A) Registrada d'entrada (distribució)

Quan arriba documentació mitjançant el registre, ja sigui presencialment a una oficina o mitjançant integració amb el sistema integrat de registres (SIR), el resultat serà que la documentació arribarà a la CAIB, electrònicament, a DISTRIBUCIÓ.

DISTRIBUCIÓ és un aplicació corporativa que proporciona a les diferents unitats orgàniques de la CAIB una sèrie de bústies en les quals es rep documentació que des de l'eina de registre corporatiu (REGWEB) s'ha enregistrat d'entrada, ja sigui fruit d'un tràmit telemàtic o fruit d'un assentament registral presencial des d'una oficina de registre. Aquestes bústies estan gestionades per personal de la CAIB, que s'encarrega de tramitar la documentació que arriba, d'acord a la normativa de cada procediment.

Si el departament destinatari de la documentació disposa d'una aplicació corporativa per tramitar els seus expedients, un gestor d'expedients, aquesta es pot integrar amb DISTRIBUCIÓ, de manera que no és necessari consultar la bústia de la unitat orgànica, sinó que la documentació s'incorpora automàticament a l'expedient que correspongui.

Aquí podeu trobar el manual de l'eina:

https://intranet.caib.es/sites/administracioelectronica/ca/rebre/archivopub.do?ctrl=MCRST9485ZI256380&id=256380

B) Notificada a la CAIB

Quan la CAIB consti com a interessada en un procediment, pot rebre notificacions electròniques,que poden recepcionar empleats públics amb els permisos adequats mitjançant l’accés a la carpeta ciutadana o Seu electrònica del Punt d’Accés General de l’Estat o de l’organisme emissor (AEAT, Ministeri de Justícia, etc.)

Aquestes notificacions són processades de diferents maneres:

• Si l’emissor és un jutjat, les processen des de l’Advocacia de la Comunitat Autònoma.

• Si l’emissor és l’Agència Tributària, les processen des de la Conselleria d’Hisenda i Relacions Exteriors.

• La resta de casos es processen des del Departament d’Administració Electrònica de la manera següent:

  • Si no s’inclou codi DIR3, el Departament d’Administració Electrònica les remet a la unitat orgànica destinatària per correu electrònic la qual haurà de fer l’assentament registral corresponent.

  • Si la notificació inclou un codi DIR3 de destí, es remet automàticament a la bústia de distribució que correspongui (encara no implementat).

Així mateix, cal dir que algunes administracions públiques que no es troben encara integrades dins el sistema d'interconnexió de registres (SIR) empren l’enviament de notificacions de forma errònia per tal de fer-nos arribar documentació per mitjans electrònics, quan realment són simples comunicacions (no necessiten justificant de recepció) i que haurien d’anar per SIR. En qualsevol cas, aquesta via d’enviament de documentació és irregular, i en vies d’extinció, conforme les administracions estiguin integrades dins SIR, però mentrestant, la CAIB les segueix recepcionant (no podem distingir si són notificacions o meres comunicacions fins que no les hem obert) i processant com s’ha indicat anteriorment.

Una vegada REGWEB3 accepta un registre arribat de manera electrònica, genera el justificant de registre i l'emmagatzema a l'Arxiu Electrònic del Govern (GDIB). A continuació, per donar sortida a l'anotació de registre, l'enviarà junt amb la informació dels interessats i els annexos a l'aplicació de DISTRIBUCIÓ perquè aquesta arribi a l'òrgan gestor.

DISTRIBUCIÓ és un sistema de bústies. Aquestes bústies presenten una estructura jeràrquica, estan associades a una unitat orgànica i estan identificades amb el codi DIR3 d'aquella unitat. D'aquesta manera, el contingut que entra per registre arriba a la bústia de la unitat orgànica a la qual va dirigit l'assentament registral. A cada bústia hi ha personal que s'encarrega de gestionar la informació que arriba.

En el cas que la informació de l'anotació de registre estigui ben classificada, aquesta es podrà redirigir automàticament cap a unes bústies especials que permeten enviar directament aquesta informació al seu gestor (en el cas que es gestioni de manera manual) o directament a una aplicació de gestió electrònica d'expedients (en el cas que es gestioni de manera electrònica).

