Un òrgan col·legiat és una unitat administrativa creada d'acord a la llei 3/2003, de 26 de març, de règim jurídic de l'administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears i que estiguin formats per tres o més persones, a les quals s'atribueixin funcions administratives de deliberació, assessorament, proposta, seguiment, control o decisió. Per exemple, trobem com a òrgans col·legiats el Consell de Govern o les comissions de seguiment de convenis.
La tecnologia permet que el funcionament d'aquests òrgans hagi canviat al llarg del temps i la Llei 40/2015 en millora la regulació. Entre les millores incorporades fruit de la implantació de l'administració electrònica o l'ús dels mitjans electrònics en aquests, destacam els punts següents:
-
Tots els òrgans col·legiats podran constituir-se, i també podran convocar i celebrar sessions, adoptar acords i remetre actes, tant de manera presencial com a distància, tret que el seu reglament intern reculli expressament i excepcionalment el contrari.
-
En les sessions que celebrin els òrgans col·legiats a distància, els seus membres podran trobar-se en diferents llocs sempre que s'asseguri per mitjans electrònics (considerant-se com a tals els telefònics, i audiovisuals) la identitat dels membres o persones que els supleixin, el contingut de les seves manifestacions, el moment en què aquestes es produeixen, així com la interactivitat i intercomunicació entre ells en temps real i la disponibilitat dels mitjans durant la sessió. Entre d'altres, es consideraran inclosos entre els mitjans electrònics vàlids el correu electrònic, les audioconferències i les videoconferències.
-
Tret que no resulti possible, les convocatòries seran remeses als membres de l'òrgan col·legiat a través de mitjans electrònics, en què s'ha de fer constar l'ordre del dia, juntament amb la documentació necessària per a la deliberació quan sigui possible, les condicions en què se celebrarà la sessió, el sistema de connexió i, si escau, els llocs en què estiguin disponibles els mitjans tècnics necessaris per assistir i participar a la reunió.
-
Les sessions que celebri l'òrgan col·legiat es podran enregistrar. El fitxer resultant de l'enregistrament, juntament amb la certificació expedida pel secretari de la seva autenticitat i integritat i tots els altres documents en suport electrònic que s'utilitzin com a documents de la sessió, podran acompanyar l'acta de les sessions sense necessitat de fer-hi constar els punts principals de les deliberacions.
Quan s'hagi optat per la gravació de les sessions celebrades o per la utilització de documents en suport electrònic, hauran de conservar-se de manera que es garanteixi la integritat i autenticitat dels fitxers electrònics corresponents i l'accés als mateixos per part dels membres de l'òrgan col·legiat. -
L'acta de cada sessió podrà aprovar-se en la mateixa reunió o en l'immediatament següent. El secretari elaborarà l'acta amb el vistiplau del president i la remetrà, a través de mitjans electrònics, als membres de l'òrgan col·legiat, els quals podran manifestar pels mateixos mitjans la seva conformitat o objeccions al text, a l'efecte de la seva aprovació.
