que dugui a terme el recurs en el projecte.
  • Competències: nivell d'habilitats i de capacitats requerides per dur a terme les activitats assignades dins les restriccions del projecte.

CREACIÓ DE RELACIONS DE TREBALL I TEORIA DE L'ORGANITZACIÓ

La creació de relacions de treball consisteix a establir relacions, formals i informals, entre els membres de l'equip. Per exemple, menjars de negocis, esdeveniments, reunions informals fora de l'oficina, etc.

La teoria de l'organització aporta informació sobre la forma en què es comporten les persones, els equips i les unitats de l'organització. S'ha de considerar que la resposta i l'acompliment individuals i les característiques de les relacions personals varien en funció de les diferents estructures que pugui adoptar l'organització.

REUNIONS DE L'EQUIP DE PROJECTE

Dins la gestió de recursos humans hem de generar els plans següents:

• Pla de gestió dels recursos humans. S'ha de donar resposta a:
  • Com i quan s'incorporarà cada persona?
  • Quins són les seves capacitats actuals i les seves necessitats de formació?
  • Quins seran els seus rols i les seves responsabilitats?
  • Quins seran els paquets de treball que assignarem a cada membre de l'equip?
  • Quan haurà d'enviar els informes cada persona?
  • A quina reunió haurà d'assistir cadascú?
  • Com serà el pla de recompenses individual i grupal?
  • Com protegirem el personal de les contingències externes?
• Pla per a l'administració de personal. Es detalla com s'incorpora al personal, l'histograma de recursos, la política per a l'alliberament i el reintegrament dels recursos, els plans de capacitació, la política de reconeixement i recompenses, els convenis de treball, les normes de seguretat laboral, etc.
  • Incorporació de personal.
  • Calendaris de recursos.
  • Pla d'alliberament del personal.
  • Necessitats de capacitació.
  • Reconeixement i recompenses.
  • Seguretat.

ADQUIRIR L'EQUIP DEL PROJECTE

Confirmar els recursos humans disponibles i formar l'equip necessari per completar les assignacions del projecte.

Podem utilitzar diferents eines:

• Assignació prèvia. En alguns casos, els membres de l'equip del projecte es coneixen per endavant. És a dir, han estat assignats a altres projectes prèviament i han treballat junts. Aquesta situació, en la qual determinades persones han estat assignades prèviament a l'equip del projecte, pot donar-se si es considera que el concurs de tals persones és essencial perquè el projecte sigui competitiu perquè depèn de la seva experiència. En aquest cas, fins i tot en l'acta de constitució s'especifiquen tals assignacions de personal.
• Negociació. En molts projectes, les assignacions de personal a l'equip de projecte es negocien. Per exemple, l'equip de direcció del projecte pot necessitar negociar, dins l'organització executant, amb gerents funcionals, amb altres equips de direcció del projecte o amb organitzacions externes, tals com proveïdors, per adquirir recursos especialitzats.
• Contractació. Quan l'organització executant té manca del personal intern necessari per concloure el projecte, els serveis requerits poden contractar-se externament. Això pot implicar la contractació de consultors individuals o la subcontractació de treball a altres organitzacions.
• Equips virtuals. Les possibilitats de les comunicacions digitals i del treball a distància creen noves possibilitats a l'hora d'incorporar i assignar els membres de l'equip del projecte. Els equips virtuals poden definir-se com a grups de persones amb un objectiu comú, que compleixen els seus rols i responsabilitats sense participar físicament i personalment en les reunions de l'equip de projecte. Es necessita la disponibilitat de la comunicació electrònica, com per exemple el correu electrònic, la intranet i la videoconferència, per fer viable l'existència dels esmentats equips virtuals.
• Anàlisi de decisions multicriteri. Els criteris de selecció s'utilitzen sovint com a part de l'adquisició de l'equip del projecte. L'ús d'una eina d'anàlisi de decisions multicriteri permet desenvolupar i utilitzar criteris per qualificar o puntuar els membres potencials de l'equip del projecte.

Es considera que el projecte està dotat de prou personal quan s'han assignat a totes les activitats del cronograma un equip de persones apropiat per completar-les.

Podem afegir al nostre diagrama de Gantt la part de RH.

DESENVOLUPAR I DIRIGIR L'EQUIP DEL PROJECTE

El desenvolupament de l'equip millora les competències, la interacció dels membres de l'equip i l'ambient general de l'equip per aconseguir un millor acompliment del projecte.

Els objectius d'aquest procés inclouen:

• Millorar la motivació, les habilitats i la capacitat dels membres de l'equip a fi d'augmentar-ne la competència per completar les activitats del projecte.
• Millorar els sentiments de confiança i cohesió entre els membres de l'equip a fi d'incrementar-ne la productivitat a través d'un millor treball en equip.
• Crear una dinàmica i interactiva cultura de cooperació, treball en equip i capacitat per compartir coneixement i experiència.

La direcció de l'equip dona seguiment a l'acompliment dels membres de l'equip, proporciona retroalimentació, resol problemes i gestiona canvis a fi d'optimitzar l'acompliment del projecte.

• Observació i conversa. L'observació de la realitat i les converses amb els membres de l'equip s'utilitzen per mantenir-se informats sobre les seves actituds respecte al treball. L'equip de direcció del projecte supervisa indicadors tals com per exemple l'avenç en el compliment dels lliurables, els assoliments tècnics que són motiu d'orgull de l'equip i les polèmiques interpersonals resoltes.
• Avaluacions d'acompliment del projecte. Especificar rols i responsabilitats, proporcionar una retroalimentació constructiva als membres de l'equip, descobrir problemes desconeguts o no resolts, desenvolupar plans de capacitació individuals i establir objectius específics per a períodes futurs.
• Gestió de conflictes. És una de les qualitats més importants que ha de tenir la direcció del projecte. Ja que els conflictes, en l'ambient d'un projecte, solen ser inevitables. Les causes més comunes de conflictes solen ser l'escassetat de recursos, les prioritats del cronograma i els estils personals de treball. El conflicte s'ha d'abordar com més aviat millor, i si és possible en privat, mitjançant un enfocament directe i constructiu.