2.2. Una convocatòria motivadora

Els aspectes que faran que motivis els convocats a una reunió, i que contribuiran a la seva eficàcia, són els següents:

Informa sobre per què i per a què es fa la reunió.
Indica què es vol obtenir dels convocats.
Convoca amb diversos dies d'antelació. Es requereix un temps suficient per tal que els membres del grup s'involucrin en el desenvolupament d'algun tema i puguin preparar adequadament la seva aportació.
Fes-los veure la importància de la seva aportació sobre el tema i la seva transcendència per arribar a la solució del problema plantejat.
Adjunta a la citació un ordre del dia i tota la informació possible i completa.
Això és un indicador de transparència i democràcia en el procés de decisió posterior.