L'expedient és el suport físic o electrònic que conté tota la informació relacionada amb un tipus de procediment administratiu concret.
Un procediment administratiu és un conjunt ordenat de tràmits i actuacions efectuades formalment, segons el curs previst legalment, per dictar un acte administratiu o expressar la voluntat de l'Administració. L'existència d'un procediment administratiu reglat permet donar compliment a una doble garantia:
-
Es protegeixen els drets de la ciutadania.
-
Atorga ordre a l'administració i encert en les seves resolucions, establint unes passes a complir en cada cas.
La gestió d'expedients ha de cobrir totes les fases d'un procediment administratiu des de l'inici fins a la resolució d'aquest.
El gestor d'expedients administratius és una eina que facilita als departament i serveis administratius l'automatització i tramitació electrònica dels expedients administratius (fluxos de treball, signatura, emmagatzematge de documents, consulta, notificació, explotació de dades, etc.)
A més, la llei 39/2015 reconeix a les persones que es relacionin electrònicament amb les administracions públiques el dret a conèixer per mitjà també electrònic l'estat de tramitació dels procediments en els quals siguin interessats. Aquest dret obliga als departaments i serveis a disposar, com a mínim, d'un gestor d'expedients.