Cada Administració ha de mantenir un Arxiu Electrònic Únic dels documents electrònics que pertanyin a procediments finalitzats.
Tots els documents utilitzats en les actuacions administratives s'emmagatzemaran per mitjans electrònics.
Els documents electrònics que continguin actes administratius que afectin a drets o interessos dels particulars s'han de conservar en suports electrònics que assegurin la identitat i integritat de la informació necessària per reproduir-ho.
Els documents electrònics s'han de conservar en un format que permeti garantir l'autenticitat, integritat i conservació del document, així com la seva consulta amb independència del temps transcorregut des de la seva emissió.
Els mitjans o suports en què s'emmagatzemin documents han de comptar amb mesures de seguretat, que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. Han d'assegurar la identificació dels usuaris i els controls d'accessos, així com el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades.
La solució tecnològica sobre la qual s'implementa l'Arxiu Electrònic Únic permet emmagatzemar per mitjans electrònics tots els documents utilitzats en les actuacions administratives. Aquests arxius electrònics, destinats a cobrir el conjunt del cicle de vida dels documents electrònics venen a ser complementaris i equivalents als arxius convencionals.
Una política de gestió de documents electrònics conté orientacions o directrius per a la creació i gestió de documents autèntics, fiables i disponibles al llarg del temps.
Entenem per gestió documental el conjunt de normes tècniques i pràctiques que s'usen per administrar els documents de qualsevol tipus i en qualsevol suport, rebuts i creats per una administració, entitat o empresa. Aquesta política facilita la recuperació d'informació, determina el temps que s'ha de guardar cada document, ens indica si es pot eliminar en algun moment del seu cicle de vida i assegura la conservació dels documents.
La política de gestió documental també ha de garantir la disponibilitat i integritat de les metadades mínimes obligatòries i les complementaries o necessàries (metadades de contingut, context i estructura) per assegurar la gestió, recuperació i conservació dels documents i expedients.
Per poder emmagatzemar documents que compleixin l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat en l'Arxiu Electrònic Únic es necessita:
-
Tenir les sèries documentals definides organitzades segons un quadre de classificació (a la CAIB s'opta per una classificació funcional i no sobre la base de l'organigrama de l'Administració pel fet de ser tan canviant).
-
Tenir les sèries documentals valorades per la Comissió Qualificadora i Avaluació de Documents , que determina, entre d'altres aspectes, els terminis de custòdia.
-
Disposar d'un repositori documenta l (solució tecnològica) capaç de dur a terme, entre altres tasques, el ressegellat dels documents per garantir-ne la validesa durant tot el període de custòdia d'aquests.
Per saber més informació sobre l'Arxiu electrònic Únic a la CAIB, podeu consultar:
http://www.caib.es/sites/interoperabilitat/ca/arxiu_electranic_anic/