Una manera habitual de fer servir el tauler Kanban és descarregar la típica llista de tasques pendents (To-Do List) en una columna que etiquetarem “Pendent”. Aquí es recolliria tota l’activitat que hem de fer. La columna següent podria ser “En curs”, on mouríem les tasques des de la columna “Pendent” quan ens hi posem a treballar. Podríem crear una tercera columna, “Fet”, on arrossegarem les tasques a mesura que les anem enllestint.

Seguint amb la metodologia Kanban, a mesura que avancem amb les tasques anem arrossegant cadascuna al nou estat.

Podem afegir informació de detall a la tasca, segons l'eina que facen servir, i així amb un cop d’ull podem veure venciments que ens ajudin a prioritzar l’activitat.

A mesura que acabem les tasques, ho reflectiríem posant-les a la columna corresponent i, a més, les marcaríem com a completades.

També podríem assignar les tasques a altres persones de l’equip, i aleshores apareixeria en la seva llista de tasques pendents. S'ha d'adaptar el flux de treball a la nostra manera de fer, i el podríem complicar tant com volguéssim, per exemple, afegint una columna que ens ajudi a classificar les tasques segons una perspectiva setmanal.

D’aquesta manera, “Pendent” passaria a ser les tasques que hem de fer, però no durant la setmana en curs, i “Fer aquesta setmana” contindria únicament la feina que volem finalitzar la setmana en curs, i d’aquesta manera ens ajudem a enfocar-nos en allò en què realment estem treballant.

És recomanable que s’introdueixi un espai per observar la implantació i l'evolució d’aquest mètode a través del mesurament de l’activitat realitzada (tasques finalitzades, tasques pendents i tasques en procés) per obtenir dades que ens facilitin d'introduir millores en el flux de treball.

Com hem dit, Kanban parla d’una filosofia general de com organitzar les tasques i el seu seguiment perquè sigui senzill i efectiu: veure la feina que tenim pel davant, organitzar les tasques visualment com a fitxes o targetes, i organitzar el flux de treball a partir d’unes etapes o passos predefinits a través dels quals les targetes es mouen a mesura que progressen cap a la finalització.

Però hi ha altres maneres d’arranjar les columnes amb un nou significat:

☛ Cada objectiu amb les tasques que cal fer per assolir-lo (com un pla d’acció)

Hem vist al bloc 2 el concepte de pla d’acció. Hem definit el pla d’acció com un conjunt d’activitats relacionades per assolir un objectiu concret. En alguns casos hi ha tasques que cal fer només començar, tasques que han d’anar en una determinada seqüència i tasques que han de fer altres persones.

Aquesta manera d’organitzar-nos també es pot recollir utilitzant algunes eines com un taulell Kanban, i pot ser més adequada per a algunes unitats o tipologies de feina en què no es tracta tant que hi hagi un flux de treball amb diferents estats pels quals passen les activitats, sinó un conjunt de tasques que cal completar per cada objectiu, amb objectius independents. Podem veure en la columna de cada objectiu, també, les tasques a mesura que es completen o afegir una nova columna si volem descarregar tot el que ja s’ha fet en una zona comuna. Només cal recordar que hem d’optar per la senzillesa, també la visual, sempre que puguem.

☛ Un projecte amb les diferents etapes

De vegades, ens interessa agrupar les activitats que corresponen a diferents etapes d’un projecte, que és similar al flux de treball “pendent, en curs, fet”, però on les columnes tenen un significat específic en relació amb el desenvolupament d’un projecte.

☛ Tasques agrupades per àrea funcional

En aquest cas, es pot indicar en cadascuna de les tasques el seu estat, si està pendent, en curs o feta, per la qual cosa no cal tenir columnes addicionals per a aquests estats si volem que visualment sigui més senzill, sinó que podem filtrar la informació en funció d’aquests estats. També podem afegir informació addicional mitjançant color.