Després d’una reunió

Una vegada acabada la reunió:

1. Elaborau una acta en què es reflecteixin les decisions més importants que s’han pres.
2. Informau les persones responsables de les decisions que s’han pres i de les tasques que se’n deriven.
3. Avaluau l’eficàcia de la reunió:
a) Si s’han assolit els objectius prevists.
b) Si s’ha dedicat suficient temps a cada tema.
c) Quin ha estat el grau de participació de cadascun dels convocats.
4. Quins aspectes s’haurien de millorar per a futures reunions.

Obtenir resultats de les reunions

Alguns grups es reuneixen amb un comptable, un advocat, o qualsevol altre assessor, com un mètode per mantenir la reunió tal com l’havien programant o dirigir-la cap als objectius desitjats. Les reunions locals de Toastmaster International (Internacional dels Mestres de Cerimònia), per exemple, inclouen un parlamentari que adverteix habitualment els membres del grup quan s’han allunyat del protocol establert.

Alguns grups escullen una persona per tal que controli el temps. El director de la reunió, o qualsevol altre professional designat, també pot decidir si un assumpte l’ha de tractar un subgrup, com un equip de xoc, per exemple. Henry Kissinger digué en una ocasió que no tenia cap sentit fer una reunió si no es coneixien per endavant els resultats desitjats. També digué: “l’absència d’alternatives aclareix enormement les idees”.

El director de la reunió té la responsabilitat principal de mantenir l’atmosfera adequada per a tots els participants. Si no, la reunió acaba en edicte: “jo dic, tu fas”. Els edictes no animen les persones a assistir a més reunions en el futur, ni a ser participatives; ni tan sols si es tracta de quelcom vital i interessant.

El més important de tot és que el director de la reunió exerceixi de facilitador, que aconsegueixi les millors respostes dels participants, i que els animi a col·laborar uns amb altres per tal que funcionin com un veritable equip.