Preparació

Quan és més convenient fer la reunió?

És important cercar una data en la qual la majoria dels assistents hi puguin acudir.

• No són recomanables ni els principis ni els finals de mes (per excés de feina).
• Tampoc no són recomanables els dies anteriors a una festa o vacances.

Per què es fa la reunió?

Cal tenir clars els objectius que es volen aconseguir amb la reunió, per tal que sigui efectiva i es distribueixi correctament el temps.

Qui ha d'assistir-hi?

S'han d'escollir els participants segons la seva relació respecte del tema que s'ha de tractar, és a dir, amb l'objectiu de la reunió.

Què han de saber els assistents, abans de la reunió?

És convenient informar els participants dels aspectes clau que es treballaran durant la reunió abans de cada convocatòria, amb la finalitat que coneguin amb antelació els temes que s'hi han de tractar.

Quant ha de durar la reunió?

La durada de la reunió ha d'estar en relació amb el seu objectiu. Se n'ha d'especificar l'hora d'inici i d'acabament.

A quina hora és més convenient reunir-se?

L'horari també s'ha de tenir en compte, a darrera hora del matí les reunions tendeixen a ser menys productives que a primera hora.

Quin ordre del dia s'ha de seguir?

Abans de començar la reunió s'ha d'establir l'ordre en què s'aniran comentant tots els punts que s'han de tractar.

Quins procediments s'han de seguir?

Abans de començar la reunió s'han d'establir els procediments que s'han de seguir.

Quins mitjans físics/materials es necessiten per al desenvolupament de la reunió?

S'han de preparar tots els documents i materials necessaris que s'han de lliurar o treballar durant la reunió, com també la sala on es durà a terme.

A quins acords s'ha d'arribar?

Estan íntimament relacionats amb els objectius de la reunió i són la seva finalitat.

Les reunions, en general, es preparen poc i aquesta escassa preparació prové del fet de no donar importància a un o diversos dels factors que hem comentat.