Telefonar
Els passos que s’han de determinar a l’hora d’utilitzar el telèfon són:
1. Establir quines telefonades s’emetran.
2. Decidir quan s’han de fer.
3. Decidir quines telefonades s’han d’atendre immediatament i quines s’han de contestar més tard.
4. Valorar el temps que s’emprarà en gestions telefòniques.
Les recomanacions per fer servir el telèfon de manera eficaç quan es telefona són:
1. Preparar la telefonada:
- Tenir clar el motiu de la telefonada i expressar-lo al nostre interlocutor.
- Disposar de la documentació necessària.
- Preparar la conversa: anotar els assumptes que s’han de comentar.
2. Agrupar telefonades, telefonant per blocs.
3. Ser breus: amb preguntes i respostes concretes, i evitar divagar.
4. Sospesar si el telèfon és el mitjà més idoni: segons els casos, triar altres mitjans de comunicació, com ara el fax o el correu electrònic.
5. Anotar totes les dades que siguin rellevants, com ara noms, dates i quantitats.