Dinamitzar reunions

Malgrat la por que tenien fa anys algunes persones que en el futur hi hagués cada vegada menys reunions cara a cara, en l’actualitat es continuen fent moltes reunions en totes les empreses. Moltes persones consideren que les reunions són una pèrdua de temps; altres les veuen com una manera improductiva de passar el temps. Algunes persones tenen tanta aversió a les reunions que se senten estressades i ansioses quan saben que han d’assistir a alguna.

És molt difícil que una reunió sigui amena, tant per als participants com per al conferenciant. Per tant, un gerent hauria d’emprar de 2 a 4 minuts per parlar amb les persones que assistiran a la reunió per preparar-les per a allò que es durà a terme. En aquest moment, el gerent pot atendre a les seves idees sobre el que es traurà de la reunió, i convertir-los en companys en lloc de subjectes.

Una altra de les qüestions importants que cal tenir en compte a l’hora de millorar les habilitats directives és la capacitat fer una reunió deixant de banda les distàncies que hi pugui haver entre el cap i la resta dels treballadors.

Un bon programa, ordenat de la millor manera possible i amb estimacions del temps destinat per a cada assumpte que s’ha de tractar, constitueix la fórmula guanyadora per tal que les reunions no surtin de la seva via. De vegades es pot originar una discussió, i un tema pot acabar necessitant el doble de temps del que se li havia assignat. Sovint, si més no, els participants ho compensen i són més breus en altres temes.

Consell: quan els participants coneixen per avançat el temps assignat a cada tema, la majoria fa el que pot per respectar aquest temps.

El director de la reunió o líder del grup segueix el programa; obté la participació dels responsables de cada tasca segons el que està previst. Després s’anima altres persones a participar, una vegada que el responsable de la tasca ha acabat amb la seva aportació. Cada tema del programa es discuteix. Els participants conserven en les ments les preguntes següents:

Una vegada contestades aquestes preguntes, el grup passa a l’assumpte següent.

Però s’ha de tenir en compte que no tots els assumptes requereixen la resposta de totes aquestes preguntes. De vegades, un element del programa simplement constitueix un anunci o un informe que es proporciona al grup, i que no necessita una discussió ni una participació a canvi. De vegades, l’assumpte consisteix en una mera sessió informativa, perquè ja ha estat resolt.

Hi ha tècniques que empren diverses empreses per mantenir les reunions tal com s’han programat. Cada tècnica té una efectivitat diferent segons el propòsit del grup, la freqüència de les redaccions, i la història del grup:

1. En el cas dels grups en els quals els participants han estat entrevistats i el programa repartit per avançat, els participants cronometren sovint els seus comentaris per tal que encaixin en el temps assignat a l’assumpte.
2. Alguns grups tenen un cronòmetre a la vista de tots els participants per animar-los a ser breus en els seus comentaris. D’altres es reuneixen en una habitació amb un rellotge de paret a la vista de tothom.
3. En alguns grups, el director de la reunió anuncia el proper conferenciant i el temps que dedicarà al tema que s’ha de tractar segons el programa.
4. En alguns grups, els participants distribueixen circulars amb els resums dels seus comentaris, gràfics o demostracions il·lustrades de les qüestions que volen exposar.

A continuació us citam altres idees per mantenir les reunions tal com s’havien programat:

1. En algunes reunions, als participants se’ls demana que es posin dempeus quan parlin. Això tendeix a limitar el temps del seu discurs, perquè la majoria de les persones prefereixen quedar-se assegudes.
2. Les reunions petites, de 18 persones o menys, solen tenir lloc entorn d’una sèrie taules posades juntes o d’una taula circular. D’aquesta manera, si les persones es posen dempeus per parlar o si parlen des dels seus seients en lloc de dirigir-se a un extrem de l’habitació, s’estalviarà molt temps.

Consell: si algú no pot assistir a la reunió, demanau-li que resumeixi en un paràgraf o dos el que li hauria agradat comentar. Després podeu llegir aquest paràgraf davant la resta del grup.