En el cas que la informació és gestioni des d'un gestor d'expedients electrònics, el Govern disposa de dues eines de gestió d'expedients electrònics:

• RIPEA: és una eina que permet crear expedients electrònics adaptats a la normativa ENI, la qual cosa permet la interoperabilitat d'expedients. Un expedient a RIPEA és una agrupació de carpetes i documents junt amb metadades que proporcionen informació que permet contextualitzar l'expedient i els documents que conté. El gestor d'expedients RIPEA no proporciona cap lògica de tramitació, són el tramitador o tramitadors de l'expedient els que han de decidir quins documents s'han d'incorporar, qui els ha de firmar, gestionar la temporització de les accions a fer damunt l'expedient, etc.

• HELIUM: és una plataforma corporativa per a la gestió electrònica d'expedients administratius que facilita la seva implantació i ofereix als usuaris finals una vista homogènia entre els diferents expedients. Els expedients amb HELIUM segueixen un flux de tramitació que es defineix durant la fase d'anàlisi de la implantació de l'expedient a HELIUM i, per tant, requereixen d'un desenvolupament informàtic per posar en marxa un expedient.

També existeix la possibilitat de desenvolupar una eina de gestió d’expedients a mida, que haurà d’estar orientada a gestionar expedients electrònics adaptats a la normativa ENI i, per tant, s’haurà d’integrar amb l’Arxiu Electrònic per guardar els expedients.

A més dels gestors d’expedients, també hi ha disponibles una sèrie d’eines que es poden utilitzar tant durant la gestió de l’expedient com de manera independent. Entre d’altres:

• PINBAL: és la Plataforma d'Interoperabilitat de les Illes Balears. Permet consultar informació que està en poder d'altres administracions (consulta de dades d'identitat, estar al corrent de pagaments amb la AEAT, informació cadastral, etc). Disposa d'una consola web per fer les consultes i també d'una interfície de servei web perquè les aplicacions puguin fer les consultes de manera automatitzada.

• PORTAFIB: és el component de signatura del Govern. D’una banda, ofereix una API simple perquè les aplicacions puguin signar documents des de la mateixa aplicació, tant en signatura web com en signatura amb servidor, de manera que tota la lògica de la signatura està aïllada de cada l’aplicació. D'altra banda és l'eina de "portafirmes", que s'utilitza quan el firmant del document és una persona aliena a l'aplicació i proporciona a l'usuari una bústia a la qual li van arribant els documents que ha de signar. Una vegada l'usuari signa els documents, el PORTAFIB avisa a l'aplicació i aquesta els recupera. PORTAFIB no emmagatzema documents a l'Arxiu Electrònic, això és una tasca que correspon a l'aplicació de gestió d'expedients.

• DIGITALIB: és una aplicació que permet a funcionaris habilitats fer còpies autèntiques de documents. També ofereix a les aplicacions de gestió d'expedients un component amb el qual es poden integrar per realitzar còpies autèntiques des del propi gestor d'expedients.

• NOTIB:  permet fer tant notificacions com comunicacions a les persones interessades en el procediment, com també comunicacions a altres administracions via SIR. Si bé les eines de gestió d’expedients ja estan integrades amb NOTIB per fer notificacions i comunicacions, també és possible emprar NOTIB de manera independent.

• VALIB: permet fer enviaments interns entre unitats orgàniques de la CAIB, tant físics com electrònics, quan cal fer un seguiment especial (quan es va enviar, confirmació de recepció, traçabilitat sobre els usuaris implicats, etc.).

Finalment tenim GDIB, que és l'Arxiu Electrònic del Govern que permet emmagatzemar per mitjans electrònics tots els documents utilitzats en les actuacions administratives. Aquests arxius electrònics, destinats a cobrir el conjunt del cicle de vida dels documents electrònics venen a ser complementaris i equivalents als arxius convencionals.

