Una de les claus de tota persona que pretengui ser eficaç a nivell professional, consisteix a saber prioritzar les seves tasques. És important centrar-se en aquelles tasques que tenguin una relació directa i necessària amb els resultats que el directiu cerca obtenir.

Alguns dels hàbits que afecten una bona priorització serien els següents:

•  Tenir els objectius poc clars o una mala definició d’aquests.
•  No prendre decisions o realitzar accions quan és el moment oportú.
•  Ocupar-se d’activitats que ens creen satisfacció o comporten una menor dificultat.
•  No planificar el dia, la setmana o el mes de forma habitual.
•  Dedicar una gran quantitat de temps a allò que es considera urgent sense ser realment una tasca rellevant per aconseguir els objectius del lloc de treball.

Una fórmula per establir prioritats seria mitjançant el plantejament d’una sèrie de preguntes en les ocasions que un s’ha d’enfrontar a una nova tasca. Una vegada contestades les preguntes es podrà decidir amb més claredat on invertir el temps per ser més eficaç:

1.  Quins són els beneficis de realitzar aquesta determinada tasca?
2.  Quines són les conseqüències d’ocupar-se d’aquesta determinada tasca?
3.  Quin seria el benefici de finalitzar aquesta tasca?
4.  Com encaixa la tasca a realitzar realment en assolir els teus objectius i metes?
5.  Realment connecta aquesta tasca amb els teus objectius i metes a llarg termini?

Stephe Covey és l’autor del llibre “Els 7 hàbits de la gent altament eficaç” i presenta una matriu que és una guia que pot utilitzar qualsevol persona que pretengui ser eficaç a l’hora de gestionar les seves prioritats. Ajuda a prendre consciència per centrar el treball partint d’objectius, prioritats, temps i energia.

La Matriu de Covey, també coneguda com la Matriu Eisenhower, estableix que quan alguna cosa és important però no urgent, la decisió correcta és planificar la seva realització en el moment apropiat. Quan és important i urgent, s’ha de fer immediatament, i quan és urgent però no important, s’ha de delegar la seva realització a algú. En última instància quan alguna cosa no és ni urgent ni important, simplement no s’hauria de realitzar.

Per a avançar en una important distinció entre l’urgent i l'important, es podria establir el següent:

• La urgència “és una qualitat associada a temps. Augmenta tant a mesura que et queda menys temps per a la data límit, com amb la grandària de la tasca.”
• La importància “és una qualitat associada a les conseqüències. Una tasca augmenta la seva importància si les conseqüències de fracassar-hi augmenten”

Una altra manera d’establir la distinció entre l’important i l'urgent seria la següent:

Segons la Matriu de Convey, el primer que hem de fer per gestionar correctament el temps i aconseguir l’eficàcia, és desglossar la tasca en un dels 4 possibles escenaris per després procedir.

A la Matriu de Covey apareixen els quatre quadrants:

• IMPORTANT/URGENT. On apareixen les tasques a realitzar immediatament
• IMPORTANT/NO URGENT. On apareixen les tasques que aporten valor al teu projecte i que prèviament has planificat quan realitzar-les.
• NO IMPORTANT/URGENT. On apareixen microtasques, tasques complementàries i que pots delegar amb seguiment.
• NO IMPORTANT/NO URGENT. On apareixen els lladres del teu temps. Tasques que pots descartar o delegar i oblidar per complet.

Com podem obtenir més temps per dedicar al Quadrant 2? Per a això li hem de treure temps als quadrants 3 i 4.

Per tant, l’objectiu fonamental serà obtenir el màxim de temps per dedicar-lo al Quadrant 2. Per a això serà necessari treure temps als Quadrants 3 i 4,

Com que no serveixen de res les tasques assignades al Quadrant 4, aquestes s’han d’eliminar. El Quadrant 3 no té gaire valor, excepte per a altres persones. L’objectiu serà aprendre a “dir no” o a delegar tasques. En dir no als Quadrants 3 i 4 s’estarà dient sí al Quadrant 2 i quan això ocorre el Quadrant 1 es fa cada vegada més petit.

D’aquesta manera l’aplicació de la Matriu ens permetrà atendre les tasques d’ordre 1, 2, 3 i 4. Les investigacions assenyalen que una vegada que es tingui la situació controlada, els temps d’aplicació a mantenir a cada un dels quadrants seran aproximadament els següents:

Quadrant 2: 80%
Quadrant 3: 20 %
Quadrant 1: ocasionalment.

La reducció al Quadrant 1 es deurà a què amb la planificació i la gestió de les tasques que no aporten valor es reduiran al màxim les situacions amb categoria d’urgent i important.

Gestió eficaç de reunions

Una habilitat clau associada amb l’eficàcia per a qualsevol responsable d’equip és la gestió de les reunions d’equip.

Actualment la falta d’organització i claredat en la priorització d’objectius i assumptes a tractar, sol crear sensació d’ineficàcia als participants en moltes d’elles. Algunes conseqüències són les següents:

•  Sensació d’innombrables reunions, llargues i inútils, el que comporta pèrdua de temps i en ocasions la presència no és necessària.
•  Reunions no preparades: els responsables d’equip convoquen reunions i la resta de l’equip acudeix sense cap expectativa.
•  Reunions mal dirigides o no dirigides, al fer servir tècniques i estratègies no adequades, o que acusen la falta de recursos procedimentals.
•  No es prenen acords ni es determina un pla d’actuació posterior.
•  Si es pren algun acord, no s’especifica qui, com i quan es realitzarà el seguiment i control de la seva posada en pràctica.
•  El fet de no portar a efecte l’acord pres invalida amb freqüència l’eficàcia d’una nova reunió.

Per evitar aquest problema és necessari que els responsables de convocar una reunió siguin capaços de planificar-la prèviament. El primer pas ha de ser determinar quins seran els motius principals per convocar-la (p. ex.: donar informació, motivar, resoldre conflictes, cercar solucions, prendre decisions...) i definir els objectius que es pretenen assolir.

Una vegada que s’hagi determinat que veritablement és necessari que realitzem una reunió, s'haurà de procedir a planificar-la adequadament. A continuació s’ofereixen alguns consells que ajudaran als responsables d’equip a planificar, dirigir i coordinar reunions de treball perquè siguin veritablement efectives:

La persona responsable de l’equip ha de ser conscient que les reunions de treball són un medi important per assolir l’efectivitat. L’important serà que s’aprofitin al màxim i es treguin les millors conclusions, sempre amb la idea de cercar el benefici organitzacional en les àrees que el requereixin.