2.1. L'ordre del dia

En l'estructura de la reunió eficaç no hi pot faltar l'ordre del dia. L'ordre del dia serveix per:

Eliminar la incertesa, sobre:

• Relació de temes.
• Anotacions.
• Documentació.

Aclarir:

• La durada.
• Els assistents.
• El motiu.

Evitar falses expectatives a l'hora de definir objectius.

Per programar els temes, has de tenir en compte els aspectes següents:

• No intentis tractar massa assumptes a la mateixa reunió. Són més efectives les reunions curtes. Si és necessari, se n'ha d'incrementar la freqüència.
• Selecciona els punts vitals de cada tema i centra la reunió en aquests punts.
• Redacta el pla de reunió de manera clara, agradable i resumida: transforma'l en una agenda eficaç.

Quan programis els horaris (inici i final), has de considerar certs marges de temps per evitar imprevists:

• Fixa l'hora estimada d'acabament 15 minuts abans de la fita considerada.
• Prolonga els temps prevists per cada tema 5 minuts més del que consideris necessari.
• Preveu els temps "comodí", com ara pauses o entreactes no anunciats, dels quals podràs fàcilment prescindir si el desenvolupament de la reunió ho fa recomanable.