Si ens fixam només en els documents administratius, observam que formen una tipologia tancada i fixada, poc oberta a la incorporació de models nous i també a la variació dels ja creats. De fet, hi ha documents administratius que no han canviat gaire amb el pas del temps i, en general, hi sol haver resistència a l’hora de modificar-los.
Actualment ningú no dubta que la informació i la documentació administrativa són dos eixos fonamentals en l’actuació eficaç de les administracions públiques i el mitjà per relacionar-se amb la ciutadania i, per això, són aspectes que han estat objecte de regulació.
També fruit d’aquesta preocupació, la majoria d’administracions han publicat manuals d’estil —com ara el ja conegut Llibre d’estil del Govern de les Illes Balears— en què fixen les característiques i l’estructura que han de complir els texts i documents que emeten —centrant-se especialment en els administratius—, perquè una documentació unificada i coherent facilita tant la comunicació externa com la interna, a part de contribuir a la bona imatge de la institució.
Els texts i documents de l’àmbit administratiu de què parlarem en aquest apartat són de caràcter escrit i es poden classificar de la manera següent:
-
Impresos i formularis (documents que emplena una persona indeterminada).
-
Texts i documents adreçats a persones concretes o a un col·lectiu.
-
Documents legals i normatius.