8. Replanificació: gestió de línies base de temps, abast i costs
INTRODUCCIÓ
«Els canvis ocorren», aquesta és la primera regla que hem de tenir en compte quan gestionam un projecte. Volem tenir tots els aspectes relacionats amb el nostre projecte totalment controlats. Tanmateix, els nostres projectes estan subjectes a canvis i a modificacions durant la seva execució.
La nostra tasca ha de ser gestionar aquests canvis de la millor forma possible per descobrir quan sortim de les nostres línies base i controlar la corrupció de l'abast (scope creep).
Què és un canvi?
Es considera un canvi tot allò que modifiqui les línies base inicials del projecte, les quals han d'estar clarament definides en el pla del projecte o en el contracte en projectes per a tercers, i és més habitual la modificació de l'abast (sol·licitud d'incloure nous lliurables) o de cost (reduir el cost final per limitació del pressupost).
En el cas de projectes executats de forma progressiva o per fases, també es considera un canvi una modificació en els punts acceptats al final de la fase anterior, els quals són el punt de partida i defineixen el treball que s'ha d'executar durant la fase en curs.
PLANIFICAR L'ABAST DEL PROJECTE
L'abast ha d'estar definit en la fase de planificació amb la participació dels interessats.
El principal motiu pel qual els projectes fracassen és per una planificació superficial, poc realista o, directament, mancada de planificació. En aquest punt, la restricció que suposa l'abast del projecte està íntimament relacionada amb els altres dos components, temps i costs, per la qual cosa una planificació poc realista de qualsevol de les anteriors n'afectarà l'abast, i obligarà a incorporar posteriorment elements a l'abast que no teníem prevists inicialment.
És important verificar amb les parts interessats (stakeholders) els requisits i l'abast del projecte, de manera que comprovem que estam alineats amb el que els interessats entenen per l'abast del projecte. Que l'abast s'ajusti al que els interessats esperen i tenen al cap. Per això és important fer partícips tots els interessats en el projecte en les seves fases més primerenques, de manera que siguem capaços de reflectir en la planificació del projecte l'interès dels interessats.
Definir el procés de gestió de canvis
El que volem és controlar i monitoritzar el projecte perquè els canvis que es vagin presentant no descarrilin el projecte.
El que necessitam per establir aquest control és un procediment en el qual cada canvi pugui documentar-se, analitzar-se, estudiar-ne el possible impacte que tindria en el projecte, aprovar-se, si escau, comunicar-lo i monitoritzar-ne el resultat.
Durant el procés de planificació, pactarem amb els interessats aquest procediment que ens permeti a tots gestionar i estar informat sobre els canvis que es puguin introduir més endavant. El procediment establirà com se sol·liciten els canvis, quan s'aproven i per qui.
També cal establir un comitè de gestió de canvis (CGB, change control board), que serà l'encarregat d'aprovar o deixar pendent els canvis sol•licitats segons el procediment establert anteriorment.
La majoria de les vegades els canvis s'aproven en funció de criteris de prioritat, d'interès o de negoci, i no tant en funció de l'impacte que puguin tenir en la línia base del projecte, l'abast, el temps o el sobrecost.
PRIORITZAR ELS RECURSOS DAVANT ELS CANVIS
Durant la planificació, ens trobarem que els interessos dels diferents agents seran contraposats: diferents departaments dins de l'organització, diversos projectes que comparteixen recursos, interessats externs amb motivacions contraposades, etc. Cada part intentarà exercir la seva influència i buscarà els seus interessos introduint canvis en l'abast del projecte.
Per evitar enfrontaments i tenir un criteri que serveixi per decidir l'orientació dels canvis, és convenient establir prioritats en la planificació. En la presa de requisits, hauríem d'haver establert unes prioritats sobre l'abast del projecte; és a dir, què és prioritari per al projecte, aquells objectius imprescindibles, i quins altres requisits afegeixen valor per a algun dels interessats però no són imprescindibles.
Quin és l'objectiu del projecte, quins requisits són prioritaris per a les necessitats i quins són requisits o desigs que responen al criteri individual d'un interessat. Aquestes prioritats s'establiran en el Pla de Gestió de Requisits, i és un document que convé consensuar amb els interessats.
Amb aquests criteris de prioritats, el comitè de gestió de canvis tindrà una eina per decidir posteriorment aprovar els canvis que es proposen si estan alineats amb els objectius del projecte. Les peticions de canvis que no estiguin basades en les prioritats del projecte i tenguin un impacte negatiu en el seu abast s'haurien de rebutjar.