1.6.2. Kanban
La metodologia kanban va ser desenvolupada a Toyota per Taiichi Ohno a principis dels anys 40 dins el sistema de gestió de producció JIT (just in time, ‘just a temps’). Es tractava de rendibilitzar els subministraments disponibles per a la cadena de muntatge, de manera que no fossin massa excessius ni tan escassos que la cadena s'hagués d’aturar per falta de recursos.
D'aquesta manera es va utilitzar per controlar l'avanç del treball en el context d'una línia de producció. Posteriorment se’n varen desenvolupar les possibilitats amb molt èxit en el món del programari.
Aquest mètode també el podem emmarcar dins les metodologies àgils, que pretenen reduir la burocràcia en els projectes i donar respostes ràpides a la gestió del canvi o davant imprevistos associats a qualsevol projecte.
En aquest curs esbossarem una orientació del que seria un tauler kanban genèric amb l'eina Trello, que ens servirà per reflectir els estats del nostre flux de treball.
Avantatges
Permet fer visible el treball d'un sol cop d'ull
amb la qual cosa es poden detectar els colls d'ampolla del flux de treball, la saturació d'algun membre, els conflictes entre tasques, etc.
Cal limitar el treball en curs
per intentar concentrar l’esforç en acabar tasques. La multitasca mental no existeix, i si existís, restaria eficàcia al nostre treball.
Ens ajuda a organitzar-nos
Cal anar assolint destresa en la definició de tasques, la qual cosa permetrà saber molt millor què és el que s’ha de fer.
És un sistema flexible amb múltiples variacions
Permet adequar-lo a les necessitats individuals o d’un equip; se’n pot extreure tot el potencial quan s’està treballant en projectes en comú amb altres persones.
Suposa un estímul del rendiment
Permet perfeccionar el flux de treball per guanyar en eficiència.
El tauler kanban és l'eina que ens serveix per aplicar aquests principis.
A més, per poder gaudir dels avantatges de kanban s’han de tenir en compte certes actituds a l'hora d'enfrontar-nos a les nostres tasques:
Mantenir la concentració
Si ens concentram en les tasques, en allò que feim en cada moment, la qualitat del resultat es veurà reforçada.
Reduir el treball en curs i fer lliuraments regulars
Si el resultat obtingut és correcte, s'obté una satisfacció immediata pel treball realitzat. I si no és correcte, com més curt sigui el cicle de treball, més ràpidament podrem detectar-hi errors i proposar-hi solucions.
Equilibrar el flux
Entre la demanda i la capacitat de producció.
Prioritzar
Tant el client com l'equip.
Kanban no reinventa els mètodes de treball ni proposa formes diferents d'executar les tasques. Només proposa una manera diferent de coordinar el treball i fer-ne visible l’evolució.
Kanban és una eina excel·lent de col·laboració ja que el tauler és un element visual per a tots els membres del projecte, de manera que cada un d'ells pot saber de forma ràpida i senzilla quines tasques estan en marxa, quines estan pendents i quin percentatge del total s'ha acabat. Però el tauler també pot utilitzar-se per organitzar el treball a nivell personal.
Kanban no és una tècnica de planificació, sinó de distribució i seguiment de treball. Cal no confondre tasques amb treballs i estats.
Característiques
L'objectiu és gestionar d'una manera visual com es van completant les tasques. Kanban es fonamenta en les següents regles:
Fer visible el flux de treball
S’ha de dividir la feina en fases de manera que puguem tenir un mapa visual del flux de treball dividit en columnes. Aquest flux podrà ser diferent segons el projecte de què es tracti.
Pot ser d'aquesta manera:
| Petició de tasques | Selecció de tasques | Desenvolupament | Prova | Acabat |
O aquesta altra, la més simple:
|
To do "Coses per fer" |
Doing "Coses que s'estant fent" |
Done "Coses fetes o acabades" |
L'objectiu és que d'un sol cop d'ull puguem controlar quin treball queda per fer, què s'està duent a terme i qui ho fa i què està fet. Tot això, tenint sempre clar com s’han prioritzat les tasques.
En aquest flux de treball escenificat en columnes podrem afegir les nostres tasques pendents, el que hem de realitzar o controlar en cadascuna d'elles.
Aquestes columnes no corresponen a les fases del projectes, sinó més aviat als estats successius pels quals passa una tasca.
Si bé en l'explicació d'aquest curs utilitzarem aplicacions digitals per crear el nostre fitxer kanban, també és comú veure taulers kanban sobre pissarres en què les tasques són notes adhesives (Post-it).
Determinar el límit de treball en curs
El treball en curs (TEC; en anglès WIP, de work in progress) s'ha de limitar perquè es conegui quin és el nombre màxim de tasques que es poden realitzar en cadascuna de les fases. Podríem representar-lo amb un número en cadascuna de les columnes:
| Petició de tasques | Selecció de tasques | Desenvolupament | Prova | Acabat |
Aquest número es coneix com a ‘límit del treball en curs’. Permet centrar-se en les tasques i a tancar-les, no a començar-ne de noves, ja que limita el nombre de tasques que hi ha d'haver en cada fase segons els recursos de què disposem, i té un gran impacte en la productivitat. Si el TEC és molt baix vol dir que les tasques es realitzaran ràpidament, però pot ser que quedin recursos ociosos perquè no tots podran treballar simultàniament en una mateixa tasca. Per contra, es el TEC és molt alt hi ha el risc de treballar en massa coses alhora sense donar-los una sortida ràpida.
Podem concloure que el TEC d'un kanban actua com un senyal d'alerta de la productivitat i del rendiment del nostre sistema.
Kanban no determina quin és el TEC òptim. Anderson proposava que el TEC fos d’1:1, de manera que tothom estigués concentrat en el que fa, però aquesta regla pot ser factible només en entorn de projectes de programari. Per regla general, podem estimar que un TEC òptim podria ser de 5/6 tasques en la columna de Coses que s'estan fent, ja que podem tenir tasques que, per ser completades, necessiten que una altra persona hi participi, o que ens arribi alguna cosa (per exemple, que hàgim d’esperar un document que ens han d'enviar per poder lliurar una sol•licitud). Per tant, podem fixar el límit d’una concurrència de 5 o 6 tasques per persona i, a partir dels resultats, anar reduint la xifra.
Mesurar el temps per completar una tasca
El temps que s’inverteix a acabar cada tasca, des que se sol·licita fins que es lliura, és l’anomenat lead time. La necessitat de fer visibles les tasques implica que la millor manera d'aplicar la metodologia kanban sigui a través d'un tauler.