A continuació es mostra un cas d’exemple en el qual es veu com seria l’ús real dels diferents components de l’administració electrònica, així com les seves interaccions.
Inici
Joan, un ciutadà, vol demanar un permís per posar unes plaques solars a casa seva. Com que ja té una certa edat i no s’aclareix gaire amb els tràmits, vol que Maria, la seva neta, dugui a terme els tràmits en nom seu. Joan no té certificat digital, així que es presenta amb la seva neta a una oficina de registre, i realitza un apoderament cap a la seva neta per a qualsevol procediment dins de l’administració autonòmica. El funcionari habilitat de l’oficina de registre verifica les dades, i inscriu l’apoderament dins la plataforma Apodera.
Una vegada apoderada, la Maria vol demanar la subvenció. Com que ella sí que té un certificat digital (en concret un de l’FNMT, que qualsevol ciutadà pot obtenir gratuïtament), accedeix des de casa seva a la Seu electrònica de la CAIB integrada amb Cl@ve. Allà localitza el procediment corresponent i, com que té tràmit telemàtic, l’inicia. S’autentica amb el seu certificat, indicant la referència de l’apoderament que va fer el seu avi el dia anterior, i s’inicia el tràmit SISTRA, que fa que hagi d'emplenar un formulari. En un moment donat de la tramitació s’adona que ha de presentar una documentació original, en concret la cèdula d’habitabilitat del domicili. Afortunadament, fa unes setmanes va haver de fer un tràmit diferent en el qual també es demanava aquest document. En aquell moment va fer la tramitació en paper i el personal de l’oficina de registre li va fer una còpia autèntica d’aquest document, de manera que la Maria indica a la sol·licitud actual que aquest document ja està en poder de l’Administració, i indica el número de registre i expedient de la tramitació anterior, de manera que no és necessari tornar-lo a presentar. Així, la Maria pot acabar el tràmit sense haver de fer res més ni presentar físicament cap paper, ja que la resta de documentació necessària (DNI, certificat d’estar al corrent de les obligacions tributàries i de la Seguretat Social) es comprova mitjançant la plataforma d’interoperabilitat PINBAL (ja que la Maria ha autoritzat la consulta d’aquesta informació en el moment de fer la sol·licitud).
Tramitació
Una vegada Maria ha finalitzat el tràmit telemàtic gràcies al fet que ha pogut signar en el navegador la sol·licitud per disposar de certificat digital, SISTRA crea automàticament una entrada de registre mitjançant REGWEB, que deixa constància del dia i hora en què es va fer la sol·licitud.
Des de REGWEB s'envia la sol·licitud a l'aplicacióDISTRIBUCIÓ, que veu en la sol·licitud el codi SIA del procediment, i per tant sap a quin departament concret (codi DIR3) ha d'arribar la documentació. Com que el departament que ha de tramitar aquesta sol·licitud empra HELIUM com a gestor d'expedients, la sol·licitud es dona d'alta automàticament dins el sistema, i s'inicia el flux de tasques que correspongui.
Així, un dels funcionaris de la unitat orgànica es trobarà que HELIUM li ha assignat la tasca inicial del procediment, i farà el que s'hagi definit dins el flux del procediment. En aquest cas, s'ha de fer un informe que ha de signar el cap del departament. La generació de l'informe la fa automàticament l'eina HELIUM a partir de les dades de la sol·licitud i una plantilla predefinida amb laimatge corporativa i seguint el Llibre d'estil, i l'HELIUM mateix s'encarrega també de remetre l'informe cap al càrrec que l'ha de signar, emprant la integració amb PORTAFIB. Al cap del departament li arribarà una alerta via correu electrònic de què té un document pendent de signatura, de manera que entrarà a la seva safata de PORTAFIB, llegirà el document i, si escau, signarà el document emprant la seva targeta criptogràfica d'empleat públic. Una vegada signat el document, el gestor HELIUM continuarà amb el flux del procediment, que consistirà simplement en notificar al ciutadà del resultat.
Tots els documents generats o gestionats durant la tramitació del procediment amb HELIUM s'hauran emmagatzemat a l'arxiu digital de la CAIB, catalogats correctament a la sèrie documental que correspongui d'acord amb el procediment i amb les metadades del document i l'expedient corresponents i d'acord amb l'ENI.
Notificació
La notificació de l'informe la iniciarà el mateix gestor HELIUM, mitjançant la integració amb NOTIB. Aquesta aplicació rebrà el document que s'ha d'enviar i les dades del destinatari de la notificació, veurà que és un particular, que a més ha sol·licitat (en el tràmit telemàtic inicial) ser notificat electrònicament, i per tant farà primer un registre de sortida a REGWEB, i després emprarà la plataforma Notifica per realitzar la notificació electrònica.
Maria rebrà un correu electrònic que li indicarà que té una nova notificació a la seva DEHúcarpeta ciutadana. Així, entrarà a la DEHú estatal mitjançant el seu certificat digital o Cl@ve, i accedirà a l’apartat de notificacions, on signarà digitalment l’acceptació de la notificació i podrà accedir al seu contingut.
NOTIB emetrà un justificant de recepció de la notificació per part de l’interessat en format electrònic, el qual s’incorporarà automàticament a l’expedient que gestiona HELIUM, i es podrà tancar l’expedient. Una vegada acabi la tramitació de l’expedient, aquest es tancarà i es guardarà a l’arxiu electrònic de la CAIB.
El resultat del procediment serà una autorització en format digital, signada digitalment i amb total validesa a efectes legals.
