Omet navegació

1.6.1. GTD

GTD és la sigla de l’expressió anglesa Getting things done, que podríem traduir al català com ‘fer les coses’ o ‘aconseguir acabar les coses’ (entenent les coses com ‘tasques’).

GTD és un mètode desenvolupat per David Allen que té com a finalitat recopilar totes les tasques i projectes del dia a dia i gestionar-los per fer-los en el moment precís i sense aclaparar-se.

GTD és una metodologia àmpliament estesa per tot el món, utilitzada satisfactòriament per milions de persones i de provada eficàcia: si seguim bé el mètode, hi ha un abans i un després en la gestió de tasques, així de senzill.

Si feis servir la vostra agenda en paper o electrònica, més una llista de tasques ordenades per prioritat, us demanareu per què necessitau GTD. És evident que cada un de nosaltres té la seva pròpia metodologia de treball, i que pensa que li va més o menys bé amb ella. Doncs bé, des de la nostra experiència, i des de l'experiència de la majoria d'usuaris que apliquen el mètode amb un mínim de disciplina i constància, no té res a veure una cosa amb una altra.

Les llistes de prioritats, de coses pendents per fer (les famoses to-do), on anem col·locant les coses més importants al principi de la llista i les menys importants o que puguem deixar per a un altre dia més avall, no tenen res a veure amb el GTD.

Així treballàvem tots abans de descobrir el GTD, i així ens anava: se'ns escapaven coses, teníem freqüents sobrecàrregues de treball, no ens organitzàvem bé i teníem la impressió de no tenir mai el temps suficient per acabar d’una manera satisfactòria les nostres tasques pendents. Com bé sosté Allen, la nostra memòria és notablement ineficient, el que provoca que poques vegades recordem què podem fer en cada moment i lloc.

Explicar aquest mètode d'una manera clara i breu perquè pugueu apreciar la seva enorme potencialitat és una tasca, més que ambiciosa, titànica, tenint en compte que el seu creador li ha dedicat diversos llibres i centenars de conferències i articles. Si us aconsellam que, per aplicar amb èxit el GTD, és absolutament imprescindible seguir totes i cadascuna de les passes del mètode, sense intentar saltar-les, tallar o escurçar.

Les cinc fases fonamentals del mètode són:

Recopilar

Dipositarem a la safata d'entrada o inbox tot allò que pugui representar alguna cosa que haguem de fer: idees, tasques, recordatoris i, en general, coses per fer.

Has de recopilar tot el que consideres incomplet del teu univers personal, formatiu, professional. És molt important capturar el 100 % de les coses incompletes, ja que GTD es basa en el principi d'alliberar la ment de les tasques pendents emmagatzemant-les en un lloc segur i específic, per poder concentrar-nos en dur a terme les tasques en lloc de caminar recordant què és el que tenim pendent de fer. És indispensable utilitzar una eina de captura àgil, sigui quina sigui.

Per explicar un exemple d'aplicació d'aquest mètode, explicarem les fases que es durien a terme per preparar un curs per l’EBAP. Aquesta primera fase seria anotar el recordatori de recopilar de documentació per a la preparació d'un curs o parlar amb el personal d’administració per establir l’horari del curs.

Processar

Processarem per complet la safata d'entrada o inbox, aïllant-nos de les interrupcions, fent-ho de manera àgil i prenent decisions ràpides. Començarem sempre pel principi, processant un element cada vegada i amb el compromís de no tornar mai cap element a la safata d'entrada.

Per a cada element, ens demanarem si requereix una acció. Si és així:

  • Si l’acció ha de durar menys de dos minuts, ho farem immediatament.
  • Si la tasca no ens correspon, la delegarem a la persona adequada.
  • El diferirem, col·locant-lo en les carpetes (Pròxim / Projecte / Algun dia), per dur-lo a terme en el moment adequat.

Si un element no requereix cap acció, podem:

  • Eliminar-lo.
  • Covar-lo (Algun dia / Potser / Arxiu de seguiment), si pot ser útil en el futur.
  • Arxivar-lo (Material de referència / Consulta), si és informació potencialment útil.

Seguint amb l'exemple de la preparació del curs, tindríem dues tasques, i totes dues requereixen una acció nostra. Les processaríem emmagatzemant-les en la carpeta Pròxim, ja que són dues tasques que hem de fer a l'inici per poder dur a terme el projecte de l’organització del curs.

Organitzar

En aquesta fase organitzam les tasques o elements que esperen ser atesos, d'acord amb la seva naturalesa:

  • Pròxim: accions que s'hagin de realitzar pròximament, en poc temps.
  • Projecte: és qualsevol resultat que requereixi més d'una acció per realitzar-se. Aquestes accions s’han de revisar periòdicament per assegurar que tot projecte hi té una acció propera associada i que es pot dur a terme.
  • En espera: tasques delegades a terceres persones, o esdeveniments externs que s’han de produir abans de seguir treballant en el projecte.
  • Algun dia / Potser / Futur: coses que ens agradaria fer però que no podem o no volem fer en l'actualitat.

Una agenda o calendari també és important per dur un seguiment de les vostres cites, encara que Allen recomana utilitzar-lo per coses que s'hagin de fer en un termini específic, o per a reunions i cites fixades.

Seguint amb l'exemple del curs, organitzaríem les dues tasques per fer-les pròximament, ja que són necessàries per poder dur a terme la resta de feines.

Revisar

Aquesta és la fase fonamental del mètode:

  • De forma periòdica, revisarem les llistes d'accions i recordatoris, les carpetes a les quals estan assignades les tasques.
  • Com a mínim, la revisió la farem un cop al dia o sempre que tinguem un moment lliure.
  • En tot cas, una revisió setmanal és indispensable.

En funció de la nostra energia i estat d'ànim i del temps disponible, decidirem quin és l'element més important que s'ha de dur a terme en aquest precís instant. Per evitar sortejar les tasques més difícils o complexes, heu de triar l'acció sempre segons l'ordre en què són a les llistes, segons les processam des de la safata d'entrada.

Continuant amb l'exemple del curs, consistiria a revisar totes les tasques que tenim per establir quina és la més important per dur a terme. En aquest cas primer seria establir l'horari del curs, ja que depenent del nombre d'hores aquest haurà de tenir més o menys contingut, de manera que la tasca de recopilar informació es veurà afectada pel nombre d'hores que s'assignin per impartir el curs.

Fer

El propòsit últim d'aquest mètode és facilitar la decisió sobre què heu fer en cada moment, tot això en funció de:

  • Les accions que podeu fer en el context en què us trobau, per exemple a l’oficina o a casa.
  • El temps que requereix cada acció i el que teniu disponible.
  • L'energia que requereix cada acció i la que teniu actualment.

Finalment, duim a terme les tasques, i a mesura que les completem les anirem marcant com realitzades i hi farem les anotacions que siguin necessàries –per exemple, deixar anotat el nombre d'hores que s’ha acordat amb l'administració per impartir el curs.