Presa de decisions

En moltes ocasions, gestionar el temps suposa haver de determinar quina activitat cal dur a terme entre diverses activitats que requereixen atenció, aparentment alhora.

 

Per prendre decisions és necessari assumir un criteri que permeti dur-les a terme de la manera més adequada possible. És necessari establir l’ordre de prioritats d’aquestes tasques, és a dir, la preferència que s’ha de donar a la realització d’una tasca o una altra.

Establir la prioritat d’una tasca suposa atendre dues variables:

L’encreuament d’aquestes dues variables determina diverses decisions sobre l’execució d’una tasca:

TASCA	URGENT	NO URGENT
IMPORTANT	Prioritat 1: fer la tasca immediatament. Les tasques que per la seva urgència i importància les ha de dur a terme un mateix i de manera immediata.	Prioritat 3: ajornar la tasca. Tasques que s’han de fer, però no necessàriament en aquest moment i, per tant, es poden ajornar.
POC IMPORTANT	Prioritat 2: delegar la tasca en una altra persona. Les activitats que és necessari fer amb rapidesa però que es poden delegar en una altra persona.	Prioritat 4: decidir no executar la tasca. Activitats l’interès i la pressa de les quals no impliquen una necessitat de dur-les a terme i es rebutgen.

Tal com hem dit, per aconseguir una gestió eficaç del temps s’han de classificar les tasques atenent a la importància i al temps d’execució.

TASCA	URGENT	NO URGENT
IMPORTANT	El quadrant de la crisi El quadrant 1 és el quadrant de la crisi, en el qual es recullen les tasques urgents i importants; els problemes urgents, les activitats amb data de venciment, les reunions i preparacions imminents. És necessari treure temps per invertir-lo en aquest quadrant, planificar i prevenir impedeix que moltes activitats es tornin urgents. Has de tenir en compte que moltes activitats importants es tornen urgents perquè les demoram més del que seria necessari o les preveiem o planificam de manera insuficient.	El quadrant de la qualitat Aquest quadrant recull activitats importants i no urgents; per tant, podem planificar-les a llarg termini, anticipar-nos als problemes que puguin sorgir i estar en un desenvolupament professional continuat. Per aquestes raons, com més temps estiguem en aquest quadrant, més creixerà la nostra capacitat d’execució i decisió. Per contra, si no dedicam temps a aquest quadrant estarem aplicant el quadrant de la crisi.
NO IMPORTANT	El quadrant de l’engany El quadrant de l’engany recull activitats que són urgents però no importants: telefonades, reunions, encàrrecs de companys, etc. Aquesta urgència maquilla la importància de l’activitat. Tingues en compte que moltes vegades aquestes activitats són importants i urgents per als altres i no per a tu. Quan es passa temps en aquest quadrant es satisfan les expectatives i prioritats dels altres. Per gestionar eficaçment el teu temps, has de satisfer les teves.	El quadrant de la pèrdua de temps El quart quadrant és el de la pèrdua de temps, ja que reconeix activitats que no són importants ni urgents: tasques que es poden delegar, activitats d’escapament, algunes telefonades, etc.

 

"És millor dur a terme el veritable treball (=efectivitat) que fer-lo veritablement (=eficiència)" (Peter Drucker)

 

Un dels principals problemes dels estaments directius és l’intent continu de fer massa coses i exposar-se al perill de perdre’s entre les diverses tasques. Al final d’un dia de feina dur s’arriba sovint a la conclusió que si bé s’ha treballat molt, en ocasions s’han deixat de fer o no s’han acabat tasques importants.

Els bons managers es caracteritzen, entre altres coses, perquè són capaços de fer tant moltes coses, com coses molt diverses, i dediquen un determinat temps únicament i exclusivament a una sola tasca. Resolen, per tant, sempre només una cosa, i d’una vegada, però de manera conseqüent i premeditada. La premissa imprescindible per aconseguir-ho és establir prioritats clares, mantenir-les i dur-les a terme.

Establir prioritats vol dir decidir quines tasques són les prioritàries; quines s’han de fer en segon terme, i quines són les que s’han de fer a continuació. Les tasques de màxima prioritat són les que cal fer o resoldre en primer terme.