L'Arxiu Electrònic emmagatzema els documents electrònics de cada expedient, fet que permet la seva recuperació i consulta. També garanteix la seguretat (integritat, disponibilitat i confidencialitat), la custòdia i la conservació a llarg termini. Ofereix tota una capa de serveis a les aplicacions per poder interactuar amb ell. Per facilitar la tasca als desenvolupadors s'ha creat un Plugin d'Arxiu que facilita tota la tasca d'integració d'una aplicació amb l'Arxiu Electrònic.

Dins la CAIB existeixen diferents formes de signar un document digitalment.

A) Assistent de signatura electrònica (IBKEY)

Una forma de signar un document és mitjançant l' assistent de signatura electrònica, que es troba instal·lat a tots els ordinadors de la CAIB. El procés s'inicia clicant sobre el document, i seguint les passes:

En aquest cas, el resultat és un document signat amb un codi afegit (CSV: Codi segur de verificació) que permet comprovar la validesa de la signatura:

Això té diferents implicacions:

• Es pot imprimir el document i es manté la validesa, ja que el codi de barres permet comprovar que la signatura és correcta.

• El document està custodiat a la CAIB. Això vol dir que no és necessari adjuntar el document complet quan es vulgui emprar, és suficient amb referenciar el seu codi CSV.

• La validesa de la signatura va més enllà de la del certificat signant. El mateix sistema de custòdia s'encarrega de resegellar el document segons sigui necessari.

L’assistent de signatura electrònica també permet dur a terme fluxos de signatura un poc més complexos, com ara que un usuari sol·liciti la signatura per part d’un càrrec superior o que un document l’hagin de signar diferents persones (fins a 3).

Encara que sigui un mètode senzill, no és recomanable emprar IBkey com a mètode de signatura, ja que els documents, tot i custodiar-se, no queden catalogats correctament a la sèrie documental que correspongui al procediment. Tampoc no permet aprofitar les funcionalitats avançades del portafirmes corporatiu (PORTAFIB), com ara signatures de més de 3 persones o signants externs a la CAIB.

A dia d’avui, s’hauria d’evitar emprar IBKey i s’hauria d’intentar emprar les funcionalitats de signatura dels gestors d’expedients electrònics com Ripea o Helium, que permeten aprofitar totes les funcionalitats de signatura de PORTAFIB, al mateix temps que permeten arxivar correctament els documents a l’arxiu electrònic.

B) Integració amb Portafirmes corporatiu (PORTAFIB)

L’aplicació IBKey, explicada a l’apartat anterior, no deixa de ser un gestor d’enviament de documents al portafirmes corporatiu. Una altra opció d’enviar al portafirmes documentació és mitjançant la integració dels gestors d’expedients (RIPEA, HELIUM, etc.) amb el portafirmes i poder-ho enviar directament des d’allà sense passar per l’IBKey.

De la mateixa manera que RIPEA o HELIUM accedeixen directament al portafirmes corporatiu, el mateix és aplicable a qualsevol aplicació departamental feta a mida, que té la possibilitat d’integrar-se amb PORTAFIB i, per tant, de fer signatures electròniques.

PORTAFIB té, entre d’altres, les funcionalitats següents:

• Permet signatures de diverses persones, ja sigui encadenant-les una darrere l’altra (en sèrie) o bé totes a la vegada (en paral·lel).
• Es pot enviar a signatura tant a usuaris CAIB com a persones externes (per NIF).
• Possibilita la creació de fluxos complexos de signatura.
• Es genera un codi CSV per als documents signats, de manera que es pot referenciar el document amb aquest codi i, per exemple, la signatura no es perd en imprimir el document.

La integració amb PORTAFIB permet superar les limitacions de l’assistent de signatura electrònica quant a nombre de signants, signants externs o fluxos complexos. A més, també permet que els documents signats quedin catalogats correctament a la sèrie documental corresponent de l’arxiu electrònic. Amb l’assistent de signatura electrònica, no es produeix aquesta catalogació i tots els documents signats, independentment del procediment al qual pertanyin, queden classificats en una sèrie específica.

Qualsevol usuari de la CAIB que disposi d’un certificat d’empleat públic té accés a PORTAFIB per poder fer signatures.

