1.4. Com organitzar un projecte en tasques
Tot projecte amb un mínim grau de complexitat planteja el problema del seguiment de tasques. Imaginem el muntatge d'una exposició, la preparació d'un taller o l'organització d'un festival. En aquest tipus de situacions sempre hi ha diverses persones involucrades, cadascuna amb la seva especialitat, i un munt de tasques diverses que depenen unes de les altres.
Hi ha moltes formes de tractar la coordinació de tasques: des de llistes que es van ratllant en una pissarra, passant per formularis enginyosos inventats per la persona organitzada de l'equip, fins a complets sistemes de gestió informatitzats. Però aquests sistemes a vegades poden ser tan complicats que configurar-los i mantenir-los al dia és una tasca més que se suma a la gestió. Sincerament, de vegades fa més peresa posar en pràctica aquestes solucions fabuloses que seguir utilitzant llistats Al principi tot és entusiasme, fins que es perd la disciplina i es desdibuixa el sentit d'aplicar un mètode.
Potser el problema és pensar en un sistema de gestió de tasques com en una màquina de comandament i control /molt rídiga per reportar tasques a un superior jeràrquic. Quan en realitat, i donada la forma més aviat horitzontal de treballar en col·lectius i projectes culturals, la gestió de tasques hauria de ser el contrari: senzilla d'usar i d'entendre per tots els participants d'un equip.
Hi ha un mètode de gestió de tasques anomenat Kanban que és una eina visual per contemplar tot el panorama de tasques d'un projecte, per tal de dur-les a terme a través d'un flux de treball clar i simple. Una tasca nova ingressa al flux com a pendent, passa a estar en procés mentre s'està portant a terme i finalment arriba a esdevenir una tasca realitzada.
Aquest flux es tradueix visualment com un tauler en el qual hi ha targetes que tenen cada tasca anotada. Les targetes s'ordenen per columnes, segons l'etapa en què està la tasca: pendent, en procés o realitzada, que són els estats bàsics, encara que se’n poden inventar d’altres, com veurem després
Si es fa amb notes adhesives (Post-it) sobre una pissarra, el tauler Kanban es veu més o menys així:
En un projecte gestionat amb aquesta metodologia, tots els participants veuen què cal fer, que s'està fent i en quina etapa està cada tasca. Hi veim també els èxits i els colls d'ampolla. A més, amb colors i altres referències visuals es poden afegir detalls com ara els responsables, el tipus de tasca o a quina part del projecte correspon.
Quan es necessiten molts detalls i es requereix treballar en equips a distància, el més pràctic és utilitzar una eina en línia. És habitual que aquestes eines incloguin opcions extres, com ara notificacions, arxius adjunts, comentaris a les tasques, estadístiques i altres complements.