L'expedient electrònic és el conjunt de:
-
Documents electrònics signats electrònicament i individualitzats (per individualitzats entenem que cada document s'ha de poder separar de la resta. Per exemple, no pot estar en un sol document pdf l'informe tècnic i la resolució que la motiva).
-
Metadades mínimes exigides de l'expedient.
-
Un índex autenticat amb la relació de documents que conformen l'expedient (el fet que estigui autenticat assegura que no es puguin afegir o llevar documents sense que l'index no ho reflecteixi).
Cal destacar que no formen part de l'expedient electrònic administratiu tota la informació que tingui caràcter auxiliar o de suport, com ara la continguda en aplicacions, fitxers i bases de dades informàtiques.
De la mateixa manera que passa amb els documents electrònics, existeixen unes NTI que asseguren la generació dels expedients perquè aquests puguin ser interoperables:
-
La Norma Tècnica d'Interoperabilitat d'Expedient Electrònic té per objecte establir l'estructura dels expedients electrònics, que inclou documents electrònics, index electrònic, signatura electrònica i metadades mínimes obligatòries, així com les especificacions per als serveis de remissió i posada a disposició.
-
La Norma Tècnica d'Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics tracta també els aspectes relatius a la gestió i conservació dels expedients electrònics.