C) AUTOFIRMA

Tots els ordinadors tenen instal·lada l'aplicació Autofirma. Aquesta aplicació de l'Administració de l'Estat permet signar digitalment un document PDF mitjançant un certificat digital. Per signar amb Autofirma, basta clicar damunt el document PDF amb el botó dret del ratolí, seleccionar " Firmar con Autofirma" i seguir les passes:

Tot i que és una forma senzilla de signar documents, s’han de tenir presents algunes limitacions d’aquest mètode de signatura:

• La signatura és purament digital i està incrustada dins el fitxer (generalment PDF). Si, per exemple, s’imprimeix el document, la signatura perd tota validesa i el document passa a ser una còpia simple.

• Pel mateix motiu, no existeix custòdia ni resegellat del document: així, la signatura només té validesa mentre el certificat digital que s’ha emprat per signar sigui vàlid. En el moment en què aquest caduqui o sigui revocat, la signatura del document deixa de ser vàlida.

Per tant, aquest mètode només s’hauria d’emprar quan la tramitació sigui 100% digital, quan no hi hagi necessitat d’una vigència a llarg termini de la signatura i la documentació no s’hagi de comunicar a la ciutadania (ja que no es podria comprovar la validesa pel fet de no estar custodiat i no poder-li aplicar o assignar un codi segur de verificació ―CSV― com veurem en els apartats següents). 

A) Servei de consulta de CSV CAIB

La Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, estableix en l'article 27.3.c) que les còpies en suport de paper de documents electrònics han de contenir un codi generat electrònicament o un altre sistema de verificació que permetrà contrastar l'autenticitat de la còpia mitjançant l'accés als arxius electrònics de l'òrgan o organisme públic emissor en la seva seu electrònica.

El Codi segur de verificació (CSV) és un terme que designa el codi únic que identifica un document electrònic a l'administració pública espanyola. Aquest codi alfanumèric sol figurar en tots els documents electrònics emesos per mitjans telemàtics i garanteix l'autenticitat i la integritat del document.

Així mateix, el CSV és el sistema de signatura electrònica emprat en les actuacions administratives automatitzades vinculat a l'administració pública, òrgan o entitat, que permet comprovar la integritat del document mitjançant l'accés a la seu electrònica corresponent.

Per verificar un CSV del Govern de les Illes Balears, podeu accedir al “Servei de consulta de CSV CAIB” (que també és accessible des de la Seu electrònica):  https://csv.caib.es/

Aquesta aplicació permet verificar la validesa i la integritat d'un document electrònic emès pel Govern de les Illes Balears. Per fer-ho, s'ha d'escriure el Codi segur de verificació que figura en els marges del document per tornar a visualitzar-lo i comprovar que les dades consignades són correctes. Una vegada emplenat i enviat el formulari, es mostrarà la informació del document per poder descarregar-lo.

B) VALIDe

Servei estatal per validar certificats i signatures:

https://valide.redsara.es/valide/

C) Acrobat Reader

Des del lector de documents en format PDF que s’instal·la a les estacions de feina de la CAIB, es pot accedir al panell de firma i visualitzar les dades relatives a la signatura electrònica (certificat de signatura, data, etc.), tal com es mostra a la imatge següent:

En accedir al panell de signatura, al costat de cada firma dels signataris hi podem trobar unes icones diferents:

	Firma vàlida. La identitat del signatari és reconeguda i el document no s'ha modificat d'ençà que es va signar.
	Firma desconeguda. La identitat del signatari és desconeguda i el document no s'ha modificat des que es va signar. No obstant això, que la identitat del signatari estigui marcada com a desconeguda no significa que no sigui vàlida. Simplement pot ser que l'Adobe no estigui configurat per admetre els certificats de l'entitat emissora del certificat.
	Firma invàlida. El document ha estat modificat després d'haver-se signat o bé el certificat digital ja no és vàlid, per exemple, perquè està revocat.

També, a les propietats de les signatures del panell de firmes podem accedir a la data concreta en la qual s’ha signat el document.