c) Un enfocament general per motivar
Hi ha una sèrie de factors que les investigacions demostren que motiven les persones. Una manera de resumir-los de forma pràctica seria la següent:
1. Presència de la persona que exerceix el lideratge
Els estudis que s’han dut a terme posa de manifest que la presència física del cap o de la cap és un dels factors més motivadors. Això significa que la persona responsable de l’equip no pot estar contínuament “tancat” al seu despatx o inaccessible a les necessitats del seu personal.
2. Informació
El personal només pot interessar-se pel Departament i l’organització si se li brinda informació sobre el que està succeint. Això no hauria de quedar limitat al que necessita el personal saber, sinó que hauria d’incloure el que volen saber.
3. Sentiment de compromís
El personal exerceix millor les seves funcions i tasques si se sent involucrat en el seu treball. Això no significa que prenguin totes les decisions, però sí que és important demanar-los opinió.
4. Claredat d’objectius
Els objectius donen significat al treball. Les persones treballen millor si els objectius són clars, es coneix el PERQUÈ s’està realitzant, QUÈ s’està realitzant i QUAN s’ha d’acabar.
5. Sentiment d’importància
Les persones necessiten sentir-se importants i que es valori el treball que realitzen; fins i tot el treball repetitiu és més fàcil de dur a terme si es recompensa el seu valor. En qualsevol cas s’ha de donar més importància a la persona que al seu nivell de productivitat.
Per a la posada en marxa de l’esmentat anteriorment, la tècnica portada a la practica consistiria en el següent:
a. Establir una conversa informal amb cadascun dels membres de l’equip una vegada a la setmana. No es tracta de resoldre problemes específics, sinó d’establir o mantenir una comunicació motivadora.
b. Realitzar tres preguntes simples i una afirmació encoratjadora. Com per exemple:
1. Hola Joan, com estàs?
2. T’he informat sobre els nous arxivadors que hem adquirit? Creus que ens ajudaran a organitzar-nos millor?
3. Com van les coses amb els objectius que vam discutir la setmana passada?
4. La veritat és que em va agradar molt la manera de resoldre la incidència amb l’usuari divendres passat.
c. Dedicar a aquesta tasca entre 5 i 10 minuts per persona cada setmana, escoltant de forma activa i comunicant-se de forma positiva.
d. Dur uns registres de les converses mantingudes i incorporar les observacions que es considerin rellevants.
e. Organitzar l’agenda setmanal de treball a fi de trobar el temps necessari per executar aquesta activitat.