Getting Things Done® és un mètode, creat per David Allen, basat en la idea d’enregistrar totes les tasques que s’han de fer per poder concentrar-nos en l’execució d'aquestes, en lloc d’estar pendents de tot allò que encara s’ha d’acomplir.
Consisteix en un llistat de tasques que es gestionen a partir d’una safata d’entrada, i des d’aquesta es determina on s’ha de classificar cada una de les accions, per posteriorment decidir quines s’han de portar a terme.
Aquest mètode es basa en el que s’anomena les cinc fases dels cicles de treball: recopilar, processar, organitzar, revisar i fer.
✔Recopilar: En aquesta fase es recull tot allò que ens ocupa i que no es troba on ha de ser, per posar-ho en un únic lloc, que anomenarem safata d’entrada (poden haver-hi coses físiques, papers i documents, elements que calgui arreglar, idees, pensaments de coses que es vulgui fer, etc.). El que hi ha a la safata d’entrada són elements que ens ocupen però que per resoldre’ls necessitem convertir en accions concretes, de manera que es puguin gestionar en la fase següent.
✔Processar: Es tracta cadascun dels elements que hem recollit, i per fer-ho ens hem de preguntar: cal fer alguna cosa amb això?
Si la resposta és no, llavors hi ha tres opcions:
-
Eliminar
-
Arxivar
-
“Fer més tard potser”.
En aquest cas hi ha dues possibilitats:
➔ Posar-ho en una llista del que potser farem algun dia (per exemple, un curs d’una matèria que ens interessa que potser farem en algun moment).
➔ Si sabem el dia que podem decidir-ho, ho anotarem al calendari (un curs interessant que comença en una data concreta i que uns dies abans podem pensar si fer-lo).
Si la resposta és sí, llavors cal transformar allò que s’ha recopilat en accions concretes que es puguin fer:
➔ Quina és l’acció que cal fer en relació amb l’assumpte recopilat?
Si el que cal fer requereix més d’una acció, en el context GTD, per exemple, organitzar la reunió mensual de seguiment d’un assumpte concret, pot ser un projecte que es desgrani en les accions següents: pensar els punts clau sobre els quals es desenvoluparà la reunió, enviar el correu de convocatòria, reservar l’espai per fer la reunió, verificar el nombre de persones que hi assistiran, etc. Algunes d’aquestes accions es podran fer directament (el que cal fer requereix menys de 2 minuts), mentre que en d'altres caldrà establir un calendari o bé posar-les a la llista de properes accions.
El que cal fer requereix menys de 2 minuts?
➔ Sí: llavors cal fer l’acció concreta.
➔ No: en aquest cas hi ha dues opcions possibles:
-
Assignar la tasca o activitat a una altra persona.
-
Diferir l’acció, és a dir, fer-la en el futur, programant la data en què es farà o bé posant-la a la llista de properes accions.
Les accions han de tenir els elements següents:
- Context: allò que necessitem per fer una acció, que pot ser un lloc, una eina o una persona.
- Temps de realització: temps que estimem per fer l’acció concreta.
- Energia disponible: per fer l’acció ens cal molta atenció o bé són accions més senzilles.
- Importància: l’acció és més o menys important.
✔Organitzar: En aquesta fase s’ordena cada una de les accions definides abans en diverses llistes: properes accions, projectes, en espera, algun dia/potser, calendari, etc. Així obtindrem una visió clara de les accions que volem fer, que estaran perfectament ordenades i disposades per a la fase següent.
Recordeu que, en la fase d’organització i quan es treballa a distància, és d'utilitat crear l’etiqueta context “oficina” i “teletreball”, ja que permet decidir les tasques que es poden fer en funció del context en què us trobeu.
✔Fer: En aquesta fase revisarem si tenim quelcom planificat al calendari i, si és que no, aleshores comprovarem la llista de properes accions, tenint present el context en el qual ens trobem, avaluarem les diverses activitats, seleccionarem la més important i la farem.
✔Revisar: Finalment examinarem com estem gestionant les tasques que fem. Es recomana fer una revisió diària de les llistes i del calendari i una de setmanal que permeti actualitzar i mantenir en funcionament el sistema de gestió de tasques, per comprovar que allò que fem està en sintonia amb els objectius que volem assolir.
Seguidament trobareu uns vídeos en els quals s’il·lustra aquest mètode, de manera que sigui més fàcil d'entendre'n el procés i el funcionament:
Recordeu que serà interessant conèixer quina és l’eina més convenient que us facilitarà la supervisió de la persona teletreballadora. Tenir present les activitats que heu de supervisar i la tipologia de tasques o projectes que realitzen les persones teletreballadores, us serà d’utilitat a l’hora de decidir-vos per un mètode o un altre.